Microsoft Teams のチャネルのタブに SharePoint のニュースやページを追加できますが、この Microsoft Teams 上で表示させた場合、閲覧する事はできてもそこから編集する事ができず、例えば閲覧した時に誤字脱字を見つけた場合、 SharePoint 側に行ってから編集しなければいけませんでした。それが、 Microsoft Teams から直接編集ができるようになるとの事です。これは6月1日付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターにメッセージが公開されています。
▼Microsoft Teamsで SharePoint ページまたはニュース投稿を編集する
僕の環境ではこの仕様変更が展開されている前と後のテナントがあったので、比較しながら見てみます。
■ SharePoint ニュースをタブに追加する
その前に、まずは SharePoint ニュースにタブを追加する方法の確認。
▼チャネルのタブの右の「+」をクリック
▼「 SharePoint 」で絞る
3つに絞られると思います。ややこしいけど「 SharePoint 」でも「 SharePoint ページ」どちらでもOKです。今回は「 SharePoint 」をクリック。
▼表示させたい ニュース・ページ を選択して保存
チームに紐づいているチームサイトを選ぶか、もしくは別のサイトを選ぶ事もできます。別のサイトを選ぶ場合は、そっちのサイトのアクセス権限に注意する必要がありますね。チームに紐づいているチームサイトであれば、チームの権限と基本的には同期しているので、チームメンバー全員が閲覧できますが、別のサイトを選ぶ場合は、必ずしもチームメンバー全員がその別のサイトに権限が付与されているとは限らないので、閲覧できない人がいる可能性があります。
また、今回はニュースかページを選択するので、「おすすめ」「ページ」「リスト」「ドキュメント ライブラリ」の部分は「ページ」を選択して絞ります。最終的に表示させたいニュース・ページを選択。
左下に忘れがちな項目があります。「このタブについてのチャネルに投稿します」とちょっと変な日本語ですが、ここにチェックされていると、タブが追加されましたよ、というスレッドが立ちます。
これでチャネルのタブに SharePoint のニュース・ページが表示されます。
■これまでの仕様
本題に入って、まずは仕様変更が展開されていないテナントを見てみます。
▼ Microsoft Teams のチャネルのタブに表示される SharePoint ニュース
まるで Microsoft Teams のコンテンツであるように SharePoint ニュースを閲覧できますが、閲覧のみ。
この SharePoint ニュースを、 SharePoint で開くには、もちろん SharePoint 側からも行けるけど、手っ取り早い方法では、
▼右上の地球儀アイコンをクリックすると、
▼ブラウザーで該当ニュースが SharePoint として開かれます
すると、ここではコマンドバーがあるので編集ができるというわけです。これでも地球儀アイコンを1回クリックするだけなので、個人的には問題なかったんだけど。
■仕様変更後
仕様変更が展開されたテナントで見てみます。
▼ SharePoint ニュースをタブに追加したところ
良く見ると、閲覧だけじゃなく、コマンドバーが上部に表示されています。これが仕様変更後の状態。つまりここから編集ボタンをクリックすれば、
▼このように Microsoft Teams 内で SharePoint ニュースが編集できます
という事で、これでまた一つ、 Microsoft Teams から離れる事がなく業務を完結する事ができるというわけです。しかし、僕は今一つだなぁと思っています。それは既存のニュースやページの編集はできても、新規作成となると SharePoint からしか作成できない点。
例えば、 SharePoint ニュースを新規作成したい場合は、
▼ SharePoint 側のニュース一覧ページには「+追加」ボタンがある
このニュース一覧ページは Microsoft Teams のチャネルのタブに追加できるんです。
▼「ニュース」というページがそれ
▼ニュース一覧ページをタブに追加したところ
見てみると「+追加」ボタンがないんですよね。
例えば、
▼ SharePoint 側のサイトのホームページからニュースを新規作成するメニューがあります
▼じゃ、Microsoft Teams のチャネルのタブにホームページを追加したところ
仕様変更されてコマンドバーが表示されたけど、それはこのホームページ自体の操作であって、新規ニュース・ページ作成のボタンはどこにもない。
という感じで、編集はできるけどページやニュースの新規作成をしたい場合は、やはり SharePoint 側に行かなきゃいけない点は残念なポイント。（もし方法があるという方はご一報ください）
あとは大昔から SharePoint につきもののトラブルとして、操作が不慣れな初心者ユーザーがサイトに対しては投稿できる権限があるために、ニュースやページを適当に操作して編集モードにしちゃってチェックアウトしたまま放置していたり、ページを破壊してしまう行為。バージョン履歴から復元できたりするんで大きな問題にはならないけど、ちょくちょくトラブルがあると復元する手間が嫌だという事で権限を絞ったりしたのが昔の話。それがこれまでは Teams のタブに追加すれば権限のあるメンバーであっても閲覧のみでした。わざわざ誤操作するために裏側の SharePoint に行く事もないので。それがこの仕様変更後では、また大昔からの誤操作問題が再燃するかもしれませんね。
そもそも Microsoft Teams のタブに SharePoint ニュースやページを追加しているニーズがどこまであるか？という点もありますが、とりあえずそういう仕様変更があって、今までは最低1クリックして SharePoint 側じゃないと編集できなかった事が、仕様変更後には直接編集できるようになりましたよ、というお話でした。