Art-Break .log : Taichi Nakamura
Microsoft 365 ( Office 365 ) ・ Power Platform ・その他の情報発信ブログ
先日、以下のような記事を掲載しました。
ぎこちない翻訳で表示されていたメッセージセンターが、なぜか英語に戻っており、3/8移以降で設定ができるようになるという話。
3/8を過ぎたので、さきほどメニューを確認しました。
▼「管理言語への翻訳を自動化」という謎のメニューがありました
クリックしてオンにしてみると…
▼ぎこちない翻訳で表示され元に戻りました。
Office 365 管理センターのホームを見ても
▼このように日本語に戻りました
なんでこういう仕様に変わったのかはわからないけど、とりあえず一件落着。
先日、Microsoft Teams について以下の記事を書きました。
プライベート チームも検索されてしまうんですよね。メンバー以外にチームを秘匿したい場合はチーム名に機密などを含まないように変更しろという…。もしくは PowerShell を使って…。
そこで、これって Office 365 Groups の場合はどうなんだろう？と思いました。実は Office 365 Groups はあまり利用する機会がなく、よく分かっていません。
▼ Outlook を起動するとリボン内に「グループ」があります
▼「グループの参照」をクリック
▼グループの参照ダイアログが出現し、「おすすめ」が表示されます。
う～む、すでに「（プライベート グループ）」が表示されてた…。で、ブログ掲載するにはボカシが必要なのでよくわかりませんが、ここにはグループ名の他にメールアドレスと説明文も表示されています。そして、プライベート グループだと「表示」ボタンがグレーアウトされています。
▼こんな感じです。（ボカシでわけわからないけど…）
グループの説明文まで表示されてしまうんですよね。なのでグループ名を変更するだけでは安心できません。
ただ、「おすすめ」じゃなく「すべて」を選ぶとまたちょっと表示が違うんです。
▼「おすすめ」から「すべて」に
こちらではパブリック グループなのかプライベート グループなのかも表示がなく、
グループの説明文の表示もないです。
▼先程「おすすめ」で表示した同じグループを「すべて」で表示
このように、同じグループを表示しているのに「すべて」ではグループの説明文の記載がないです。また、「表示」ボタンもグレーアウトされません。ただし、ここで表示ボタンをクリックしてみると
▼表示できないダイアログが出てきます。
このように「おすすめ」と「すべて」で表示などに差異がありますが、おすすめに表示される条件がよくわからない以上は、やはり秘匿したいプライベート グループについては、グループ名だけではなく、説明文も気を付けた方が良さそうですね。あ、メールアドレスについてもそうですね。ただし、たしかメールアドレス（グループID）は後から変更できなかったハズ…。
次に、OWAではどうでしょう？
OWA上でグループの検索をするには Outlook のようにリボンがなくわかりづらいですが。
▼「グループ」を右クリックするとメニューが出てきます
▼こちらはもっとひどい
Outlook で表示される項目以上に参加メンバーも表示されます。
Microsoft Teams でチームを作成したら、自然と Office 365 グループ も作成されるので、プライベートチームだからって内緒に作っていたチームでも、すでにOffice 365 グループ経由で検索すれば表示されてしまうんですね。
結局、 PowerShell の出番なのでしょうか？それとも隠すようなチームやグループは作るなという事でしょうか。 Yammer のプライベートグループの設定と同様に、検索結果に表示させない設定がチーム／グループ管理者で簡単にできようになると良いですね。アプリの性質を考えるとどちらかというと Yammer よりも Office 365 Groups や Microsoft Teams の方がほしい機能かと思います。個人的には。
冒頭から関係ない話ですが、本日3/8は僕の誕生日です。めでたく42歳になりました。加齢臭漂うオッサン真っ盛りです。遅くに結婚し子供ができ、息子は今月17日で2歳。息子が成人する頃は僕は60歳。お爺さんですね。孫の顔は見られるのかな？とか真面目に考えてしまいます。僕の夢は早めに仕事は引退をして、たくさんある趣味を楽しむ事。そして、ジジイになってもギターを弾いていて、孫に「おじいちゃんカッコイイ！」と言われる事！また、仕事はすぐにでも引退したくとも、 Office 365 は趣味で続けたいですねぇ。なんて考えつつ…本題へ…
▼SharePoint 管理センターの「ユーザー プロファイル」
ここは SharePoint 2007 のサーバーの全体管理からアイコンも含めたデザインは変わりないので、以前から SharePoint を触っていた身としては何か郷愁に浸れる画面！？です。今までは変更なかったけど、そのうち新しい SharePoint 管理センター で新しいUIになるんでしょうね。
ここの「ひと」セクション内の「ユーザー プロファイルの管理」をクリックします。
▼表示された画面がこの通り。スッカラカン。ユーザーがいないわけがないのに。
▼拡大すると「プロファイルの合計」は32とあるのに、アカウント名のところには「表示する結果はありません。」と。
これ、慣れている人には何も感じないかもしれないけど、初めてアクセスした人は戸惑いますよね。おそらく開いた状態ではズラーっと昇順か降順でアカウント名が表示されると思いますからね。いや、僕も初めて見た時はそう思いました。
この画面は開いた時には何も表示されなく、検索をしてやっと検索結果を出してくれる仕様なんですよね。
▼「nakamura」と入力して検索ボタンをクリックすると
▼ちゃんと検索結果が表示されます
でも、全ユーザーを一覧から見たい！という場合もあります。どうしたら良いのか？
▼さっきの検索結果でアカウント名に注目します。
ちょくちょく見かけたことがあるかもしれないこのよくわからない「 i:0#.f|membership| 」という表記。
「 i:0#. 」←欧米式顔文字みたい。
▼縦にしてみたら、クチをすぼめたバカボンのパパみたい！
それは置いといて…
アカウント名には必ずバカボンのパパが頭にあるのですが全部入力する必要はないので、「 i 」だけで検索すれば良いですね。
▼「 i 」を入力して検索ボタンをクリックすると
▼全部表示されるはずです。
表示するまでに時間がかかるから画面を開いた時は結果がない状態にしたのかな。とはいえ、サイトコレクションの一覧は画面を開いた時に全て表示されているので、画面によって挙動が違うのはUX的にはあまりよろしくないですね。
▼ファイルを添付して会話を開始
▼「ファイル」タブから添付したファイル（「削除テスト.xlsx」）を削除
▼削除しても会話の方は変化なし。ファイルのリンクをクリックすると…
▼「ファイルが見つかりませんでした。」
添付ファイルを添付後に削除したら、会話のリンクは特に変化はありませんでした。
▼ファイル（「削除テスト2.xlsx」）を添付して会話を開始
▼添付した会話を削除
▼削除されました
▼「ファイル」タブを見ると、ファイルは削除されていませんでした
添付ファイルを貼り付けている会話を削除しても、添付ファイル自体は削除されませんでした。削除した会話を復元したい場合は安心ですね。
しかし、おそらくこの挙動を知らないユーザーは、会話を削除すれば添付ファイルも削除されたと思う可能性が高いと思います。
ゴミファイルが溜まったり、不要ファイルがずっと残っている事でのトラブルもありますので、この挙動は周知させておいても良いのかなと思いました。
不要ファイルが残っていた事でのトラブルは SharePoint の頃からもあると思います。ファイルサーバーでもメールの添付でもありえます。
例えば、古い情報の記載があるファイルを削除したと思っていたらそのまま残っていて、検索でそのファイルにたどり着いたユーザーがそのファイルが最新だと思い込んでお客様に提出したら、実は古い情報だったためにトラブルに…のような。チーム内の会話を把握していればそのファイルが最新ではないのは把握できますが、検索結果からファイルにたどり着いた場合はその経緯を知らないユーザーもいますからね。
数日前に Microsoft Teams で添付ファイルを添付後にファイル名変更したらどうなるか？添付した会話のリンクはデッドリンクになってしまうのか？否か？という記事を書き、若干違和感あるけど問題ないことを確認しました。
この記事を書いている時に「では、フォルダー移動したらどうなるんだろう？」と思ったけど、時間がないのでネタメモに書いて後日検証しようと思っていました。しかし、SNS上で「フォルダー移動もOKですよ」とのお話をいただき解決してしまったのですが、当ブログは自分への備忘録も兼ねているので結果がわかっていてもやります。
▼会話にファイルを添付します
▼「ファイル」タブに添付ファイルがあることを確認
▼この画面からフォルダーを作成します
▼フォルダーが作成されました（「フォルダー01」）
▼添付ファイル「フォルダーテスト.xlsx」を移動します
▼移動後に「フォルダー01」内に「フォルダーテスト.xlsx」が移動されたことを確認
▼会話に戻ると特に異変はないです
添付ファイルにはファイル名しか記載がないから、フォルダーが移動されたところで変化はないですよね。で、会話内の添付ファイルへのリンクをクリックすると
▼無事にファイルの中身が表示されました
という事で、Microsft Teams では、添付ファイルを後々フォルダーで整理したとしても、会話の添付ファイルのリンクには影響がない事が確認できました。
Microsoft Teams で SharePoint のドキュメントライブラリを添付ファイルで利用する点は、ネガティブな意見だと「他アプリの寄せ集め」なんて言われているようですが、僕としては添付ファイルをドキュメント管理に長けている SharePoint でできるのは Microsoft Teams の他のビジネスチャットにはない特徴の一つでもあるので、その性質や挙動を把握しつつうまく活用していきたいですね。例えば、ビジネスチャット上でファイルの共同作業なんかやってしまうと、版管理ができなく最新バージョンがどれだかわからない問題やそれによる先祖返りなどの事故が起きてしまう可能性はメールと同じですもんね。
[2019/09/27 追記]
「 Microsoft Teams 」の読み方についての最新版は以下の記事です。
以下、オリジナル記事です。
※最初はもったいつけて記事の最後にオチを持っていくつもりでしたが、サクっと知りたい方のために記事タイトルで落としてしまいました。
Office 365 のアプリ名でケツに「 s 」が付くアプリの読み方がわからなく、特に「 Microsoft Teams 」に関しては、「チームズ」「チームス」「チーム」で日本人としてどう読んで良いか不安でした。
これまでこのブログでも何度か記事に取り上げております。
Office 365 ：読み方がイマイチわからないサービス（現状わからないままです）
ここまで読み方に関して記事を書いている変人は僕くらいしかいないかと思いますが、表立って声を上げていないだけで、同じ不安を抱えている方は結構いると思います。
そんな方に朗報！とりあえず「 Teams 」の読み方は今度こそ解決しました！
先日、「第21回 Office 365 勉強会」が開催されましたが、その中のLT（ライトニングトーク）という5分程度で登壇する場があり、LT全体のテーマが「Office 365 で困ってるんだけどみんなどうしてる？」という中で僕も登壇し、この読み方がわからないネタをとりあげました。（これでおそらく変人度が更に増したかも！）
▼LTのスライド
[2018/11/19追記]
何故か SlideShare のアカウントが心当たりのない規約違反で凍結されてしまったので、 Speaker Deck に変更しました。
実際にこの勉強会の中でも Microsoft Teams に関する話題は僕のLT前にもたくさん出てきて、やはり聞いていると「チームズ」「チームス」で揺れていました。
その後、ディスカッションの時間で Microsoft の中の人もいて、 Teams を担当している方もいたので、「で、どうなの？」という話題に。 Microsft MVP の方も数名いて、休日なのに勉強会に来るくらいの熱意のある参加者も加え、総勢90名くらいの中で、断言いただきました。
これ「チームズ」でもないんです。ちゃんと「マイクロソフト」を冠してください、との事。
ようやくスッキリしました。
しかし、スライド内でも紹介しておりますが、[ Office 365 Groups ]に関して Microsoft のサイトや Office 365 の中で「 Office 365 グループ 」と訳されているのは自動翻訳の事故なのでは？という疑問が出てきたので、この読み方の解決はまだ課題ですね。
そもそも [ Office 365 ]という名前が出た時に、365は英語では [ Three – Six – Five ]と読むらしいけど、日本では「スリーシックスファイブ」？「サンロクゴ」？「サンビャクロクジュウゴ」？という困惑もあったっぽいです。
Teams の添付ファイルはチームに接続されている SharePoint のチームサイトのドキュメントライブラリに保存されています。過去に以下のような記事を書きました。
で、一般的なチャットツールって添付ファイルを添付後に更新したりできないと思いますが、 Teams に限っては SharePoint のライブラリなので、添付後にも当然ファイルを更新できるし、ファイル名も変更できます。この場合、ファイル名を変更した後に、添付をした会話のファイルへのリンクをクリックしたらどうなるのか？デッドリンクになってしまうのか？ちゃんとリンクされるのか？実際にやってみました。
▼まずファイルを添付して会話を投稿します。（「テスト.xlsx」というファイル名）
▼添付後にそのファイルのファイル名を変更します。
▼ファイル名を変更しました。（「テスト.xlsx」→「テスト変更.xlsx」）
▼ファイル名変更後に添付した会話を見ると、あれ？ファイル名は変更されていません。
では、ここをクリックするとどうなるでしょうか？
▼変更前のファイル名のまま（「テスト.xlsx」）、でもファイルは開きます。
不思議ですね。
▼不思議なまま編集をしてみます。
▼編集終了後、再度会話のリンクを開いてみると、先ほど編集した部分もちゃんと表示されています。
つまり、ファイル名を変更してもチームの会話の添付したファイル名の表記は変更されていないけど、リンクをクリックすればちゃんと変更後のファイルが表示されるし編集も可能です。
で、後々気が付いたのですが、ファイルを編集しているときに
▼Excel Online の方のファイル名は変更後のファイル名（「テスト変更」）になっていました。
う～む、なんか気持ち悪いけどとりあえずファイル名を変更してもデッドリンクになったりする事はなさそうです。
過去にこのような記事を書きました。
しかし、今朝、管理センターにアクセスするとメッセージ センターが英語に戻っていました。
▼メッセージ センター内が英語に戻ってる
と思ったら、最新のメッセージで以下のメッセージが。
▼Updated feature: Message Center automatic language translation update
冒頭に「一般提供が今日開始されました」と記載されています。
とりあえずメッセージを読んでみると、管理センター設定の言語とタイムゾーンで言語が英語以外のユーザーには、翻訳オプションを選択できるドロップダウンメニューが表示されるそうな。
▼こんな感じのメニューが表示されるらしい。
では、僕の設定を調べてみると…
▼僕の設定ではすでに言語は日本語になっているので、メニューが現れ…
▼現れないじゃんかよ～
再度ちゃんとメッセージを読むと…このアップデートは2018/3/8以降で利用可能なようです。「一般提供が今日開始されました」って冒頭に書いてあったけど。
まだ利用可能にしていない状態で、英語には戻しちゃったのが今日開始って事ですかね。
まぁ管理センターホームのメッセージ センター欄が英語に戻っただけで、メッセージ センターに入って翻訳ボタンを押す機能は問題なく機能します。
▼「翻訳言語 日本語」をクリックすると
▼日本語になりました。
なので特に困る事はないとは思いますが、とりあえず3月8日待ちですかね。僕の誕生日ですが。（プレゼントは365日受付中！）
結構前に追加された機能なのですが、なぜか僕の環境では全然使えなく、ようやく最近使えるようになりました。
アンケートと言えば SharePoint のアンケートリストでしたが、Office 365 なら今は Forms が便利ですよね。
その Forms の機能を利用した簡易的なアンケートが、 Teams の会話の中に埋め込む事ができます。
タブに Forms を追加する方法もあるけど、それよりもかなり容易にできるのでおススメです。
▼会話の入力欄に「 @Forms 」と入力するとサジェストに Forms が出現するのでクリック。
▼アンケートの作り方の案内が上部に表示されます。（英語ですが…）
▼なかなか気が付かなかったけど、ここクリックできます。
▼クリックするとサンプルがそのまま入力されるので、これをベースにいじります。
▼こんな感じに変更して投稿
▼このようなアンケートになりました。
投稿直後は失敗したような表示になるけど、1秒くらい遅れてアンケート表示に成形されます。
簡単にアンケートとるなら便利ですね。
ちなみにアンケート作る時に、[ ? ]や[ , ]を全角にしてしまうと
▼ Forms bot さんに英語で怒られてしまいます。
お気を付けください。
で、冒頭に僕の環境ではなぜか全然使えなかったと書きましたが、後々気が付いたのですが、僕の環境自体が使えなかったわけではなく、一部のチームで使えていなかったようです。つまり同じテナント内なのに、使えるチームと使えないチームがあり、サっと見た限りだと原因がわかりませんでした。（今後の課題とします。）
【追記】その後、延期されたようです。よかった。
Office 365 管理センターのメッセージ センターに上のメッセージがありました。
これを読むと、 2018/03/23から Teams 内でチームを検索する事ができるとの事。そして参加したいチームに参加の申請を出して、そのチーム所有者が承認／拒否が可能との事。
まだ詳細は不明なのでなんとも言えませんが、チーム検索の機能全体をオンオフできる設定はあるのでしょうか？
また、これを読む限り、既存のチームは全て検索対象となっており、検索結果で非表示にしたい場合は、なんと Office 365 管理者が PowerShell を使って設定しないといけないようです。しかも、個々のチームに対して。
これは現在の使い方次第では厄介な追加機能になってきますね。
メッセージ内にもあるように、チーム名や説明に機密情報が含まれている場合は、チーム所有者に変更を促す必要があり、大規模に Teams を展開し活用されている企業にとってはちょっと厄介なのかなと思います。
せめて Yammer のグループのように、チーム作成時や編集でプライベートチームの場合は、検索結果に含めるか否かの設定がポチっとできれば良いのですが、Office 365 管理者が PowerShell で、とか、ちょっと厳しいですね。
▼【参考】 Yammer のグループ作成時の画面
それと個人的に気になるのが、ゲストユーザーがチームを検索できてしまうのか？という点。普通に考えると検索できないようにしてもらわないとヤバイですよね。だって、他社のゲストユーザーが自社のチームが丸見えなんてありえないですよね。
ただ…ゲストアクセス実装時に、ゲストユーザーが招待先のテナントのユーザーを検索出来てしまうという危険な仕様もあったので、なかなか油断ならないので今後のアナウンスに注目です。
※この記事の内容の仕様が現在でも変わっていないのか？と思って少し試してみたら、どうやらゲストユーザーは招待先のテナントのユーザーを検索できなくなってそうです！（ただし、招待されたチームメンバーは検索されます。）
ちょっとしか試していないので確かな話ではありません。ちゃんと調べたいけど仕事が多忙でなかなか時間が割けられず、そのうち調べます。
脱線してしまいましたが、できない事ができる機能はウェルカムなのですが、ちょっと怖いですよね。
また、グループが検索できる Yammer と、対してチームが検索できなかった Teams 。SNSという性質上 Yammer はグループを検索できるべきですが、チャットとしての Teams は僕個人的にはそれほどチーム検索の必要性はないと思っていました。可能となったところで、更に Yammer と Teams の使い分けや棲み分けが曖昧になってきますね。