SharePointを運営していると、サイト管理者からよくある問い合わせがあります。「トップページがサイト管理者以外の人にチェックアウトされる事がよくある。」アクセス権限設定は問題なく、チェックアウトした本人に確認すると身に覚えがないとの事。
この場合、「チェックアウトしている人はそのサイトに対して投稿権限が付与されていませんか？」と聞き返せばほぼ100%「そうです。」と返答が来ます。つまり、ページも（チームサイトの場合）「サイトのページ」というライブラリの1アイテムなので、サイトに対して投稿権限があれば編集ができてしまう事。
一般的な考えとしては、サイトのトップページはサイト管理者しかイジれないと思ってしまいがちです。サイト管理者も投稿者もその仕組みを知らずに、投稿者が興味本位または操作ミスでページを編集モードにしてしまい、自然とチェックアウトされたままになっている状態。
さて、この場合、そういうものだと説明すると必ず「なんとかなりませんか？」と言われます。この場合も対応は以下の通りです。
【1】サイト内でホームページ以外でページの利用をしない場合
●「サイトのページ」ライブラリの権限設定を変更
・権限の継承を中止
・サイト管理者以外のSharePointグループおよびユーザーを閲覧権限に変更
【2】サイト内でホームページ以外でページの利用がされている場合
●「サイトのページ」ライブラリ内の「ホーム」ページの権限設定を変更
・権限の継承を中止
・サイト管理者以外のSharePointグループおよびユーザーを閲覧権限に変更
これで投稿権限ユーザーもホームページに対しては閲覧権限になるので、チェックアウトをされてしまう事がなくなります。
ただし、権限の継承を中止した事の注意点としては、サイトの権限を変更した場合は、忘れずに継承を中止した箇所も同じ設定にしましょう。意外とこれを失念して、サイトに新規ユーザーに権限を付与したのに、ホームページに権限を付与し忘れているからアクセスできないなんてトラブルもあります。
ちなみに問い合わせが来てから解決するまで、これを説明するのも相手次第では結構対応が大変になります。説明を求められたり、打ち合わせの席を設けられたり。
SharePointを導入する（している）企業のIT部門や運営部門は、やはり利用者への教育は必要だと思います。