Microsoft Forms : Microsoft アカウントのユーザーがプレビュー版で利用できる!(つまりタダで利用できる)

▼Twitter にこんなツイートが流れてきました

なんと!簡単にアンケートやクイズが作れる Microsoft Forms がつまりタダで使えるようになると!?

実際にアクセスしてみました。

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Microsoft Teams :簡易的なアンケートが会話の中でとることができる

結構前に追加された機能なのですが、なぜか僕の環境では全然使えなく、ようやく最近使えるようになりました。

アンケートと言えば SharePoint のアンケートリストでしたが、Office 365 なら今は Forms が便利ですよね。

その Forms の機能を利用した簡易的なアンケートが、 Teams の会話の中に埋め込む事ができます。

タブに Forms を追加する方法もあるけど、それよりもかなり容易にできるのでおススメです。

▼会話の入力欄に「 @Forms 」と入力するとサジェストに Forms が出現するのでクリック。

▼アンケートの作り方の案内が上部に表示されます。(英語ですが…)

▼なかなか気が付かなかったけど、ここクリックできます。

▼クリックするとサンプルがそのまま入力されるので、これをベースにいじります。

▼こんな感じに変更して投稿

▼このようなアンケートになりました。

投稿直後は失敗したような表示になるけど、1秒くらい遅れてアンケート表示に成形されます。

簡単にアンケートとるなら便利ですね。

ちなみにアンケート作る時に、[ ? ]や[ , ]を全角にしてしまうと

▼ Forms bot さんに英語で怒られてしまいます。

お気を付けください。

で、冒頭に僕の環境ではなぜか全然使えなかったと書きましたが、後々気が付いたのですが、僕の環境自体が使えなかったわけではなく、一部のチームで使えていなかったようです。つまり同じテナント内なのに、使えるチームと使えないチームがあり、サっと見た限りだと原因がわかりませんでした。(今後の課題とします。)

SharePoint アンケートリストの詳細設定で注意すべきポイント

前回の記事を含め、数回にわたりアンケートリストについて取り上げてきました。

とはいえ、なんだかんだ言っても気軽にアンケートをとるには良いんですよね。今回はアンケートリストの詳細設定で、初期設定の状態で注意すべきポイントを挙げます。必ずしもトラブルになるわけではなく、一つ一つのアンケート内容次第かと思います。
サクっとアンケートの質問を作成していきなりアンケートをスタートさせずに、一度設定をしっかり確認すると良いと思います。

■アイテムごとの権限

  • 読み取りアクセス権:すべての回答
  • 作成/編集のアクセス権:ユーザー本人の回答

「作成/編集のアクセス権」に関しては、アンケートの回答を共同作業する想定はほぼないと思いますので、初期設定の状態で問題ないかと思います。ちなみにここを「なし」にすると作成すらできない、つまり回答ができなくなります。
「読み取りアクセス権」に関しては、初期設定が「すべての回答」となっているので、アンケート内容次第では変更した方がよさそうです。他人の回答を見なければいけない・見せたいアンケートってあまりないような気がするので、基本は「ユーザー本人が作成した回答」に変更し、ニーズ次第で「すべての回答」で良い気がします。

■検索

  • このアンケートのアイテムを検索結果に表示する:はい

普段サイトを利用していて検索をした際に、結果にアンケートの回答が表示されるのはどうなんでしょうね。回答者も検索結果に表示されるなんてあまり想定していないと思います。アンケートとはいえ、例えば製品の有益な技術情報を含むようなアンケートであれば、回答を検索対象にしても良いと思いますが。これも基本は「いいえ」に変更し、ニーズ次第で「はい」で良い気がします。

総合すると、読み取りアクセス権がすべての回答で、検索結果に表示される初期設定のままだと、そのアンケートリストに権限のあるユーザーは、検索結果に自分も含めて他人のアンケートの回答が表示されるわけで、ちょっと気をつけたい設定かと思います。

SharePoint アンケートリストのアクセス権限で注意すべきポイント

↑実際起きたらおそろしい…

SharePoint のアンケートリストは簡易的にアンケートを実施するには手頃なので、アプリの中では割と利用頻度の高い部類かと思います。ただし、色々注意すべきポイントがあるので過去に記事にしてきました。

今回も(仮想の)トラブル事例を元に注意すべきポイントを書いていきたいと思います。

アンケート用のサイトがあったとします。詳細には以下のような設定です。

  • 全就労者対象や、(職種別など)組織を跨った対象にアンケートを開催したい要望が多いので、全社ポータルの配下にアンケート用サブサイトを作成した。
    (もしくは別途サイトコレクションでも可。つまりアンケートに特化したサイトがあるという事。)
  • アンケートサイト自体の管理は運営部門がおこなっているが、アンケートの作成・集計などの代行は行わない。
  • アンケート開催要望があると、希望者が自由にアンケートリストを作成できるよう「デザイン」権限をサイトに対して付与し、「アンケート作成者」と呼ぶ。
  • アンケート作成者は、永続的にアンケートを開催できるように、一度付与したデザイン権限は基本的に削除しない。
  • アンケートサイト全体には、全就労者に投稿権限を付与し、アンケートに回答ができるようにしている。
  • アンケート作成者には、マニュアルを付与し、自由に利用してもらう。
  • アンケートリストの詳細設定で、読み取りアクセス権を「ユーザー本人が作成した回答」に変更する事を必須とする。
    (もしくはその設定を施したカスタムリストテンプレートからアンケートを作成させるようにする。)

このような方法で運営をスタートし、アンケートリストの細かい不満は聞くものの、結構重宝され、運営する事数年経過…。最近とあるウワサを耳にしました。

「アンケートサイトは、回答内容が見放題らしいぞ!」
「○○さんの趣味は意外にもクラッシックバレエらしいぞ!アンケートサイトの回答に書いてあった。」
などなど。

このようなウワサが耳に入ってきたので、運営部門は徹底的に調べたところ、以下の事が判明しました。

  • 回答者は自分の回答以外は閲覧できない。(想定内)
  • アンケート作成者は、自分の管理するアンケートについては、集計するために全回答を閲覧できる。(想定内)
  • アンケート作成者は、自分が管理するアンケートに関わらず、アンケートサイト内全てのアンケートについて、全回答を閲覧できる!(想定外)

こんな感じです。
つまり、ひとたびアンケート作成者になりサイトに対してデザイン権限を付与されれば、読み取りアクセス権を適切に設定したところで、全ての回答が閲覧できてしまうんです。また、恐ろしい事に、アンケートリストの設定では、デフォルトで回答が検索対象なので、検索から他人の回答にたどり着いてしまう場合もあります。

上述のウワサについては、回答内容が見放題なのはアンケート作成者だし、○○さんの趣味がクラッシックバレエなのを見てウワサを流したのもアンケート作成者の誰かという事です。

人としてのモラルの問題でもありますが、秘密は垣間見たくなるのもこれまた人なので、やはりシステム的に制御しないとダメそうですよね。

これ、実はリストの詳細設定のアイテムごとの権限のところに、注意事項として記載されているんですよね。非常に見落としがちですが。

こうやって穴が存在している事に気がつかずに何年も運営されているなんて事は、ありえ…なくはないですよね。特にサイト管理者は往々にして自身にフルコントロール権限が付与されている事からも、各権限の挙動を検証しないで実装しがちで、気がつかない場合が多いです。

さて、今回の場合は、どのような対策をすれば解決されるでしょうか。これまた解答ではなく、考察とさせていただきます。

チェックアウトの取り消し権限というのはつまり…アクセス許可レベルの中でも「リストの動作を無視」という項目に該当すると思います。「デザイン」アクセス許可レベルではここがチェックされていました。

この項目をチェックから外したらどうでしょうか?これがダメなんですよね。
このチェックを外してしまうと、アンケート作成者は自分の管理するアンケートすら全回答が閲覧できなくなるので、スプレッドシートに保存をしても権限不足で集計ができません。

▼チェックを外した状態で自分のアンケートリストを見ると、本当は回答があるのに表示されません。

▼この状態でスプレッドシートに保存をしても、集計はされません。

こうなるとアクセス権限をサイト単位ではなくアンケートリスト単位で設定するしかなさそうです。そうなると結局サイト管理者の手間が増えます。
なぜかというと、アンケートリスト単位でアクセス権限を設定する場合、その設定はアンケート作成者では行えず、サイト管理者が行うしかないからです。

そもそも機微な情報を取得する目的でアンケートを開催する際には、たとえ社内であっても気軽にやれるものではない意識付けにもなるのかなとは思います。ポジティブに考えれば。

ただ、中には機微な情報ではないフランクな目的のアンケートもあるので、それも同じセキュリティレベル(手間)で運営しなくても良いかもしれません。そういう意味では、セキュリティレベルで運営方法を分岐させる方法もアリかもしれません。つまり、機微情報を含まないアンケートは今まで通りアンケート作成者が自由に作成・集計できるものとし、機微情報を含むアンケートの場合は、サイト管理者が個別の権限設定を施したアンケートリストを提供する。これなら機微情報を含むアンケートのみサイト管理者の手間が増えるだけなので、まだマシなのかなと思います。機微情報の有無を判断するのが難しい時もあるし、面倒だから機微情報が含まれているのに含まれていない方で実施されてしまう可能性もありますが、こうなるとさすがにモラルの問題かと思います。

このようにあくまでも一例ですが、このようなトラブルにつながりかねないという事と、解決方法も一つではなく様々な角度から検討し、最適解を探し出す必要があります。

アンケートはアンケートサイトではなく、各部門サイトやチームサイトの管理人に任せている場合も、その中のアンケートリストは、属しているサイトでデザイン権限以上のユーザーであれば、やはり他人の回答を見る事が可能だし。

とはいえ、Office 365 も色々なアプリやサービスが増え、ユーザーにとって色々な選択肢が増えたはいいけど、中には管理者が管理しきれないところもあり、アクセス権限を厳密・厳格に行う事は難しく、やはり利用者のITリテラシーやモラルにかかってくるのかなぁ?なんてスッキリしない感じで今回も〆させていただきます。

SharePoint アンケートの集計をする際の注意点

SharePoint のアンケートリストは気軽にアンケートをとれるので意外と利用されると思います。反面、運営方法次第だと色々トラブルの元にもなりかねません。当ブログでも過去にアンケートに関しては記事を書いてきました。

今回記事にするのは集計の際の注意点です。

実際に何度かあったトラブルなのですが、トラブル内容は、「集計したスプレッドシートが集計直後には表示されたが、今開いたらエラーで開けない。」というトラブルです。
実際にトラブルを再現してみます。

【トラブル再現】

▼こんなアンケートを作りました。(低レベルの質問で恐縮です)

▼4件の回答があります。

▼スプレッドシートにエクスポートします。

▼エクスポート直後にowssvr.iqyを開きます。(見慣れない拡張子ですよね)

▼しっかり4件集計されたデータが表示されました。

ここまでは問題ありません。ここから数日経過したあと、あらためて集計しようとしたところ…

▼同じowssvr.iqyを開くとエラーで開けませんでした。

こういう流れです。

【原因】

原因は「該当アンケートリストを削除」したことです。

通常、アンケートを運営していて、その性質上、長くデータは保管したくないので、集計が終わったらアンケートリスト自体を削除する事は普通のことかと思います。

では、なぜアンケートリストを削除した後にowssvr.iqyを開くとエラーになるのか?それはowssvr.iqyの中に回答データがないからです。つまりowssvr.iqyはアンケートリスト内のデータをその都度表示させているだけなんです。だからアンケートリストを削除すると、表示させるべきデータが削除されているのでエラーが出るわけです。試しにowssvr.iqyをテキストエディタで開いてみましょう。

▼回答データは一つもなく、接続する際の情報が記載されているだけです。

【対処法】

原因がわかれば対処法もわかります。

アンケートリストを削除する前に、owssvr.iqyを開いてxlsx形式などで別名保存すればOKです。もしくは回答データをコピーして、新規ファイルにペーストするなど。つまり、実データとして保存すればOKです。

【考察】

SharePoint に精通している方はこれらを把握しているかもしれないので、アンケートの作成から集計といった管理を SharePoint の運用・運営部門が一括して行っている場合は良いですが、SharePoint に精通していないユーザーに相応の権限を付与して作成から集計まで行ってもらっている運営をしている場合は、事前にマニュアルに記載しておくなどで教えておいたほうが良い内容かもしれません。トラブルが起きた際にアンケートリストがごみ箱に残っていれば良いですが、ごみ箱からも消えていたら、折角のアンケートがパァになりますからね。

SharePoint アンケートリストの回答者からのよくある問い合わせ「中断したアンケートの回答を再開できない!」

SharePointのアンケートリストでアンケートを実施していると、よくある問い合わせがあります。

【前提】

  • アンケートリストでアンケートを作成。
  • 複数の回答は無効の設定。
  • 質問を分岐させていて回答入力するページが複数ページに渡る。

【問い合わせ内容】

回答途中で中断したアンケートの回答を再開しようとしたら「このアンケートに再度回答することはできません。」とエラーが出ます。


アンケートリストでは、分岐させてアンケートの入力ページが複数ページに渡る場合、「保存して閉じる」ボタンが表示され、アンケートを中断できます。この機能自体は長いアンケートの場合は良い機能だと思うのですが、アンケートを再開させる場合の操作が直感的ではないんですよね。なので…、たしかSharePoint2007にはなかったと記憶していますが、この「保存して閉じる」ボタンをクリックすると、再開の方法を記載してあるダイアログボックスが表示されるんですよね。

ただ…回答者はよく読まずに(理解せずに)閉じてしまいます。

で、再度アンケートリストを開いて、ユーザーは「このアンケートに回答する」をクリックすれば再開すると思ってしまうが、

実際は新規で回答をするリンクなので、複数回答を無効にしてあるからエラーが出るという感じです。

アンケートリストについての回答者からの問い合わせの多くはこのパターンでした。なので、問い合わせが来た場合は、以下の操作方法を教えれば解決です。

▼「すべての回答を表示する」をクリック

▼自分が登録者の回答の「…」→「回答の編集」をクリック

これで解決です。

と、ここまではなんてことのない記事なのですが、この問い合わせで、ちょっとした経緯から若干ハマり、結果としてアンケートリストの特別仕様を知ったという事があったので、それを以下に記載します。

まず、問い合わせを受けて、上述の通りアンケート再開の操作方法を教えれば即解決でした。ところが、問い合わせを受けた別の担当者が、ユーザーとのやりとりの中で、「とりあえず途中になっている回答をそちら(管理者)の方で探して削除して欲しい」という要求に答えようとしたところからスタートしました。
担当者としてはフルコントロール権限で該当アンケートリストにアクセスし、そのアイテムを削除すれば良いと思ったが、アイテムが見つからないとの事で僕に相談が。結果的にはアイテムは確実に存在するのにサイトコレクションの管理者であっても表示されませんでした。

ライブラリではチェックインバージョンが存在しないファイルがある場合、アップロードしたユーザーしかビュー上に表示されないアイテムで、これはサイトコレクションの管理者でもビュー上では確認できません。ライブラリの設定の「チェックイン バージョンが存在しないファイルの管理」からしか確認できません。
しかし、リストの場合は、様々な設定をしてもチェックインバージョンが存在しないアイテムという状態にはならず、投稿したユーザーしか表示されないという現象は起きません。
しかし、結果としてアンケートリストについては例外だったようです。つまり回答を中断したアイテムに関しては、チェックインバージョンが存在しないアイテムのような状態になり、サイトコレクションの管理者でもビュー上では確認できません。しかも、リストの設定にはライブラリのように「チェックイン バージョンが存在しないファイルの管理」メニューは存在しないので、結果的に回答者本人以外がアイテムを表示させる手段はないようです。

↓念のため検証した際のスクショを。

▼回答中断した状態で中断したユーザーで「すべての回答」ビューを表示(アイテムは表示される)

▼サイトコレクションの管理者で「すべての回答」ビューを表示(アイテムは表示されない)

やはりこの問い合わせを受けた際には、ユーザーに再開の操作を教えるのがベストのようですね。

SharePoint アンケートリストで匿名回答の設定がされていても回答者はわかってしまう

SharePointでは、通常、リストもライブラリもアイテムの登録者や更新者は自動でログインユーザー名がスタンプされ変更する事はできませんが、アンケートリストは、設定でカンタンに匿名アンケートにできます。

設定の全般設定セクションの「リスト名、説明、ナビゲーションの列挙」からアンケートのオプションの「アンケートの結果にユーザー名を表示する」を「いいえ」にすると、

回答者(表示上では「登録者」または「作成者」)は「***」と表示され、匿名となります。

これで実名では回答しづらいアンケートも安心して回答でき…ないんですよね。

というのも、この設定を「いいえ」にすると、回答者の名前がデータとして登録されないわけではなくて、単に非表示になるだけの機能なんです。つまり、回答が出揃ったところで再度この設定を「はい」に戻すと、全回答において回答者が表示されてしまいます。
↑このように匿名だというから安心して回答した恥ずかしい質問が、実名で晒されてしまう事に…。

該当アンケートリストの設定を変更できるアクセス権限のあるユーザーであれば、誰でもいつでも匿名を解除する事が可能なんです。ちょっと怖いですね。

■想定できる事故ケース1

【前提】
社内共用の匿名アンケート用のサイトを作成。匿名の設定をしたアンケートリストをリストテンプレート化しておく。社内で匿名アンケートをとりたいという希望者がいたら、サイトに対してリストが作成できる権限を付与し、アンケート作成者が匿名アンケート用のリストテンプレートからアンケートを作成し、アンケートを実施。

【事故】
サイトに対してリストが作成できる権限を付与したので、アンケート作成希望者が増えるほど、その権限を所持するユーザーが増える。アンケート作成者は自分のアンケート以外のアンケートリストの設定も変更できてしまうので、匿名を解除し、データをエクスポートができてしまい、様々な匿名アンケートを実名込みで盗み見てしまった。

【防止策】
アクセス権限の粒度をサイトではなくアンケートリスト単位にする。

■想定できる事故ケース2

【前提】
サイトコレクション内にサイト管理者が匿名アンケートを作成し実施。アンケート終了後も該当アンケートリストをそのまま保管。

【事故】
時を経て、当時のサイト管理者は退職や異動などでいなくなる。新たなサイト管理者が興味本位で該当アンケートリストの匿名設定を解除し、匿名アンケートを実名込みで盗み見てしまった。

【防止策】
匿名アンケートはアンケート終了したら必ず即削除する。


など…。また、操作ミスで匿名が解除される事も100%ないとは言えません。そういう意味では、SharePoint のアンケートリストは機微情報を含むようなアンケートには厳密には不向きなのかもしれません。機微情報でなくても、回答者にとっては匿名だからこそ回答した問いもあるかと思います。防止策も軽く書きましたが、事故を回避する策は徹底的にした方が良いです。