メール共有

SharePoint 使っていますか？ Microsoft Teams のチームの裏側で無意識に利用されているだけという会社も少なくはない印象です。もちろんそれでも十分ですが、単体で SharePoint を利用するとなるとキモになる大事な機能は「ニュース」かと思います。15年以上前だとリストに「お知らせ」というテンプレートがあり、そのお知らせリストを一方通行の掲示板として利用するケースが主流でしたが、その流れを汲んで未だにリストを情報発信で利用している会社も少なくはない印象です。別にそれが悪いとは言いません。それで要件が十分に満たされているのであれば。ただ、 SharePoint 自体がもうだいぶ前からニュース機能を出して機能強化し続けている事や今後のロードマップなどを考えると、さすがにもう SharePoint を利用した社内発信はニュース機能を利用しない手はないんじゃないかなと思います。

そんな SharePoint のニュースですが、およそ1年前の2023年9月にニュースをメールでも配信できるテンプレートが登場しました。

SharePoint ：ニュースをメールで配信できるテンプレートが登場

社内に向けた情報発信の目的とは？これ良くありがちなのが情報を発信する事を目的としがちですよね。発信者視点だと発信したんだからあとは受信対象者が読まなかったらそれは読まない方が悪いという考え。でも受信対象者に読まれないのであれば発信しても発信しなくても同じなので無駄な作業になります。情報発信の目的は発信した情報が受信対象者全員に閲覧してもらう事だと思います。いや本当の目的は閲覧してもらった上で正しく内容を理解してもらう事だと思いますが、さすがに理解してもらう事まで目的にしてしまうと厳しいのでとりあえずは受信対象者全員に受信してもらう事かと思います。そうなると課題となるのが受信対象者にいかに発信を気付いてもらえるか？かと思います。

SharePoint のニュースなら、公開されたら例えばサイトホームのニュースWebパーツに表示されたり、昔の SharePoint で大きな課題があったいわゆる「サイトコレクションを跨ぐ」という事も気にせず別のサイトでもニュースを表示できるし、 SharePoint スタートページにも自分がフォローしたサイトのニュースなどが表示されます。お知らせリストで発信していた時よりも露出が増えてきました。しかしそもそも SharePoint 自体を利用していない人にとっては発信に気付きません。なので例えば全員が利用しているであろう Microsoft Teams の組織全体チーム内に SharePoint ニュースのリンクを貼り付けて案内したり色々あの手この手はあると思います。今や Microsoft Viva で Viva Connections や Viva amplify なども候補に挙がりますが、やはり社内の情報伝達手段としてはまだまだ王者である「メール」も大事な手段ですよね。という事もあり、このメールでも配信できる SharePoint ニュースのテンプレートを利用する事で、サイトにニュースを公開すると同時にメールでも配信できるという体制がとれ、より社内に気付かれやすくなるでしょう。

いつものように前段が長くなりましたが、そのニュース配信用テンプレートがなくなりました。なくなって代わりにどのテンプレートでもメール共有（配信）機能をサポートする事になりました。