Office 365 の情報を追うのはなかなか大変です。日々状況が変わっていくので、過去にできない事が現在にはできていたり、過去に気を付けなければいけない事が現在は気を付けなくても良い事もあります。今回も。
Microsoft Planner に新規プランを作成すると裏側では Office 365 グループができます。つまり、メールボックスができるし、 SharePoint のチームサイトもできます。
SharePoint で Office 365 グループ に接続されたチームサイトを作成しても、その名の通り裏側では Office 365 グループが作成されるので、メールボックスもできるし、 Microsoft Planner のプランも作成されます。
また、 Microsoft Teams にチームを作成すると裏側では Office 365 グループができます。つまり、チームに紐づいた Microsoft Planner のプランもできるわけです。
とにかく裏側で Office 365 グループが作成される事が多いです。そうなると「 Office 365 グループ 乱立問題」というのが出てきます。もはや管理すべき？という話にもなってきてしまいますが、それはそれで色々難しいので置いといて。
過去に僕が問題だなと思っていた事があります。
SharePoint のチームサイトから Microsoft Planner のプランを追加する際に、すでにその裏側で Office 365 グループ があり、 Microsoft Planner のプランがあるので、その既存のプランを追加する事もできるのですが、デフォルトで新規プランを作成するようなUIになっています。
同じく、 Microsoft Teams のチャネルに Microsoft Planner のプランをタブで追加する際にも、既存のプランを追加する事もできるのですが、デフォルトで新規プランを作成するようなUIになっています。
▼ SharePoint のチームサイトにプランを作成する
▼ Microsoft Teams のチームにプランを作成する
この新規プランで追加する場合、以前は別途 Office 365 グループが作成されてしまっていたんです。なので、ただプランを追加したいだけなのにユーザーの意図しないところで Office 365 グループが作られ、それこそ不必要に乱立してしまうんです。詳細に関しては以下の記事に図解していますので参照してください。
で、僕はこの問題があったので Microsoft Teams のチャネルのタブに Microsoft Planner のプランを追加する際には気を付けましょう！という話をしてきましたし、自分も気を付けていました。
ところが、今年の1月下旬頃に Microsoft Planner に「マルチプラン」なる機能ができたようです。
Planner has a new way to create multiple plans per group – MultiPlan!
https://techcommunity.microsoft.com/t5/Planner-Blog/Planner-has-a-new-way-to-create-multiple-plans-per-group/ba-p/326678
つまり、1つの Office 365 グループに複数のプランを作成できますよ！という事です。
▼ Microsoft Planner から新しいプランを作成するダイアログ内
たしかに「既存の Office 365 グループに追加」がありますね。
▼ここから追加したい Office 365 グループを選択
こうすれば、1つの Office 365 グループに複数のプランを作成できるというわけですね。1つのプランだけでは足りないけど同じグループで新たなプランを追加したい場合には最適です。
で、この機能ができた事により、上述の SharePoint のチームサイトから新規プランの追加や Microsoft Teams のチャネルのタブに新規プランを追加する際の挙動も変わっていました。
▼ SharePoint のチームサイトから新規プランを追加しても
▼ Microsoft Teams のチャネルのタブに新規プランを追加しても
もう知らないうちに新しい Office 365 グループが作成される事はありませんでした。新規プランを作成したチームサイトやチームに紐づく Office 365 グループ内に追加される形でプランが新規作成されます。
Microsoft Planner 側からプランの一覧を見ると、
▼プラン名の下にそれに紐づく Office 365 グループ名も表示されます
また、よく見ると「〇〇 > 一般」などと書かれていて、 Microsoft Teams のチャネル名までわかります。
▼「チーム名 > チャネル名」
また、上のように、同じチャネルに新規プランを複数追加しても問題なさそうです。
という事で、ユーザー側は便利に使いたいけど管理者側では悩みの種だった問題の一つが解消されたのではないでしょうか。そもそも Office 365 グループ をユーザーに説明するのって難しい…。