Microsoft Planner :タスクに添付したファイルはどこに保存されるのか?その方法が良いのか?

気軽にチーム内のタスク管理をするのに便利な Microsoft Planner ですが、タスクにファイルを添付する事が可能です。

▼タスクのここから添付ファイル

僕個人的にはタスクに必要なファイルはここに直接添付せずに、チーム内でしっかりファイル管理されている場所にアップロードした後に、リンクなどで関連付けた方が良いと思っています。

▼「リンク」「SharePoint」でファイルをタスクに関連付ける

なぜか?もちろんファイルの一元管理という点もありますが、ここに直接ファイルを添付する挙動にもあります。ここにファイルを添付するとどこに保存されるのか?知っている人も多いと思うけど復習がてら試してみます。

▼試しにタスクに画像を添付しました

添付した画像もそうですが、例えば PowerPoint のファイルも1スライド目をサムネイルで表示してくれるので良いですよね。タスクのカードがよりビジュアル化できます。

さて、ここで添付したファイルはどこに保存されているのかというと、 Microsoft Planner でプランが作成されると裏側で Office 365 グループが作成されますが、そこに属する SharePoint のチームサイトの「ドキュメント」ライブラリに保存されます。

▼チームサイトの「ドキュメント」ライブラリ

このように、 Microsoft Planner のタスクに添付したファイルは、プランの裏側にある Office 365 グループに属する SharePoint のチームサイトの「ドキュメント」ライブラリの1階層目にベタベタと保存されます。

Office 365 グループ に属する SharePoint のチームサイトのこの「ドキュメント」というライブラリは非常に重要なライブラリで、このように他の連携している様々なサービスの添付ファイルがここに保存されます。例えば、 Microsoft Teams のチームのチャネルの会話に添付したファイルもそうですね。この「ドキュメント」ライブラリにチャネルごとにフォルダが作成されてその中に1階層でベタベタと保存されます(「一般」チャネルは「 General 」というフォルダ)。以下、ご参考までに Microsoft Teams の添付ファイルについての話。

Microsoft Teams :チャットにファイルを添付する僕なりのベストな方法

このように重要な「ドキュメント」ライブラリですが、上述のように1階層にベタベタ貼るので管理という面ではファイルが増えるごとに大変になってきます。なので冒頭でお話しした通り、タスクに必要なファイルはここから添付するよりも、しかるべき管理された場所にアップしてからリンクで関連付けをした方が良いという事です。

とはいえ、例えば今回のように画像ファイルだったり使い捨てのような管理不要なファイルを気軽にタスクに添付したい事もあるかと思います。この場合、ほかにどんな挙動になるのか?を意識してみましょう。

▼例えばこのタスクには「PC.pptx」という PowerPoint ファイルが添付されています

▼タスクを「完了済み」にしたら添付ファイルはどうなるか?

▼うん、まぁ、タスクを完了済みにしたところで添付ファイルも削除されることはないですよね。

じゃ、タスクを削除したらどうなるか??

▼タスクを削除しました!

あれ?タスクって削除すると「元に戻す」事もできるんですね。知らなかった。しかし、削除したタスクを復元できるのはこのダイアログが表示されている数秒で、これが消えると…ごみ箱が現時点では Microsoft Planner にはないので復元できない仕様は変わってなそうですね…、たぶん。

話を元に戻して、削除したタスクに添付したファイルを確認すると…

▼あれま、添付ファイルは削除されていません

う~む、これはごみファイルが残ってしまう仕様ですね。やはり極力タスクに直接ファイルは添付しない方が良いかも。


という事で、気軽にファイルを添付できるけど、できれば裏側の仕組みを知った上でどのような利用方法が自分たちにとって最適か?を検討した方が良いかもしれないですね。

ちなみに、 Microsoft Planner の各種データはどこに保存されているのか?僕が3分くらいで検索した程度では Microsoft としての正式なページにたどり着くことができませんでしたが、以下のような内容が記載されているページを発見しました。

・プランのメタデータは Azure ベースのサービスに保存
・プラン内のタスクのコメントは、 Office 365 グループの Exchange のメールボックスに保存
・添付ファイルは Office 365 グループに属する SharePoint のドキュメントライブラリに保存

正式情報じゃないので怪しいですがご参考までに。