ファイルアップロード

以前こんな相談を受けた事があります。

「 Microsoft Forms で回答者にファイルをアップロードしてもらうフォームを作ったけど、アップロードしてもらったファイルが自分の OneDrive for Business に保存されてしまいます。なので自分以外のアンケート運営メンバーにも共有すべく手作業でそこから SharePoint のライブラリにコピーしていますが、ダルいです。」

これに対して回答するならどんな方法がありますか？

OneDrive for Business （以下 ODfB ）のそのフォルダーごとメンバーに共有する
Power Automate で SharePoint のライブラリなどにコピーするフローを作成して自動化する

どれも良い回答ですが、僕はまた別の回答をします。

グループフォームを使いましょう

何故か？上の2つの回答で実装すると、フォームと保存先で共有設定の管理が二重になってしまうからです。僕は昔から色々な場所で言ってますが、特に「アクセス権はシンプルイズベスト」だと思っています。例えばアンケート運営メンバーが増えるとフォームの共有とファイルの保存先の共有をしなければいけません。運営メンバーが減った時も2か所で共有設定を変更です。でもグループフォームを使えば、グループ側のアクセス権の管理1か所さえすればOKです。

知ってる人には今更な情報だし、僕もこの話は色々な場所で結構前から話していますが、少し前に SNS で似たような課題がポストされていたけど、答えが Power Autoamte の利用しか書いていなかった事、そして、気になって過去の僕の記事を調べたらこれに触れている記事がないどころか、ちょっと間違えて書いている箇所を発見したので、そこらへんも含めて改めて記事にしようと思いました。