カテゴリー: Microsoft 365 ( Office 365 )

※上の写真はあくまでもイメージ図です。

なんとなくキャッチーなタイトルにしてしましたが、例によってなんらかの「気付き」になっていただければと思うだけで、答えがあるわけではありません。

過去の経験上、SharePoint を利用している企業の全コンテンツの中で、人気トップ3に必ずといって良いほど入っているコンテンツが「社員食堂のメニュー」でした（もちろん社員食堂がある企業ですが。）。人気トップ3は実は控えめに言ってみたのですが、実際はダントツトップだったりするのではと思っています。
従業員にとって日々辛くストレスフルな「仕事」という逃れられない苦行の日々の中で（←言いすぎ！？）、心のオアシスの一つが「ランチを楽しむ」社会人は多いのではと思います。外で食事をすると高くつくので、リーズナブルな社員食堂を利用される方は多く、そのメニューを毎日楽しみにして、出勤したら即チェック、ランチ直前にチェックし、吟味をする…これも楽しみの一つであるとも思います。

さて、SharePoint の利活用がイマイチとお悩みの中で、「うちのコンテンツのアクセス数のトップはダントツで社員食堂のメニューなんだよなぁ…。」なんて皮肉っぽく吐露している運営管理者がいたとしたら、僕としてはそれはむしろ大きなチャンスではないかと思います。一つでも人気コンテンツがあり、大多数の従業員がそれキッカケで無意識にでもSharePoint を利用している事実。これをポジティブに考えて利用しない手はないと思います。では、ここからどうやってSharePoint の利活用促進に持っていくか？もちろんこの記事では正解は書きません。いや、環境によってアプローチも変わってくるので書けません。その上で、例えばですが…。

今、社員食堂のメニューがただリストで作成した全社掲示板に添付ファイル付きで投稿しているだけなら、それを利用しているだけでSharePoint 利活用促進にはつながらないと思います。そこからいかにSharePoint を利用してくれそうな各組織のキーマンに「これ便利だなぁ。ウチでも使いたいなぁ。」と思わせるかです。
今数分で思いついた限りでも、例えばアプローチとしては、社員食堂の方々に企画を持ち上げ、社員食堂用のサイトを構築し、メニュー以外のユーザーが利用されそうなコンテンツを企画します。（例：メニュー要望などのアンケート、人気メニューのランキング、イベントの告知、など。）これを実現させるために、SharePoint の機能を最大限に活用します。社員食堂の方々と企画を考えるのも楽しそうですね（もはや自分の業務範囲とか考えていません。）。

これは社員食堂の人々にもありがたいのではと思います。社員食堂のテーブルの上には紙のアンケートが鉛筆と一緒に置いてあったりしますが、正直回答は少ないと思います。準備も集計も時間のムダですし。これをSharePoint のアンケートリストを利用すればおそらく回答も増えるのではと思います。自分の要望したメニューが叶う可能性があるのだとしたら。

こうなるとこれが社内のSharePoint 導入事例につながるわけですよね。組織内の情報共有について相談があれば、「あの社員食堂サイトのあのコンテンツなんかどうですか？」なんて言えば、人気コンテンツが故に一度は利用されている可能性が高く、話も早そうですね。

また、別のアプローチもあります。それは「人気コンテンツを足がかりにユーザー教育をしてしまおう！」です。
人は何かを習得しようとした時に、それが興味のない事だとなかなか習得しようとしませんが、「興味のない事でも、習得するとその先の興味のある事に役立つ。」となると話は変わります。ピンとこない方のために一例を。
社員食堂メニューは更新されるものです。そこで「メニューが更新されたらメールで通知される機能！」とアナウンスをし、通知機能の設定方法を記載すれば…食いつくのではと思います。それにより、SharePoint の便利機能でユーザーに浸透されない機能の一つでもある「通知」機能を知ってもらい、便利だと思ってもらえれば、業務でも利用している他サイトでも利用するのではと思います。
過去に社員食堂メニューではないけど、別の人気コンテンツで通知を数人に教えたところ、口コミで波及していき通知設定をしたユーザーが1年でかなり増えたという経験はありました。

という感じです。社員食堂のメニューを例に挙げましたが、それに限った話ではありません。他に人気コンテンツがあるのなら、それを足がかりにしてみては？という事です。
この記事を見てそのまま実践してみましょう！とは言いません。ただ、SharePoint の環境をユーザーに提供して、何の施策も講じずに、ほぼゴーストタウンと化してコストのムダにしているようであれば、利用できる事は利用して色々挑戦してみれば、そこで成功・失敗した経験は運営のノウハウとして蓄積されるのではないでしょうか。

キッカケはどうであれ、最終的に少しでもユーザーが「あれ？このSharePoint ってやつ、なかなか使えるね。」って思ってもらえれば、それだけでも成功への第一歩かと思います。

と、過去に社員食堂サイトを立ち上げたことのある僕が書いてみました。

SharePointのアンケートリストでアンケートを実施していると、よくある問い合わせがあります。

【前提】

• アンケートリストでアンケートを作成。
• 複数の回答は無効の設定。
• 質問を分岐させていて回答入力するページが複数ページに渡る。

【問い合わせ内容】

回答途中で中断したアンケートの回答を再開しようとしたら「このアンケートに再度回答することはできません。」とエラーが出ます。

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アンケートリストでは、分岐させてアンケートの入力ページが複数ページに渡る場合、「保存して閉じる」ボタンが表示され、アンケートを中断できます。この機能自体は長いアンケートの場合は良い機能だと思うのですが、アンケートを再開させる場合の操作が直感的ではないんですよね。なので…、たしかSharePoint2007にはなかったと記憶していますが、この「保存して閉じる」ボタンをクリックすると、再開の方法を記載してあるダイアログボックスが表示されるんですよね。

ただ…回答者はよく読まずに（理解せずに）閉じてしまいます。

で、再度アンケートリストを開いて、ユーザーは「このアンケートに回答する」をクリックすれば再開すると思ってしまうが、

実際は新規で回答をするリンクなので、複数回答を無効にしてあるからエラーが出るという感じです。

アンケートリストについての回答者からの問い合わせの多くはこのパターンでした。なので、問い合わせが来た場合は、以下の操作方法を教えれば解決です。

▼「すべての回答を表示する」をクリック

▼自分が登録者の回答の「…」→「回答の編集」をクリック

これで解決です。

と、ここまではなんてことのない記事なのですが、この問い合わせで、ちょっとした経緯から若干ハマり、結果としてアンケートリストの特別仕様を知ったという事があったので、それを以下に記載します。

まず、問い合わせを受けて、上述の通りアンケート再開の操作方法を教えれば即解決でした。ところが、問い合わせを受けた別の担当者が、ユーザーとのやりとりの中で、「とりあえず途中になっている回答をそちら（管理者）の方で探して削除して欲しい」という要求に答えようとしたところからスタートしました。
担当者としてはフルコントロール権限で該当アンケートリストにアクセスし、そのアイテムを削除すれば良いと思ったが、アイテムが見つからないとの事で僕に相談が。結果的にはアイテムは確実に存在するのにサイトコレクションの管理者であっても表示されませんでした。

ライブラリではチェックインバージョンが存在しないファイルがある場合、アップロードしたユーザーしかビュー上に表示されないアイテムで、これはサイトコレクションの管理者でもビュー上では確認できません。ライブラリの設定の「チェックイン バージョンが存在しないファイルの管理」からしか確認できません。
しかし、リストの場合は、様々な設定をしてもチェックインバージョンが存在しないアイテムという状態にはならず、投稿したユーザーしか表示されないという現象は起きません。
しかし、結果としてアンケートリストについては例外だったようです。つまり回答を中断したアイテムに関しては、チェックインバージョンが存在しないアイテムのような状態になり、サイトコレクションの管理者でもビュー上では確認できません。しかも、リストの設定にはライブラリのように「チェックイン バージョンが存在しないファイルの管理」メニューは存在しないので、結果的に回答者本人以外がアイテムを表示させる手段はないようです。

↓念のため検証した際のスクショを。

▼回答中断した状態で中断したユーザーで「すべての回答」ビューを表示（アイテムは表示される）

▼サイトコレクションの管理者で「すべての回答」ビューを表示（アイテムは表示されない）

やはりこの問い合わせを受けた際には、ユーザーに再開の操作を教えるのがベストのようですね。

SharePointでは、通常、リストもライブラリもアイテムの登録者や更新者は自動でログインユーザー名がスタンプされ変更する事はできませんが、アンケートリストは、設定でカンタンに匿名アンケートにできます。

設定の全般設定セクションの「リスト名、説明、ナビゲーションの列挙」からアンケートのオプションの「アンケートの結果にユーザー名を表示する」を「いいえ」にすると、

回答者（表示上では「登録者」または「作成者」）は「***」と表示され、匿名となります。

これで実名では回答しづらいアンケートも安心して回答でき…ないんですよね。

というのも、この設定を「いいえ」にすると、回答者の名前がデータとして登録されないわけではなくて、単に非表示になるだけの機能なんです。つまり、回答が出揃ったところで再度この設定を「はい」に戻すと、全回答において回答者が表示されてしまいます。
↑このように匿名だというから安心して回答した恥ずかしい質問が、実名で晒されてしまう事に…。

該当アンケートリストの設定を変更できるアクセス権限のあるユーザーであれば、誰でもいつでも匿名を解除する事が可能なんです。ちょっと怖いですね。

■想定できる事故ケース1

【前提】
社内共用の匿名アンケート用のサイトを作成。匿名の設定をしたアンケートリストをリストテンプレート化しておく。社内で匿名アンケートをとりたいという希望者がいたら、サイトに対してリストが作成できる権限を付与し、アンケート作成者が匿名アンケート用のリストテンプレートからアンケートを作成し、アンケートを実施。

【事故】
サイトに対してリストが作成できる権限を付与したので、アンケート作成希望者が増えるほど、その権限を所持するユーザーが増える。アンケート作成者は自分のアンケート以外のアンケートリストの設定も変更できてしまうので、匿名を解除し、データをエクスポートができてしまい、様々な匿名アンケートを実名込みで盗み見てしまった。

【防止策】
アクセス権限の粒度をサイトではなくアンケートリスト単位にする。

■想定できる事故ケース2

【前提】
サイトコレクション内にサイト管理者が匿名アンケートを作成し実施。アンケート終了後も該当アンケートリストをそのまま保管。

【事故】
時を経て、当時のサイト管理者は退職や異動などでいなくなる。新たなサイト管理者が興味本位で該当アンケートリストの匿名設定を解除し、匿名アンケートを実名込みで盗み見てしまった。

【防止策】
匿名アンケートはアンケート終了したら必ず即削除する。

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など…。また、操作ミスで匿名が解除される事も100%ないとは言えません。そういう意味では、SharePoint のアンケートリストは機微情報を含むようなアンケートには厳密には不向きなのかもしれません。機微情報でなくても、回答者にとっては匿名だからこそ回答した問いもあるかと思います。防止策も軽く書きましたが、事故を回避する策は徹底的にした方が良いです。

※こういう切り口で SharePoint 運営について気付きを与えるブログはなかったのかなと思ったので記事にします。

「著作権侵害」という言葉はよく聞く言葉ですが、多くの人は実際にはあまり意識をしないと思います。僕も恥ずかしながらあまり詳しくはないです。今や Twitter などの SNS で個々人が気軽に情報発信ができる時代になりましたが、例えばプロフィール画像に他人の著作物を利用しているユーザーは非常に多いです。その感覚で組織内で利用している SharePoint 内でも、著作物を無断利用し、著作権を侵害しているケースは相当あると思っています。
「イントラ内だから」「閉ざされた空間だから」対象外ではありません。逆にそのような空間でもユーザーに注意喚起を行う事により、組織内の意識を高めるべきであるかと思います。具体的にはガイドラインを設けたり、地道に個別に指摘したり、規程があるのであれば一定の期間で全社掲示板などに掲載するなど。

これは SharePoint に限らず、例えばお客様向け資料や社外向けセミナーの資料などに利用している画像や引用文などを、著作権を侵害する利用をしているケースも多々見られます。実際に様々なセミナーを受講すると怪しいスライドを見かけますし。
しっかりした企業であれば、企業で購入した画像を従業員に利用させるような手段があったりもしますが、あまり意識をしていない企業が多いかと思います。
また、Office 製品でも以前のバージョンでは画像を挿入する際に、製品内に利用できる画像がありましたが、今では「オンライン画像」でオンラインから入手するようになっており、これも Microsoft 社が自由に利用して良い画像をオンライン上で提供しているわけではなく、単に Bing イメージ検索で、クリエイティブ コモンズ ライセンスのタグが付いた画像を検索しているに過ぎず、利用する上で何の保証もしているわけでもないんですよね。検索結果に注意喚起の文章が記載されていますが、おそらく利用者は読まないかと…。また、クリエイティブ コモンズも正しく理解しなければ、なんでもOKというわけではなく、それぞれ条件があったりするんですよね。

ネット上の画像をダウンロードして、SharePoint 上にアップロードして利用するケースは想定できますが、他にも、ネット上の画像をリッチテキストエディタ上などで直リンクさせて表示しているような、管理者としてはなかなか想定外のトリッキーな利用をする事もあったりします。

何か問題が起きたら組織の信用問題にもなりかねません。問題が起きた時にあらかじめ策を講じていたのか、何もしていなかったのかでも印象は違います。著作権について明るくない場合は、組織内のコンプライアンスを扱う部門に相談するのも良いかと思います。

過去に調べた時の記憶ですが、フリー素材サイトの画像だから著作権フリーだと思って使用したら、著作者から訴えられて損害賠償を支払う事になった実例もあるようです。運営を始めたら、もしくは始める前に、SharePoint の技術を磨いたり知見を深めるのも大事ですが、このような視点でも検討していく項目は色々とありますよね。

この記事が何かの気付きになれたら幸いです。

以前、お知らせリストの有効期限列について以下の記事を書きました。

SharePointの「お知らせ」リストの「有効期限」列の利用および非表示方法

この記事で、利用方法の一例として、ビューのフィルターを活用して有効期限切れのアイテムをビュー上に表示させない方法も紹介しました。この方法は参考書などにも紹介されている方法なのでメジャーな使い方かと思います。ただし、この活用方法には落とし穴があり、実際にSharePoint運営に携わっていた頃にもトラブルがありました。以下、架空の設定ですが実際起きうるトラブルとして紹介いたします。

【トラブル】

閲覧ユーザーが、お知らせリストに掲載されていた情報を元にお客様用に資料を作成し提出したが、その情報が古かったらしく怒られてしまった。その掲載物の投稿者に問い合わせてみたところ、古い情報は有効期限が切れており、新しい情報は別途掲載して表示した、とのこと。

【原因】

ビューのフィルターをかけるだけでは有効期限切れのアイテムはビュー上から非表示になるだけで、実際に削除されたわけではありません。すべてのアイテムを表示させるビューがなかったとしても、検索すれば検索結果に表示されてしまいます。このトラブルも検索結果から古いアイテムを表示した事が原因でした。

お知らせリストの利用用途として検索対象外にする事はあまり好ましくありません。この方法を継続していれば同じトラブルは起きる可能性は高いです。このようなリスクを考慮して有効期限にどの機能を加えて活用するかを検討しないといけないです。

【解決方法】

あくまでも参考としてください。
まずトラブルを避けるには有効期限切れのアイテムは表示されないように配慮する必要があります。やはり情報管理ポリシーの保持を利用し、有効期限が切れたらアイテムを削除するのも一つの手です。ただし、この方法はこのトラブルが解決できても別のトラブルが出る場合があります。これも運営に携わっていた頃によくあった問い合わせなのですが、「過去に投稿したアイテムを再利用したいけど有効期限が切れたらしく見当たらないので復活してほしい。」という問い合わせ。運営側からすると「いやいやあなた…自分で設定した有効期限が切れたならあきらめなさいよ…」と思うでしょうが、実際この手の問い合わせは結構多かったんです。で、ごみ箱から復元できる場合は復元してあげるのですが、ごみ箱からも削除されていたらもうあきらめてもらうわけです。この場合は、運営上そういうものだとユーザーに啓蒙していくしかありませんが、別の方法としては、有効期限が切れたら別のリストに移動するように設定し、移動先のリストのアクセス権限をサイト管理者以外閲覧できないように設定すれば、検索でも古い情報がひっかからず、復元の依頼があっても対応できるのかなと思います。また、SharePoint Designerなどのワークフローを利用して、有効期限の直前に投稿者にメールで通知してから有効期限で移動や削除なんて事も可能かと思います。
そこまでしてフロー情報をストックしておく必要があるかどうかは別として。

そうなんです。そもそも運営の仕方（サイト作成の仕方）がユーザーのニーズと乖離しているところも検討するところです。色々な角度から検討する必要がありますが、例えば、そこで発信する情報の種類が最低限フロー情報なのかストック情報なのかを考えて、サイト作成をしていく必要があります。
極端に言えば、例えば規程集のようなストック情報に有効期限を付ける必要はありませんよね。例えば鮮度が命の情報のようなフロー情報を半永久的に保存しておく必要はありませんよね。これらフロー情報とストック情報は性質が全く異なるので、それを同じ管理方法で運営している事自体を再検討しないといけない、などです。
運営部門の会議などで「有効期限列を活用する方法があります。」と言って説明をすると、すぐに「じゃ、全てに実装しよう！」なんて考えも出てきます。気をつけたいところですね。