SharePoint のナビゲーションにはサイト内外のリンクを追加できるけど、社内ポータルサイトなど様々な職種や部署の人達が大人数で利用するとなると、中には対象となるユーザーを指定したくなる時があると思います。例えば営業職の人だけ表示されるリンクとか、例えば正社員だけ表示されるリンクとか。
遡ると古くからナビゲーションの対象ユーザー設定はありました。しかし、サイトの機能で発行機能をアクティブにしないと利用できない設定だったんですよね。逆に対象ユーザーを利用したいがために発行機能をアクティブにする事もあると思います。ただ、この発行機能は非常に初心者殺しだし一度アクティブにした後に非アクティブにすると色々と不具合が出たりして、余程の理由がない限りはアクティブにしない方が良いんじゃないか？という風潮もありました。
いずれにせよ、モダンサイトではナビゲーションの対象ユーザーの機能は利用できなかったのですが、ようやく利用できるようになりました。結構前から展開されはじめたようですが、弊家族テナントでは先週ようやく展開された感じです。まだ展開されていないテナントもありそうですね。
では試してみます。
まず、朗報ですが、クラッシックサイトの時みたいにサイトの発行機能をアクティブにする必要はありません。モダンサイトではすぐにナビゲーションの対象ユーザーが利用できます。
普段はチームサイトを使って検証しますが、今回はコミュニケーションサイトで試してみます。理由は後ほど。
■試してみる
▼ナビゲーションを編集モードにします
▼下部にトグルスイッチが！
サイトナビゲーションの対象ユーザー設定の有効化のトグルスイッチをオンにする事で利用できます。
▼横のiマークにマウスホバーさせた時のツールチップ
このiマークのツールチップがクリック時に出るんじゃなくてマウスホバー時に出てくるんだけど、触ってみればわかるけど邪魔です(笑)
▼対象ユーザー設定がオフだとリンクの編集画面はこのような感じですが、
▼オンだと「オーディエンス ターゲティング」という項目が追加されます
微妙なカタカナに翻訳されていますが…(笑)ここにグループを追加する事で対象ユーザーを指定できます。「対象ユーザー」なのにここにユーザーアカウントは設定できないんですよね。
▼このようにグループを設定します
▼対象ユーザーを設定すると人のアイコンが表示されます
▼ただし編集モードの時のみ。普通の表示には人のアイコンはありません
さて、それでは先程対象ユーザーに設定した「営業職」グループ以外のユーザーがサイトを閲覧した時にどうなるか？
▼このように対象ユーザー設定をしたリンクは表示されません
■サイト ナビゲーション以外でも使えまっせ！
ナビゲーションの対象ユーザー設定はサイト ナビゲーション以外にも
▼フッター ナビゲーションでも使えます
▼ハブ ナビゲーションでも使えます
■対象ユーザーに入れられるグループの種類は？
対象ユーザーって言っておいてユーザーアカウントを入れられないという話はすでにしたけど、この「グループ」って何？というところですが、公式に答えが出てきました。
▼ Microsoft 365 グループ（旧 Office 365 グループ）またはセキュリティグループ
ナビゲーション、ニュース、ファイルを特定の対象ユーザーに移動する
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/33d84cb6-14ed-4e53-a426-74c38ea32293
ここで昔から SharePoint 触っている人にとってはガッカリかもしれないですね。「 SharePoint グループ」が対象じゃないんですよね。僕も知らずに最初に SharePoint グループを指定しようとしたら全然一覧に表示されずに10分ほど悩みました。
SharePoint グループが使えないのは残念な人には残念だと思います。セキュリティグループってそう簡単にユーザーが作れませんよね。大抵は情シスに申請して作ってもらう感じですよね。でも SharePoint グループはサイトコレクションの管理者やフルコントロール権限などがあれば、情シスじゃなくても気軽に作れるんですよね（ただし、環境による）。場合によっては Microsoft 365 グループであればユーザーでも気軽に作れてしまいますが、単に対象ユーザーに使いたいというだけで Microsoft 365 グループを作成するのは、それはそれでどうなんでしょうね？という事もあると思います。
■やりがちなミス
対象ユーザー設定をリンクにした時にやりがちなミスがあります。それはリンク先のサイトのアクセス権限と対象ユーザー設定は同期しているわけじゃなくそれぞれ設定しなければいけないという点を忘れてしまう事。
つまり、例えば営業職サイトに新しくグループを追加した場合、新しいグループのメンバーは、営業職サイト自体はアクセスできても、社内ポータルのナビゲーションに「営業職」へのリンクは表示されません。別途対象ユーザーに新しいグループを追加する必要があります。これ結構忘れがちです。また、逆にナビゲーションの対象ユーザーに追加しただけで、リンク先のサイトのアクセス権限に追加する事を忘れてしまう事も意外とあります。
という事で、発行機能をアクティブにせずにナビゲーションの対象ユーザーが利用できる事はうれしいですね。若干以前よりも制約はあるものの、便利に使えると思います。ただし、上述の通りメンテナンス性を考えるとあまり使わない方が良い場合もあるので、要注意ですね。