SharePoint :チームサイトに Planner を表示させる(ちょっとした疑問点も)

少し前から気が付いていたのですがなかなか記事にする暇がなく…

いつのまにかモダンの方のチームサイトにおいて、トップページの「+新規」のドロップダウンのメニューに「計画」というリンクが!

▼計画!?

出た出た、イカした翻訳。これ Planner のプランの事なんですよね。

クリックしてみると…

▼右パネルが出現し、プランの作成ができます

▼プラン名を書いて「作成」をクリック

▼ SharePoint で Planner が使えます

このように Planner 単体でも使えるし、 Microsoft Teams にもタブとして追加できるし、 SharePoint のチームサイトでも使えるようになりますね。これはうれしいです。

ちなみに Office 365 グループ と接続されていない例えばコミュニケーションサイトなどにはメニューに「計画」は存在しません。

▼コミュニケーションサイトのメニュー

どのアプリをフロントとして利用するかにもよりますが、例えば場合によっては Microsoft Teams を利用禁止にされているけど SharePoint は利用しているような企業にとっては SharePoint をフロントとしても使えますよね。どのアプリをメインで使うかをユーザー側で選べる事は良い事だと思います。

と、ここまでは実は前段で、今回はその中から気になる点をむしろ本題にしたいです。

Microsoft Teams のタブに Planner を追加する時もそうだったけど、今回も気になる事があるんです。上の方のスクショで実際にチームサイトにプランを表示させてみたけど、自然に操作をしていたけど、あの中で、追加の際にプランを新規で作成させる方が初期値になっている点です。

知ってる人は Office 365 グループと接続されているチームサイトであれば、それに接続された Planner のプランも存在するであろう事も知っていると思うけど、それを知らないユーザーがここを見た際に、すでに接続されているプランがあるってのに無意識に新しいプランを作ってしまう事は容易に想像できます。
となった時にどうなるかというと…

※以下の図はこの記事のために簡略化しています。

まずは先に「既存のプラン」を追加した場合は…

▼とあるプロジェクトAのためにチームサイトを作成したとします

モダンチームサイトは Office 365 グループも作成されるので、接続されるグループやメールボックスと共に Planner のプランも作成されています。

▼この状態でチームサイトに既存のプランからこの接続されているプランを選ぶと

▼「プロジェクトA」のプランが表示されます

では次に初期値の新規プランを作成すると…

▼よくわからないまま「プロジェクトAのプラン」というプランを作成したとすると

プランも新規作成すると裏側で Office 365 グループが作られるので、

▼「プロジェクトAのプラン」というプランが新規で作られると同時に1セット余計にできてしまいます

これ微妙ですよね。必要で Office 365 グループやチームサイトが増えるのは良いけど、ユーザーが知らないで意図せずにこのように不必要に増えていくのはよろしくないと思います。

Office 365 の各アプリはユーザー主体で利用してもらうように色々シフトしていって、過去には例えば SharePoint ならサイトコレクションを作成するのはサーバー管理者だったけど、今ではユーザーが自由にチームサイトやコミュニケーションサイトとしてサイトコレクションを作成できます。同じく Planner のプランや Microsoft Teams のチームや Office 365 グループ のグループなども、特にテナント側で制限していなければユーザーが自由に作成できます。
それはそれで良いことだと思うけど、大前提として管理者だけでなくユーザーも含めた全利用者が Office 365 グループも含めて概要を把握しておかなければ運用・運営が大変なのかなと思います。それぞれのアプリで勝手に作られるのを制限する方法もあるけど、本来の意図としてはユーザーに自由に使ってもらいたいものですよね。今の世の中スピード感が大事なので、プロジェクト始動が決まったら即動き出したいのに、イチイチIT部門に申請して承認されて作成されるのを待ってる間に世の中に置いていかれますからね。だからといってユーザー側も自由をIT部門に求めるならやはりそれなりにサービスやツールのスキルアップを積極的にしていかなければいけないし、それが最終的に企業のITリテラシーの底上げにつながるのかなぁと考えます。

とはいえ… Office 365 グループ って結構わかりづらいし説明するのも難しかったりするので困っちゃうところですが…。