さて、 Microsoft Teams の共有チャネルが一般展開されて少し経ちました。まだ全て展開完了されていないかと思うけど前回の記事で書いたように、まずは皆さんの事前情報からの期待値をリセットする必要があります。外部コラボレーション用途の共有チャネルの使い方は既定ではオフになっていて、オンにしようとすると色々と敷居が高いという事です。
ついに一般展開開始されましたね。 Microsoft Teams の共有チャネル。おそらく噂を聞いている多くの人は「ゲスト招待されたチームのチャネルが、テナントを切り替えなくても利用できる」という噂で関心が高いのではと思います。本当にそうなのか?手放しで喜べるのか?などなどを実際に試していきたいのですが、過去にはプライベートチャネルが展開された時も奥が深くて数個の記事に分けました。おそらく今回も数個の記事に分けるであろう事と、最近仕事が忙しくて検証に注力できず、今日もこれから出張の朝5時台なので、今回のところは軽く触ってみるところをお送りします。
共有チャネルの発表は結構前にありましたが、 Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターには2022/06/09付けでメッセージが公開されていました。
ある時突然 Microsoft Teams で「チャット」を開くと急にチャットルーム一覧の最上部に「自分の名前 (あなた)」という表示が出てビックリする人も多いハズ。なんでこんな機能が作られたのか?どういう用途で使うものなのか?注意すべき点は?あたりも本記事で僕の「個人的な考え」も書いていきたいと思います。
▼急に出てきて「これなんだ?」と思ったユーザーも多いハズ
でもおよそ1ヶ月前の 2022/06/09 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されています。
Microsoft Teams の会議は既定の設定では会議をスケジュールした人が「開催者」という役割で、それ以外の人が「発表者」という役割です。少人数の気軽な会議であればこれで誰でも話せてチャットができてカメラをオンにできてコンテンツを共有して発表もできます。なのでそもそも「役割」を意識せずに利用できるんですよね。 しかし会議と一言で言ってもそういう会議もあれば大人数で役員などお偉いさんが参加するような会議もあり、その会議をトラブルなく円滑に進行させるには「開催者」「発表者」の他に「出席者」の3つの役割を把握して様々な機能を駆使しないといけない場面もあります。そしてこれらを担うのが「開催者」です。開催者にしかできない機能もあるので。しかしおそらく開催者は会議をスケジュールした人なので実際の会議の司会役もするケースも多いです。実際の会議の司会をしつつ Microsoft Teams の開催者の役割も果たすとなるとなかなか大変です。「役割」とできる事・できない事については、以下のページを参照してください。
Microsoft Teams の会議に参加する方法は、参加者として追加されていれば招待メールから参加できるし、 Outlook の予定表からも参加できるし、 Microsoft Teams のカレンダーからも参加できます。また会議にはURLがあるので会議参加者がURLを送れば、招待されていなくてもそのURLを叩けば参加できます。もちろんロビーの設定をしていたら許可されなければ参加できないなどのオプションはありますが。
Microsoft Teams のチームのタグ、皆さん使っていますか?えっと、僕は使っていません(笑) これ、おそらくタグを使ってみてわかると思いますが、メンテナンスが面倒です。おそらくタグを管理できるユーザーをチームの所有者に絞っているチームが多いと思いますが、マメな所有者であれば問題ないけど、チームメンバーの入れ替わりが激しい場合やタグに追加するメンバーの増減も激しい場合はちょっとメンテナンスが面倒ですよね。そしてタグはタグメンションで利用して効果が出るものだけど、メンションという機能の特性上、1人でもメンバーが少ないと良くないし(その人だけ通知が飛ばないなど)、逆に関係ないメンバーがタグに残っているとその人にとっては迷惑になります。そしてメンテナンスがしっかりされていないと利用する側も信用できないので使われなくなります。つまり、メンテナンスが面倒な上、ちゃんと使うならシビアに管理しないといけないものかと。だから僕は使いません。