過去にこんな記事を書きました。
読んでもらえばわかりますが、 Microsoft Teams のタブに Microsoft Planner のプランを追加した際に、タスクにファイルを添付する時、PC内のファイルをアップロードするメニューがなかったんです。
▼当時のスクショ
添付ファイルの追加方法が「リンク」「 SharePoint 」しかなかったんです。
とはいえ、たしかに想定するシナリオとしてはこの方が良い場合もあります。例えば、チーム内でドキュメントを複数人で共同編集して完成させるというタスクがあったとします。成果物として、タスクには完成させたドキュメントを関連付けるという取り決めも。この場合は、共同編集して完成したファイルを自分のPCに保存して、タスクの添付ファイルにPCからファイルをアップロードする方法は得策じゃないかもしれないです。同じファイルは複数散在させるべきではないです。しっかりとチーム内の適切なチャネルのファイルタブ内にファイルを置いて共同編集したなら、そのリンクをタスクに貼るべきでしょう。
ただ、これは想定されるシナリオの一つに過ぎず、やはりPC内のファイルをアップロードして添付したいシナリオもあります。
なんて色々考えつつも時は過ぎ…先日たまたまその制限事項がなくなってきる事に気が付きました。
▼現在の Microsoft Teams のタブに追加した Microsoft Planner のタスク
添付ファイルメニュー内に「リンク」「 SharePoint 」の他に「ファイル」があった。
いつ表示されるようになったかわかりませんが、これで謎だった制限事項はなくなったわけです。
ただ、上述の通り、利用シナリオで考えるとタスクにファイルを添付する際に、PCからアップロードする形での添付方法は好ましくない場合もあります。それはこの方法でアップロードした時にどこに保存されるのか？にも関わってきます。
後々、「ファイルが様々な場所に散在して探しても見つからない」「同じファイル名のファイルが様々な場所に複数あって、どれが最新かわからない」…などという時に、大抵は何も考えずにそうやって散在させてしまった事は棚に上げて「検索精度が悪い！使いづらい！」という恨み節を聞きます。様々なサービスの様々なUIから様々な場所にアップロードできてしまうからそう恨み節になるのも仕方ないと思うところもありますが、そもそも、ファイル管理をしっかり行うべきでもあるとも思います。
特に社内にチャンピオン制度が整っている企業のチャンピオンである方々は、会社で利用していく製品・サービスに対してネガティブイメージを他のユーザーに植え付けるのは得策ではありません。これらの仕様を把握した上で、最善の方法をIT部門や利活用促進部門とチャンピオン達の間で模索し、ポジティブに他のユーザーに伝道していくマインドが必要なのかもしれないですね。