Microsoft 365 ( Office 365 )

SharePoint ：新しい表示（モダンUI）の「＋新規」から見る「アプリ」という言葉の定義？

過去にも記事にとりあげましたが、 Office 365 内の「アプリ」という言葉の定義がフワっとしていて、様々な意味に当てはまって意思疎通時にたまにズレが発生する場合があります。

Office 365 内の「アプリ」という言葉の定義がフワッとしている…

今回の記事で言う「アプリ」は SharePoint の世界の中の話に限定しますが、その中でも複数の意味でアプリという言葉が利用されています。

SharePoint 2013 から「アプリ」という言葉が目立ち、現在もクラシック表示のサイトコンテンツページを見ると「アプリの追加」という文言の通り、それまで「リスト・ライブラリ」と呼んでいた集合体を「アプリ」と呼ぶ感じです。

「アプリの追加」をクリックした先のページを見ても、これらを総称して「アプリ」と呼ぶものだと思う作りです。

しかし、新しい表示（モダンUI）のサイトコンテンツページは、なんかちょっと違う感じがします。

「＋新規」をクリックした際のメニューを見ると、「リスト」「ページ」「ドキュメントライブラリ」と同じ並びに「アプリ」が。

ここで「リスト」を選ぶとカスタムリストが作成されます。ここで「ドキュメントライブラリ」を選ぶとドキュメントライブラリが作成されます。

今まではカスタムリストもドキュメントライブラリも「アプリ」という総称の中の一つに過ぎない理解だったが、ここの印象では、カスタムリストとドキュメントライブラリはアプリと並列という事は、アプリという総称の中に内包されていないと思ってしまいます。

ただここで「アプリ」を選ぶと、さっきのクラシック表示の「アプリの追加」をクリックした先のページが表示されます。（ここはまだクラシック表示のまま）

なんだ、つまりモダンUIの「＋新規」からのメニューは、単にアプリからよく利用されるカスタムリストとドキュメントライブラリを作成するリンクをショートカットリンクのようにアプリと並列で表示させてるに過ぎないのか。（まぁ、そう考えると「ページ」「サブサイト」が並列なのも違和感でしたね。）

という事で、結局は今でも「リスト・ライブラリ」を総称して「アプリ」と呼ぶ感じで良さそうですね。

おそらく「そんな深く考えてないよ。別にどうでもイイじゃ～ん！」と言われそうだけど、言葉の定義をしっかりする事はコミュニケーションにおいては大事だと思います。過去でも言葉の定義のズレが起因する齟齬からトラブルに発展するケースも経験してきました。（ちなみに「アプリ」も色々誤解されるので、コミュニケーションの場では未だに「リスト・ライブラリ」と呼びます。）

SharePoint も言葉の定義がフワっとしている部分がある上に、バージョンアップするとシレっと変わっていたりする事もあるので、気にしなければ良いという選択肢もありますが、気にしたいと思っています。

SharePoint ：リッチテキストエディタのフォントサイズは直接入力できます

複数行テキスト列などリッチテキストエディタではフォントサイズを変更できますが、選択肢になっていて、ドロップダウンの中は「9pt、11pt、13pt、18pt、24pt、36pt、48pt、72pt」から選択可能です。

これだけ見るとここから選択するしかないように思えますが、実は直接サイズを入力する事が可能な事を知らない方は経験則では結構多いです。

▼選択肢の部分に直接入力すると好きなフォントサイズに変更できます。

▼ptだけでなくpxやemなどもOKです。

▼必要性やモラルは置いといて、閲覧した人がビックリするくらいのサイズにも…。

同じくフォントファミリーの指定も直接入力できますが、ここはほとんどニーズはないのかなと思います。

選択肢のザックリとしたフォントサイズに納得いかない方は、このように直接入力でフォントサイズを指定してみましょう。

Office 365 ： Outlook で「備品」の予約

これまでの職場では、 Outlook は活用されていても会議室や備品の予約は別システムを使っていたりなどで、僕自身が Outlook フル活用された環境にいた事がないのですが…。

Office 365 の管理センターで「リソース」→「会議室と備品」から会議室と備品を登録できます。自分のテナントには遊びで会議室は自宅の部屋を、備品には車とPCを登録しています。

登録するとメールボックスが追加され、 Outlook の予定表で予約ができますが、会議室の予約は比較的わかりやすいけど、備品の予約方法がパっと見てわかりません。

僕のポリシーですが、こういう場合はあえて調べずに探し回ってみます。
…
…
見つかりませんでした。

観念して調べたところ、備品は出席者の欄に追加するとの事。
それ、わからないっす。

以下、ブラウザの Outlook で備品を予定に入れてみます。

▼ここには見渡す限り備品の欄がないので困っちゃうんですよね。

▼「連絡先」の右上のアイコンが出席者の追加

ここに直接入力するとサジェスト表示されるけど、一度も追加していない対象は表示されないようで、全然備品がサジェスト表示されなくて困りました。

▼初めて追加する場合は、追加ダイアログで検索をすると備品が出てきます。

備品は出席者と同じ扱いな感じです。極端な話、備品名が人名っぽかったりしたらややこしいですね。そこらへんはネーミングに規則性を持たせるなどで工夫でしょうか。（例えば「【備品】○○」とか。

▼必要な備品で「+」をクリックすると、必須出席者に追加されます。やはり人扱いです。

▼保存をすると連絡先欄の下に出席者欄が現れ、備品が表示されました。

▼送信すると通知に備品が承諾されたメールの通知が来ます。

人を追加すると、その人が承諾や辞退や何らかのアクションを起こすまではメールは届きませんが、備品は早い者勝ちなので自動で通知が飛ぶようです。

これで無事に備品を予約できました。
次に、この状態で同じ時間で備品を追加しようとするとどうなるかを試してみます。

▼一度追加した対象は連絡先のサジェストで表示されます。（「sura」って間違えても表示されます！）

▼「出席者」欄には追加されるけど「予定あり」と表示されます。

▼出席者を追加すると表示されるスケジュールアシスタントのアイコンをクリックすると…

▼備品は完全に人と同じ扱いで表示され、すでに予約されている事がわかります。

備品が既に同じ時間で予約されている状態だけど、このまま予定を送信してみます。

▼すぐに通知があり、備品の予約は辞退されてしまったメールが届いたようです。

このように備品は人とほぼ同じ扱い、つまり擬人化されているようです（違う）。備品も人と同じく大事に扱いましょう！というメッセージが込められてのこの仕様なのでしょうか？（違う）。これを知れば使い勝手は悪くはないとは思いますが、これを知らないと備品はどうやって予約できるの？となりますね。

「備品は擬人化されている」で覚えると良い…？？。

Office 365 ホームページがまたちょっと変わった！？

以前このような記事を書きました。

Office 365 ホームページがちょっと変わった！？

アプリの数が急に減って左下に「アプリの表示を増やす」というリンクがあり、ここで隠れていたアプリのタイルが表示・非表示される仕組みになりました。

それが、

▼今朝ホームを見るとリンクのテキストが「すべてのアプリから探す」に変わっていました。

▼クリックすると開閉ではなく、「あなたのアプリ」という別ページにリンクします。

サブスクリプション次第で内容が変わるとは思いますが、より詳しくそれぞれのアプリの役割が記載されていて親切になっています。右に「詳細情報」がある場合は、そこをクリックするとアプリではなく説明するページにリンクします。

ホームのタイルに表示されないアプリを使用する場合は、今までは同一ページ内で開閉で遷移できましたが、今後は1ページ切り替わることになるので、ホームに表示されないけどよく利用するアプリは、ナビゲーションバーにピン留めしておいた方が良さそうですね。

ピン留めの方法などは以下の記事に記載しています。

「 Office 365 アプリ起動ツール」はユーザーがカスタマイズできる

SharePoint ：Webパーツの編集したくてもWebパーツメニューを表示できない

クラシックページに関してですが、ページの編集を頻繁にしている人は変な挙動に気がついているかもしれません。通常、Webパーツの編集をしたい場合は、以下の方法で編集すると思います。

■Webパーツメニューが表示できる例

▼ページを編集モードにします。

▼編集したいWebパーツにマウスホバーすると右上に表示される「▼」をクリック。

▼このようにWebパーツのメニューが展開されます。

ただ、このメニューがどうしても出せない時があるんです。具体的には、スクロールが発生するくらい縦長のWebパーツです。

■Webパーツメニューが表示できない例

▼この「社内行事」というWebパーツの「▼」をクリック。

▼その瞬間、勝手にスクロールされてメニューが展開できない。

これではWebパーツの編集ができません。

■対策

この現象が起きた場合は、ここではなくリボンの操作で代替可能です。

▼編集モードで、該当Webパーツの右上の▼ではなく、その右のチェックボックスをクリック。

▼該当Webパーツがチェックされます。

▼この状態で、リボンタブで「WEB パーツ」をクリックし、「Web パーツのプロパティ」をクリック。

これで代替可能です。また、「削除」などの操作もこの中にあるので代替可能ですね。

個人的にはページ内のWebパーツの操作は、SharePoint 2007 の方が操作しやすかったように思います。また、モダンページの操作性は今のところ良さそうな感じです。 SharePoint 2007 からずっとクラシックページで四苦八苦してきたので、モダンページに置き換わる時が来たら一抹の寂しさもありますが、とりあえずレスポンシブに最低限対応できるし、色々便利になりそうなモダンページに期待です。

Office 365 のそれぞれのサービスの「改行」「投稿（送信）」方法　ショートカットキー

当ブログ内の人気記事の一つに以下の記事があります。

SharePoint リッチテキストエディタ内で改行をするとやたら行間が空いてしまう！？

他にもサービスによって挙動が違うので、 SharePoint 以外に、 Microsoft Teams 、 Yammer 、 Outlook（メール）の改行方法をまとめてみました。比較対象として Office 365 以外も、 Twitter 、 Facebook 、 Line　、 Slack と、少し追加しています。
※抜け漏れや間違いがあったら随時更新します。

[2018/06/01 更新]
すっかり失念していた Skype for Business を追加しました。
Microsoft Teams の備考を追加しました。

この中だけで話をすると、

メールやSNS系は ctrl+Enter で投稿
チャットは Enter で投稿

こんな傾向があるのではと思います。

Office 365 の中だけで言うと、全て利用しているユーザーにとっては、Microsoft Teams だけ挙動が違うので、改行したつもりが投稿してしまう誤操作はありそうですね。

ただ、 shift + Enter なら全てのサービスで間違いなく改行なので、そういう意味でも改行したい場合は shift + Enter のクセを付けると良いのかな。

また、メールに関してはショートカットキーで送信はしない方が良いと思っています。メールは通常送信したらSNSやチャットみたいに削除できないですからね。社内メールならまだ良いですが、特に社外にメールを送信する場合は、誤操作防止のためにもわざとクリックで送信した方が良いと思っています。

Office 365 グループと Yammer のグループの統合（すでに遅い…）

すっかり Yammer についてキャッチアップできていなかったのですが、 Yammer のグループが Office 365 グループと統合されるという話は知っていたけど、結構前に統合されていたようですね（ヤバイ！）。なので古い話になってしまいますが、このブログは自分自身の備忘録も兼ねているので、書きます。

で、僕のテナントのご無沙汰だった Yammer をチェックしたけど統合されている感じがないんですよね。 Office 365 グループを見ても、追加されていないし。う～む…と思って色々調べたら、統合は無効になっていて、有効にする必要があるようですね。（たしかに勝手に統合されてしまったら困る場合もありますもんね。）

では有効にしてみます。

▼Yammer に管理者でログインし、歯車アイコン→「ネットワーク管理者」をクリック。（しっかし、「太一中村」の違和感が相変わらず…）

▼コンテンツ／セキュリティの「セキュリティ設定」をクリック。

▼ここで「Office 365 ID の適用」にチェックされている事が前提なようなのでチェックして保存します。

▼このようなダイアログが出ます。すでに Yammer を利用されている場合は色々と調整する必要がありそうですね。（おそらくこの調整作業が大変そう。）

▼このように適用されると自然と「状態」が「有効」になります。

▼統合されると各グループの右に「OFFICE 365 のリソース」というエリアができます。（これがあるかないかで統合されているかどうかの判断になるようです。）

ただ、中には統合されていないグループもありました。全く同じ設定をしたグループは統合されているので、統合される／されないのトリガーが何かは正直わかりませんでした。また、統合されていないグループを手動で統合するような方法も今のところよくわかりません。（今後の要調査）

▼そして一旦「Office 365 ID の適用」をすると、簡単にオフにはできなさそうです…。（チェックボックスのチェックはグレーアウトされて外せません。）

また、統合のための構成要件というのがあり、ここらへんも十分検討してから統合するかどうかを計画しないといけなさそうですね。

【参照】

Yammer と Office 365 グループ

Microsoft Teams の添付ファイルのクセのある仕様

これまでいくつかのビジネスチャットを使ってみましたが、ビジネスチャット内でファイルのやりとりをしていくと、やはりメールのように同ファイル名のファイルが貯まります。

▼例えば Slack の場合（スレッド内のスクショ）

このように「sample.xlsx」が2個並びます。

▼例えば社内SNSですが Yammer の場合（ファイル一覧画面のスクショ）

同じく「sample.xlsx」が2個並びます。

では Microsoft Teams はどうでしょう。
Microsoft Teams でチームを作成すると自動で Office 365 グループが作成され、という事はこれまた自動で SharePoint のサイトが作成され、Microsoft Teams でファイルを添付すると、その SharePoint のサイトのライブラリにアップロードされます。では、SharePoint のライブラリなら、同じファイル名のファイルは複数アップロードできないハズ。

試してみます。

▼ Microsoft Teams に「sample.xlsx」というファイルをアップロード。

▼チャネルのファイル一覧画面を見ると、ここは Yammer とあまり変わらず。

さて、この状態で同じ「sample.xlsx」を添付してみます。

▼おっ、やはり同じファイル名でのアップロードはダメでした。

「キャンセル」をクリックすればキャンセルされ、「置換」をクリックすれば上書きアップロードされます。ここらへんは SharePoint のライブラリの挙動と変わりありません。

※▼ちなみに Microsoft Teams 用のライブラリのバージョン設定はメジャーVerで500Verを保存する設定なので、間違えて「置換」しても復元できるので安心です。

では、「両方を保持」をクリックするとどうなるのか？（ SharePoint では別名で保存でファイル名を手動で変更してアップロードすると思います。）

▼「sample (1).xlsx」としてアップロードされました。

自動で連番が振られる挙動は通常のライブラリの挙動とは違く、 SharePoint のリストの添付ファイルに似ていますね。また、「(1)」の前には半角スペースも入るようです。

▼ファイル一覧画面でもこのように同じファイル名にはならずにアップロードされています。

▼もちろんですが SharePoint で開いても同じです。

ちなみに、 Microsoft Teams と SharePoint のサイトの関係は、1チームに1サイトなので、別チャネルで同じファイル名をアップロードした場合はどうなるでしょうか？

▼あれ？同じファイル名のファイルでも普通にアップロードできました。

▼ファイル一覧画面を見ると、こんな感じ。

「一般」チャネルでは「General」というタイトルだったけど、ここでは「テスト001」というチャネル名のタイトルが表示されています。この時点では Teams でチャネルを作ると SharePoint ではライブラリが作成されるのかと思ったけど、 SharePoint 側で確認したら…

▼サイトのライブラリでは、チャネルごとにフォルダーが作成されるんですね。

まとめると…

他のビジネスチャットみたいに同じファイル名でファイルを添付する事はできない。
「両方を保持」をクリックすると拡張子の前に「 (1)」のように自動で連番が振られる。
ただし、チャネルごとにフォルダーを作成するため、別チャネルでは同じファイル名でもアップロード可能。

と、自動で連番が振られる機能は違うけど、大体は SharePoint のライブラリの仕様に準じる感じがわかりました。

同じチャネル内で、すでにアップロード済みのファイルと同じファイル名でアップロードできないのは SharePoint を利用している Microsoft Teams のクセかと思いますが、利用ユーザーにとってはそんな仕組みは知ったことではありません。このクセがメリットに感じることもあるし、デメリットに感じる事もあると思うので、大事なのは、このような仕様も理解した上でツールの選定材料の一つにすると良いかもしれないですね。