※ これは先日 SNS に軽く投稿したら思いのほか反応があったのでブログにも紹介しておきます。
IT部門などテナント管理者さんは Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターはチェックしていますか？割と多い時は1日数メッセージあるし、内容も多岐にわたるので読んで理解してアクションをとる（社内で連絡・教育するなど）のは厳しいと思います。自動翻訳された日本語が微妙ってところもありますよね。
大きい会社であれば複数人で確認しあったり、テナント管理者だけじゃなく社内の利活用促進プロジェクトなどがあればそのプロジェクトメンバーにも見てもらったりしていると思います。でもそうじゃないとなかなか情報を追いかけるのが大変ですよね。
だからと言って何の助けにもなりませんが、僕も普段から毎日何回も Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターをチェックするし、そのメッセージでアナウンスされたアップデート情報が自分の環境に展開されていないか？をチェックしています。そこで僕なりの歩き方を紹介したいと思います。
①まずは眺める
情報を得る事は効率化の方法はあるけど最終的には泥臭い事をしないといけないですよね。僕の場合は朝起きたら仕事が始まる前までに必ず Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターを開きます。
▼メッセージセンター
まずはメッセージの件名を眺めます。これは最低限必要。英語が苦手なので自動翻訳で日本語にしたものを見ます。僕の場合は Microsoft 365 の中でも苦手な分野が多く、例えばセキュリティ系（ Microsoft Purview という名前が出てくるだけで…）、 Exchange 系、有償ライセンスが必要系（ Microsoft Viva の有償ライセンス用の機能、 Microsoft Syntex など）など、本当は詳しくなれば仕事の幅も広がるしお賃金もあがるでしょうけど、なかなか興味が持てず。そうなると興味のない・苦手な分野の情報をここから一生懸命追おうとするとモチベーションが落ちちゃって結果的に自分の興味ある分野も見なくなってしまうので、僕の場合は割り切って興味のあるメッセージしか読まない事にしています。ここらへんおそらく仕事でやってる人は割り切れなくてしんどい思いをしているんでしょうね（いや、普通は仕事でやってる人じゃないと見ないよね…）。なので理想は複数人のチームで読んで、それぞれ興味ある分野が違っていて全体をチームメンバーでカバーできると良いんでしょうね。
また、内容をチェックして日本語として理解できなかったら一旦英語に戻して DeepL など別の翻訳サービスを通してみる手もあります。翻訳サービスによって翻訳結果が違うので。
なので1つ目のコツは「無理せず自分の興味のある分野に絞ってチェックする」です。嫌になって何も読まなくなるよりはマシかと。
②追うべきメッセージはお気に入り（★）
メッセージセンターのメッセージの大半は今後の話です。ごく稀に事後報告のアップデート情報はありますが。しかもアップデートの展開時期が1か月後とか数か月後で遅延する事も珍しくないです。するとメッセージを読んでから展開されるまでに忘れがちです。なので忘れないためにも展開されたらすぐに検証してみたいようなアップデート情報の場合はお気に入りに付けておきます。
▼お気に入りに追加
なので2つ目のコツは「追いたい情報はお気に入りに」です。
③毎日「お気に入り」に絞ってさらに確認
忘れた頃に展開されるアップデートなのでお気に入りに入れたけど、その後追跡しないと意味がないです。なので毎朝メッセージセンターを眺めた後に必ずお気に入りにしたメッセージを読み返します。これでウッカリ忘れていたアップデートも逃さずに自分の環境に展開されていないかを確認できます。
▼フィルターの「メッセージの状態」→「お気に入り」
なので3つ目のコツは「お気に入りもマメに確認」です。
④内容が展開されたメッセージはアーカイブ
メッセージ数も多いのでお気に入りに絞っても徐々に増えていきます。そこでメッセージの内容が展開されたことを確認したら、僕の場合はブログの記事にします。社内であれば確認・検証・社内アナウンスでしょうか。そのタスクをこなしたらアーカイブに移動させます。そうすればお気に入りに絞ると展開未確認の内容のメッセージのみが残ります。
▼タスクをこなしたら「アーカイブ」
なので4つ目のコツは「済んだメッセージはアーカイブへ」です。
⑤アーカイブも定期的にチェックを
ここは落とし穴というかあまり思いつかないところかもしれないです。内容が展開されたメッセージはアーカイブに移せば終了かというと油断してはなりません。たまにあるけど、そのアップデートやっぱり不評だから元に戻します！みたいな事があります。なので一度確認して完了と思ってしまうのも危険です。なので毎朝じゃなくても良いけど、定期的にアーカイブをチェックしてみましょう。
▼アーカイブをチェック。特に件名に「(更新済み)」の記載があるものはチェック
なので5つ目のコツは「アーカイブに入れたものもたまにチェック」です。
⑥継続は力なり
最後にこれが一番大事かと思いますが、「続けること」が大事ですね。だからこそモチベーションを維持する工夫や自分なりの効率的なパターンを探すことが大事です。
まとめ
僕なりのコツをまとめると以下の6個です。
- 無理せず自分の興味のある分野に絞ってチェックする
- 「追いたい情報はお気に入りに
- お気に入りもマメに確認
- 済んだメッセージはアーカイブへ
- アーカイブに入れたものもたまにチェック
- 継続は力なり
というのが僕のメッセージセンターの歩き方でした。 Planner と同期をしたり色々試してみたけど、結局この方法が僕には合っているようです。これはあくまで僕のやり方ですが、皆さんも自分なりに工夫して情報を追っていきましょう。
また、 Microsoft MVP 仲間の目代さんが毎週ここらへんの情報の朗読会をやってくれているので、それに参加してみるのも良いかもしれませんね。