OneDrive for Business

OneDrive for Business ：「ユーザー」カットでファイルを参照するビュー

今日は OneDrive for Business （以下 ODfB ）のアップデート情報4記事を投稿します。4つ目の記事です。一人ブログマラソンをやっていますが、諸事情で今日のうちにやっておきたかったんです。

前の記事で「会議」カットでファイルを参照するビューの紹介をしました。

OneDrive for Business ：「会議」カットでファイルを参照するビュー

そこにすでに今回のビューもナビゲーションに表示されていましたが、同じ「ファイルの参照方法」の下に「ユーザー」も追加されています。おそらくアップデートの展開時期はユーザーと会議は同時に展開されるんだと思います。

2023/07/11 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼(更新済み)OneDrive のユーザーによってファイルを参照する

これを読むと、ファイルを探す時にファイル名や共有された日付よりも「誰が共有したのか？」の記憶の方が残っているらしいです。そのために「ユーザー」というカットでファイルを探せるビューを準備したようです。こちらも標準リリース環境ではまだ未展開なユーザーもいますが、僕の環境には展開されているユーザーもいたので試してみます。

OneDrive for Business ：「会議」カットでファイルを参照するビュー

今日は OneDrive for Business （以下 ODfB ）のアップデート情報4記事を投稿します。3つ目の記事です。

2023/07/19 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼OneDrive の会議でファイルを参照する

このメッセージの冒頭を読むと、昨今は（オンライン）会議でのコラボレーションが多く、欲しいファイルを探す時に「あの時の会議で共有されたなぁ」というように過去の会議の会議チャットやファイルタブを探したり、スケジュールされた未開始の会議の場合は、招待メールやスケジュールから会議を探してそのファイルタブで事前資料を確認するといった行動に時間を費やすことが多いようです。（僕の今まで経験してきた会議では、開催前に先に資料が共有されている事はあまりないけど…）

と、そういう時のために「会議」カットでファイルを探せるビューが登場したとの事です。標準リリース環境では10月上旬に展開完了予定なので、僕の環境にもまだ展開されていないユーザーもいましたが、展開されているユーザーも見つけたので、見てみたいと思います。

OneDrive for Business ：ホームに推奨ファイルが表示

今日は OneDrive for Business （以下 ODfB ）のアップデート情報4記事を投稿します。2つ目の記事です。

2023/07/21 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼(更新済み)OneDrive: 推奨ファイル

ODfB のホームに推奨ファイルが表示されます。これは機械学習を利用してその人が次に作業する可能性が最も高いファイルを予測して推奨ファイルとして表示するんだそうです。標準リリース環境では9月下旬に展開完了予定ですが、僕の環境ではすでに展開されていたので見てみます。

OneDrive for Business ：デザイン・ナビゲーションの変更

OneDrive for Business （以下 ODfB ）のここ最近のアップデートが細かいのも含めて多い気がします。僕の標準リリース環境でも展開されはじめているので今日はまとめて4つくらい記事を出していこうと計画しています。

まずはデザインやナビゲーションが変更されたアップデートについて。

2023/07/06 付けでメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ OneDrive: OneDrive for Web の色、フォント、ナビゲーションの変更

これは8月下旬に展開完了しているハズなので、 ODfB をブラウザーからご利用の皆さんならすでに気が付いていると思います。デザインもそうだけど一部大事なメニューの配置が変わったので戸惑った方も多いかと。

そもそも約半年前の2023年3月あたりに Fluent デザインシステムが ODfB にも適用されて見た目が変わったんですよね。

OneDrive for Business ／ SharePoint ：フォルダーに色を付けられるようになった

すでに対象指定リリース環境では少し前から確認できていたんだけど、今朝確認したら標準リリース環境でも展開を確認しました。

2023/08/24 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ OneDrive と SharePoint: Colored Folders

タイトルの一部が翻訳されていないけどフォルダーに色が付けられるよって事はわかると思います。読むと「OneDrive と SharePoint の全体的な “個人用設定と整理” ストーリーの一部です。」という壮大なストーリーの第一節であるかのような書かれ方がしていますね。

これは OneDrive for Business （以下 ODfB ）と SharePoint が対象であるという事ですが、 Microsoft Teams にも影響が出るので、そこも含めて触ってみたいと思います。

SharePoint ／ OneDrive for Business ：アクセス許可の管理（共有リンク・直接アクセス）のUIが変わった

SharePoint や OneDrive for Business （以下、 ODfB ）と言えば、ファイルストレージとして他ユーザーと共有ができるのも大きな特徴の一つですが、まぁ正直わかりづらい。まず直接アクセス権を付与する方法と、共有リンクという形で共有する方法の2パターンあるのが理解しづらいしユーザーに教えるのもなかなか難しい。

と、冒頭からネガティブな事を書いたけど、特に「このファイルの共有状況ってどうだったっけ？」ってなった時に確認するのも面倒な感じでした。でも共有って便利ではあるけどセキュリティ的な部分では危険でもあります。そんな中、アクセス許可の管理のUIが変わります。まだ標準リリースに展開期間中なので全ユーザーが変わったわけじゃないです。

2023/05/12 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ (更新済み)OneDrive: エクスペリエンスの共有 – 更新されたアクセスの管理

OneDrive と書いてあるけど SharePoint も同じです。下の方に「OneDrive/SharePoint を操作するユーザーは…」って記載ありますよね。そして、「エクスペリエンスの共有」って翻訳されてるけど内容から推測するに「体験を共有」するんじゃなく「共有の体験」ですね。アクセス許可の管理が更新されて共有機能の体験が変わりますよって事です。なので本当はこの記事タイトルも「…のUXが変わった」が良いと思うけど、記事タイトルに「UX」って書いてもうまく伝わらない場合が多いのであえて見た目が変わったって事がわかるように「UI」に置き換えています。「UI」の方がまだ一般的かなぁと思って。実際は「UI＝UX」は大間違いなんですけどね。ま、それはいいや。

とにかくアクセス許可の管理の画面が変わって全体的な共有機能の体験が変わりますよって事ですが、どんな感じなのか？僕の環境には新旧の環境があるので、比較してみたいと思います。

OneDrive for Business ：「 Fluent デザインシステム」が適用されて少し見た目が変わった

※標準リリースは4月初旬から展開開始なのでもう少しです。

たぶん多くのユーザーにとって「なんかよくわからないけどあまり関係なさそう」って思われる内容かもしれませんが、実はユーザーにとって一番大事な事かもしれない UX （ユーザー体験）の話にもつながると思うので、興味関心を持って読んでもらうと面白いかもしれないです。いや、僕もその筋の専門家じゃないので適当ですが(笑)

OneDrive for Business （以下 ODfB ）の見た目がほんの少し変わります。たぶん多くの人は「言われてみれば…」かもしれませんが。

実は本記事のタイトルとほぼ同じタイトルの記事を２年半前 2022年7月に出しています。

SharePoint ：「 Fluent デザインシステム」が適用されて少し見た目が変わった

そうです。実は SharePoint が先に見た目が変わっていました。この記事を読んでもらえれば「 Fluent デザインシステム」っていうものが何なのか？も多少はわかると思いますが、大事なのは「 Fluent デザインシステム」自体ではなく、 Microsoft 365 というより Microsoft 製品全体がこの「 Fluent デザインシステム」に則って一貫性のあるデザインにしていくという事かと思います。

この「一貫性」というのはデザインというか UX において非常に大事な要素の一つです。わかりやすいのがアイコンです。同じ意味を持つアイコンが数種類あったらユーザーにとっては混乱の元でもあります。例えば空港でよく見る様々なアイコン「ピクトグラム」と呼ばれるものは ISO が公用語にしている絵ことばであって世界の空港で共通していると思います。そのおかげでどの国の空港へ行っても同じピクトグラムなので「トイレに行きたい」「バスに乗りたい」など目的を達成しやすくなります。つまり一貫性のあるピクトグラムによってどの空港へ行っても同じユーザー体験を得られる可能性が高くなるわけですね。そういう観点で Fluent デザインシステムの話に戻ると、 Microsoft 製品全体で同じデザインシステムを適用する事で、違うサービス・製品を使っても一貫性のあるユーザー体験を得られるので混乱の可能性が減るというわけです。あ、偉そうに言っていますがその筋の専門家ではないので興味ある方はさらに調べてみると面白いと思います。

OneDrive for Business ／ SharePoint ：コマンドバーの共有関係のメニューが元に戻った！？

去年2022年10月にこんな記事を書きました。

OneDrive for Business ／ SharePoint ：コマンドバーの共有関係のメニューが変わった

コマンドバーの共有関係のメニューが整理されてスッキリしたんですよね。この記事内の僕の感想を今読むと当時もそこまで良いアップデートだとは思っていなかったようですが。

で、ここで紹介した Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターの該当メッセージが2/14に更新されていたんですよね。読み返してみます。

▼(更新済み)OneDrive: 共有エクスペリエンス – [共有] メニューのドロップダウン

冒頭「2023 年 2 月 14 日更新: 早期のフィードバックに基づき、この変更を続行しないことを決定しました。ご意見ありがとうございます。」

え～～～～～～！！！そんなことあるのか！！！

つまり、このアップデートをしたら「元に戻せ！」というフィードバックが多かったので元に戻したって事ですよね。僕の観測する限り珍しい事だと思っています。どんだけネガティブなフィードバックが多かったんですかね？それとも影響力のある顧客からのフィードバックだったんですかね？いやぁ、僕も別に良いアップデートとは思わなかったけど、そこまで悪いアップデートとも思わなかったのでビックリです。大抵は「現状維持バイアス」のせいでアップデート自体に不満を持つ人も一定数いますが、そういうのは貴重なご意見として吸収した上で元には戻さないものだと思っていました。コロコロ変わる事もまた不信感につながりますからね。

まぁそれは置いといて、実際に見てみると、

▼戻ってる

アップデートされたらコマンドバーの「共有」がドロップダウンメニューになっていて、その中に「メールリンク」「リンクをコピー」「アクセス許可の管理」という2階層目のメニューがあったけど、それが元に戻って「共有」はドロップダウンせずただのメニューになり、「リンクをコピー」が2階層目からまた1階層目に格上げされています。「アクセス許可の管理」はコマンドバーから行く術がなくなり、各ファイルの…メニューから行く道筋となりました。

という事で、元に戻すってのは珍しくとも、コロコロ変わるのはそういうものなので、やりたい操作のメニューが見当たらなくなった場合はとりあえず周辺を色々触って確認してみましょう。それでもわからない場合はみんなで助け合える社内コミュニティで問いかけてみましょう。社内コミュニティがない？いやいや、作ってください。今どきはそういう時代です。あ、正式にIT部門が問い合わせ体制を整えていて、いつでも問い合わせウェルカムという場合は問い合わせましょう。大きな企業になると電話サポートを外注している場合もあるようなので。でも僕は基本的には社内コミュニティの形成の方が大事だと思っています。

OneDrive for Business ：「ホーム」ができた

OneDrive for Business （以下 ODfB ）使っていますか？使う際に何で使っていますか？ブラウザーで利用するのか？ OneDrive アプリで同期して Windows のエクスプローラー上から利用するのか？僕はメインは後者の方、同期した上でエクスプローラー上から利用します。なのでブラウザーからはそんなに頻繁にアクセスはしませんが…。

これまで ODfB にブラウザーからアクセスすると最初に開くページは「自分のファイル」でした。

▼ ODfB の「自分のファイル」

まぁつまり自分の ODfB をフォルダー階層のルートの位置で表示されていますよね。それが新たに「ホーム」というページができて、その名の通りブラウザーで ODfB を開くとホームが開くようになるというアップデートがあります。

2023/01/25 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ OneDrive ホーム、新しいランディングエクスペリエンスの紹介

僕の環境で展開されていたので、ちょっと見てみます。

OneDrive for Business ：「ファイル要求」機能でフォルダーの中身は相手に見られずにファイルのアップロードだけしてもらう

※ OneDrive for Business の話で、 OneDrive の話ではありません。

Microsoft 365 は多機能過ぎてまだまだ知らない機能が多いです。今回紹介する機能も僕は昨日まで知りませんでした…。機能的には2019年末からあったようなので知ってる人もいると思いますが。知ったキッカケは僕にとっての偉大なる大先生である愛先生の Twitter のツイートでした。

やったー
社外との外部共有リンクを有効にしなくても、OneDrive for Business 上から「ファイルの要求」機能が使えるようになった! これを利用すると、フォルダーの中身を相手に見せることなく、ファイルをアップロードしてもらえるので、書類を送ってもらうようなときに便利です! pic.twitter.com/hK1AJbuHYp
— HIRANO Ai | MVP SharePoint (@ai_yamasaki) November 10, 2022