SharePoint :ホーム サイト とその設定

先日、 SharePoint でアプリバーが展開された僕のテナント。先週はまず素のままのアプリバーを試してみました。

SharePoint :ついに展開されたアプリ バー

ただ、ここではまだ試していなかった「グローバル ナビゲーション」。これを設定するにはホームサイトが必要なんですよね。

■ホームサイトとは?

Microsoft Docs には以下のページがあります。

「組織のホーム サイトをセットアップする」 – Microsoft Docs
https://docs.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/home-site

ここの冒頭でも書いてあるけど

「ホームサイトは、イントラネット内のすべてのユーザーの トップ ランディング ページ として作成および設定する SharePoint 通信サイトです。」

と。ここで書いてある「通信サイト」とは「コミュニケーションサイト」の過剰翻訳ですね。トップランディングページとは?ってのは、まぁ平たく多くの人が馴染みのある言葉に置き換えると、「社内ポータルサイト」みたいな位置付けだと思ってもらって僕はイイと思っています。

“SharePoint :ホーム サイト とその設定” の続きを読む

Microsoft Teams :会議の参加者レポートのダウンロードをできるようにしたく PowerShell で悶絶した話

※いつもに増して記事の内容の正確性には全く自信持てません。完全に自分の備忘録なので、なるべく参考にせずに途中で紹介してる Microsoft の公式情報をご利用ください。

数ヶ月前に Microsoft Teams の会議で参加者レポートをダウンロードできる機能が展開されたけど、待てど暮らせど展開されず…。と思ったら、既定では機能はオフで、オンにするには PowerShell を使わなきゃいけないって事がわかったんです。

Teams での出席レポートのダウンロード
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/ae7cf170-530c-47d3-84c1-3aedac74d310

▼この機能は管理者が有効にする必要があります(上のページから引用)

で、飛ばされたページはコチラ

会議のポリシー設定-会議出席依頼のレポート – Teams での会議ポリシーを管理する
https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/meeting-policies-in-teams#meeting-policy-settings—meeting-attendance-report

▼ PowerShell を使用する必要があります(上のページから引用)

で、僕は PowerShell の苦手意識が強くて、今までも Microsoft Teams の設定はGUI上でできるものしか触ってきませんでした。しかし、参加者レポートのダウンロードをどうしてもやりたい事になったので、重い腰を上げて設定をしようと思ったら、素人が手を出して悶絶したという話です。備忘録として残します。

“Microsoft Teams :会議の参加者レポートのダウンロードをできるようにしたく PowerShell で悶絶した話” の続きを読む

SharePoint : コミュニケーションサイトでは外部ユーザーの招待ができない


全体的な管理は以下の設定になっているとします。

▼ Office 365 管理センター > セキュリティとプライバシー > 共有

「オン」

▼そこからのリンク「サイトの設定」

「オン」
「新規と既存の外部ユーザー」

▼ SharePoint 管理センター > 共有

組織外との共有
「ユーザーに認証済み外部ユーザーの招待および共有を許可する」

この設定で通常は SharePoint に外部ユーザーを招待できます。しかし、コミュニケーションサイトで外部ユーザーを招待しようとしたところ、できませんでした。

▼このようにコミュニケーションサイトを作成

▼作成完了。共有します。

▼外部ユーザーのメールアドレスを入力するとエラーが

エラー内容
「このユーザーとの共有が組織で許可されていません。 Office 365 管理センターの外部共有に移動して、共有を有効にしてください。」

エラー内容を見る限り、その設定はすでに有効化しているんですよね。設定をいろいろ見直したのですがこのエラーが消える事はありませんでした。

他のサイトコレクションのサイトでは外部ユーザーを招待できることから、このサイトレクション固有の問題であるという原因の切り分けができます。このコミュニケーションサイトは今作ったばかりなので、つまりコミュニケーションサイトはデフォルトでは外部ユーザーの招待はできない設定になっているのでは?と推測ができます。

実際に管理センターで全体的に有効化していても、個々のサイトコレクションで外部ユーザーの招待の有効/無効は設定可能なんですよね。

▼ SharePoint 管理センターで該当サイトコレクションを選択し、「共有」

▼サイトコレクション単位でも設定が可能になっています。

では、コミュニケーションサイトもこの方法で設定を有効にすれば解決!!ではないんですよね…。

現時点での SharePoint 管理センターでは、Teams のチーム作成や Office 365 グループ のグループ作成などで自動で作成されるサイトコレクションは管理できません。そしてコミュニケーションサイトも管理できません。 SharePoint 管理センターのサイトコレクション一覧に表示されないんですよね。なので、コミュニケーションサイトの外部ユーザー招待機能を有効化はできないんです。

ここであきらめても良いのですが、僕の苦手な(苦手はたくさんありますが) PowerShell を使えば解決します。

▼SharePoint Online Management Shell をダウンロードしてインストールします。

Download SharePoint Online Management Shell from Official Microsoft Download Center
https://www.microsoft.com/ja-jp/download/details.aspx?id=35588

▼SharePoint Online Management Shell を起動します。(この画面見ただけで僕はしんどいです。)

SharePoint 管理センターに接続する以下のコマンドを実行します。


Connect-SPOService -Url https://<<hogehoge1>>-admin.sharepoint.com -Credential <<hogehoge2@hogehoge.com>>


<<hogehoge1>>:自分の環境に合わせて変更してください。
<<hogehoge2@hogehoge.com>>:管理者のアカウントのメールアドレス

▼サインインを促されるのでサインインしてください。

外部ユーザーの招待を有効にする以下のコマンドを実行します。


Set-SPOsite <<hogehoge3>> -SharingCapability ExternalUserSharingOnly


<<hogehoge3>>:サイトのURL
ExternalUserSharingOnly :他にも設定の選択肢はありますが割愛。

このサイトのURLは少し注意が必要です。例えば以下はブラウザでサイトを開いた時のURLをそのままコピった場合ですが、これではダメです。
https://hogehoge.sharepoint.com/sites/comtest01/SitePages/Home.aspx

SitePages以下を削除したのですが、これでもダメです。最後のスラッシュが不要でエラーになりました。
https://hogehoge.sharepoint.com/sites/comtest01/

これでイケます。
https://hogehoge.sharepoint.com/sites/comtest01

▼コマンドに問題があるとエラーになり、問題がないと特に「成功!」的な反応はなく、スン…と次の行が現れます。

↑赤いエラーがたくさん出ていますが、 PowerShell 苦手なので、試行錯誤した痕跡です。お恥ずかしい…。

これでたぶん PowerShell にて設定が変更されたハズ!

▼先ほど招待できなかった同じメールアドレスで外部ユーザーを招待したところ、問題なく招待できました。

とはいえ、やはりただ外部ユーザーを招待したいだけなのに PowerShell には抵抗感ありますよね…。

現在、 SharePoint 管理センターは新しくなろうとしています。(もうすぐ対象指定リリースで使えるとの事。)この新しい SharePoint 管理センターでは、これらの現時点で表示されないサイトコレクションも管理できるとの事なので、期待します!