Microsoft Teams :チームのチャネルのメッセージに特定の方法でファイルを添付した場合のうれしいアップデート

これは Microsoft MVP 仲間の某太田さんの X のポストで知った事です(太田さん、いつもありがとう!)

▼太田さんのポスト

Microsoft Teams のチームのチャネルのメッセージにファイルを添付する時のうれしいアップデートです。ちなみに太田さんが知らなかったという事はおそらく事前に Microsoft からアナウンスはなく、シレっとこんなうれしいアップデートをしたって事かなと思います。

と、タイトルと中身でここまでですでに3回も「うれしい」という言葉を使いましたが、場合によっては煽り文句に見えなくもないです。それはこのアップデートがうれしく感じるには条件があって、単にメッセージにPC内のファイルをドラッグ&ドロップで貼り付ける場合は対象じゃありません。でもおそらく多くのユーザーがそのようなファイル共有の仕方をしているんだと思います。その操作を便宜上「ファイルを添付」って言ってるけど、実際の挙動は「ファイルをアップロードする」+「ファイルリンクを貼る」ですね。

詳しい条件は太田さんのポストの通りで、事前に自分の OneDrive for Business (以下 ODfB )に保存しているファイルをチャネルのメッセージ内にファイルリンクを貼る方法です。その際にうれしくなります。

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Microsoft Teams :【復活】チャネルのスレッド(投稿)単位の通知オンオフ&だけど挙動が怪しい…

Microsoft Teams では通知の設定って割と大事な事だと思っています。理想は自分が必要だと思うアクティビティを必要な時間に受け取りたい。でも実際は邪魔な通知が多かったり逆に必要なモノが通知されなかったりも。なので通知設定のチューニングって大事ではあるけど、設定が割と複雑ですよね。全体設定に通知設定もあれば、他に色々な粒度で細かく通知設定ができるけど、全部の設定項目を把握しづらいし、それぞれの設定を変更した時の挙動も確認しづらい。仕方ないところではありますが。

という事で、その複雑な通知設定に関してのアップデートで、 Microsoft Teams のチームのチャネル内でスレッド単位で通知のオンオフの設定が可能になりました。

2024/06/17 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。

▼ Microsoft Teams: チャネル内の投稿の通知をオンまたはオフにする

僕の標準リリース環境でも展開されていたので試してみます。

あ、ちなみに僕はチャネル内のこの一塊の事を「スレッド」と表現していますが、 Microsoft Teams 内では「投稿」と表現され、英語だと「 Post 」と表現されています。僕はチャットとチャネルの違いを説明する際に非スレッド型とスレッド型で説明するので、あえてスレッドという表現を使っています。

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Microsoft Teams :メッセージ入力欄がシンプルになった

Microsoft Teams にはチャットとチームがありますよね。でも日本だと(海外は知らない)「チャットしますね」という言い方があると思います。それを Microsoft Teams に当てはめるとややこしいんですよね。「チャットする」って言ったらチャットの方だと思うけど、「チームの方にチャットします」とかおそらく言うんじゃないでしょうか?僕はこのややこしさを回避すべく「メッセージ」という言葉を利用しています。

▼チャットのメッセージ欄

▼チームのチャネルに新規スレッドを立てる際のメッセージ欄

このようにどちらも「メッセージ」という言葉であるという点。これにより「チャットにメッセージしてください」「チーム(もしくはチャネル)にメッセージしてください」って言えば、より明確かつ混乱のない言い回しだと思っていて、色々なところで推奨しているし僕自身も使っています。

はい、いつもの事ですが冒頭から脱線しましたが、この記事の以降の文章で齟齬がないように説明しました。

で、今回のアップデート内容はチャットもチームもどちらのメッセージ欄にも当てはまります。

2023/11/03 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼(更新済み)Teams のシンプルな作成エクスペリエンス

とにかくメッセージ作成の体験をシンプルにするそうです。僕の方でアップデートの展開前後の環境があるので、比べてみます。

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SharePoint :ページ/ニュースを Yammer に送信(共有)できるようになったけど…

悲しい事に年末あたりのブログの WordPress の設定が悪かったのか未だに原因が不明ですが、 Google などの検索エンジンの検索結果の表示がおかしくなり、それにより軒並み人気記事の検索順位が大幅にダウン(なぜか人気記事のみ)。皆さんの多くがこのブログに来るキッカケとなった検索エンジンからの流れが途絶えてアクセス数が激減し、平時の1/6まで落ちています…。ま、仕方ないっす!

さて、去年12月に以下のメッセージがメッセージセンターにありました。

▼SharePoint ページを Yammer に送信する

ウチのテナントは対象リリースだけど去年のうちには展開されておらず、例によって毎日確認していたら昨日の時点でようやく展開されていました。では、試してみます。

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Office 365 :「改行」「投稿(送信)」のショートカットキー一覧表 更新

当ブログの人気記事の一つに SharePoint の複数行テキスト列の改行に関しての記事があります。

SharePoint リッチテキストエディタ内で改行をするとやたら行間が空いてしまう!?

そこから派生して、様々なアプリでEnterキーを押した時にどうなるか?改行されるのか?投稿されるのか?といったところを表にまとめました。

Office 365 のそれぞれのサービスの「改行」「投稿(送信)」方法 ショートカットキー

アプリによってEnterキーの挙動が違うと何が起きるかというと…

Enter誤爆問題

様々なアプリを使いこなしているなら特にありえますね。なんで挙動が違うのかどうかはわかりませんが、なんとなくの見解は上述の記事の中で書いています。

で、前回 Skype for Business を調べ忘れていたので、今回それを追加しました。

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SharePoint :(古くから SharePoint を利用している人ほど)既定で存在する SharePoint グループで注意すべき点

サイトが作成されると既定で存在する SharePoint グループ があります。代表されるのが「所有者」「メンバ(メンバー)」「閲覧者」の3グループ。これをバージョンごとに羅列してみました。

※SharePoint 2010 以前の環境が手元にないので、画像検索して調べました。


■SharePoint 2007

・(サイト名) の所有者 :フル コントロール
・(サイト名) のメンバ :投稿
・(サイト名) の閲覧者 :閲覧

■SharePoint 2010

・(サイト名) の所有者 :フル コントロール
・(サイト名) のメンバー:投稿
・(サイト名) の閲覧者 :閲覧

■SharePoint 2013 ~

・(サイト名) の所有者 :フル コントロール
・(サイト名) のメンバー:編集
・(サイト名) の閲覧者 :閲覧


細かな相違点として、 SharePoint 2007 では「メンバ」だったのが、 SharePoint 2010 からは「メンバー」になっています。これは2008年頃に Microsoft が外来語カタカナ用語の表記ルールを変更した事による影響ですね。

また、今ちょっと見た限りだと、コミュニケーションサイトやチームサイトなどのモダンUIのサイトでは、「(サイト名)所有者」のように「の」がなくなっている場合もありました。

さて、本題です。

ここで見逃してはいけない大きな変更点が SharePoint 2013 からあります。メンバーグループの付与されているアクセス許可レベルが「投稿」から「編集」に変わっている点です。この違いは結構大きいです。

▼アクセス許可レベルの説明

細かい違いについてはそれぞれのアクセス許可レベルの設定内容を確認してもらうとして、つまりリスト・ライブラリ自体を作成・編集(設定)・削除ができたりします。

企業によってはIT部門がサイトの作成からリスト・ライブラリの作成まで行い、各部門のユーザーには投稿か閲覧のみにしている場合が結構あると思います。または、それぞれにサイト管理者を任命し、サイト管理者にのみフルコントロールを与え、それ以外のユーザーにはやはり投稿か閲覧のみ。つまり、不必要にリスト・ライブラリの作成や設定をできるユーザーを増やさないポリシーの企業は特に日本では多いと思います。(あくまでも僕の経験則と聞いた話の結果ですが。)

そういう企業の場合、 SharePoint 2007 や 2010 から 2013 以降や SharePoint Online に移行した際に、この変化に気がつかずに、ポリシーと実設定がズレてしまう事があります。

これも僕の経験則ですが、教育を行っていないユーザーに権限を付与すると、色々とトラブルも起きます。例えばリストごと削除してしまったとか、ビューの設定をメチャクチャにしてしまったとか。リストごと削除の場合は復元すれば良いけど、ビューや列などは復元できないのでちょっと怖いですね。
僕の個人的な思いとしては、トラブルを怖がって機能を制限するよりも、ユーザーに教育を行って解決させた方がポジティブで建設的だと思いますが、なかなかそうはいかないのが現状です。

という事で、「メンバー」グループのアクセス許可レベルについては、気をつけてみてくださいね、という話でした。