ライブデータ同期

今年2024年2月に Microsoft Forms で Excel のライブデータ同期の機能がプレビューでスタートしました。

Microsoft Forms ：Excel のライブデータ同期（プレビュー）

Microsoft Forms のフォームの回答結果が Excel ファイルとライブ同期されるようになったわけですが、これまでフォームの回答結果を他のユーザーにシェアしたい場合は、フォームの編集権限を追加すると回答結果だけじゃなくフォーム自体を編集できてしまうので危険だったり、 Excel ファイルにダウンロードして共有するとそこから新しい回答が来るたびに何度も最新版として Excel ファイルをダウンロードして共有しなければいけませんでした。しかしこのライブデータ同期の機能があれば、同期されている Excel ファイルさえ共有すれば、フォームの回答結果のみを他ユーザーと共有する事ができるし、常に最新回答結果を見る事ができますね。

さて、この頃はプレビュー期間中だったので、

▼2024/02/29当時のフォームの応答画面

これを見ると「 Excel で結果を開く」の横に「プレビュー」ラベルが表示されていました。これはメッセージセンターのアナウンスでは3～6か月後でプレビュー期間が終了されてラベルが外れますよという事でした。

今開いてみると、

Microsoft Forms は Microsoft 365 の数あるアプリの中では人気度ランキング上位かと思います。気軽にアンケートやテストができるので便利ですよね。

アンケートを実施すると、実施者は必ずアンケートの回答結果を見ますよね。またアンケートを実施するのが複数人のチームだった場合は、複数人で回答結果をそれぞれ見たり、場合によっては集計するでしょう。今回のアップデートはそのフォームの回答を閲覧したり集計するのにうれしいアップデートです。

（1週間以上前から書き始めていたけど、なかなか時間が取れずにようやく書き終えましたわ…。忙しい事は良い事ですが、アウトプットの量が減るくらい忙しいのは苦手です！）

2024/02/06 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ Microsoft Forms で Excel へのライブデータ同期がサポートされるようになりました – プレビュー

まずはじめに現時点ではプレビューの機能です。メッセージ内には、これから3か月後～6か月後の間にプレビュー期間を終了する予定との事です。なのでプレビュー機能だと思って利用してみてください。

この機能は、非常に簡単に言えば、フォームの回答データが OneDrive for Business （以下 ODfB ）の Excel ファイルと同期して保存される、という事ですね。今までも Excel ファイルをエクスポートする事はできたけど、単にその時点での回答をエクスポートするのみでした。それがどう変わるのか？