Microsoft Teams の会議で参加メンバー全員が閲覧・編集できる議事録などメモを取る時、今までは「会議のメモ」が備わっていたけど実体は Wiki なのでもう廃止決定の機能です。他には OneNote を使う人も多いかと思うし、昔ながらにテキストエディタを使う人もいるのかな。 Wiki が廃止され、チームのチャネルの「 Wiki 」タブが「 Notes 」タブになって OneNote が使われるようになったから、会議のメモも OneNote になるのかな？と思いきや、 Loop コンポーネントが使われるんですよね。ここらへん、 Wiki の後継が OneNote と Loop コンポーネントに分かれる点は何か意図があるのかどうか？ちょっとわからないけど…。
2023/04/06 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。
▼ (更新済み)共同会議メモ
見ての通り、展開時期の予定が、対象指定リリース環境は5月下旬～6月上旬、標準リリース環境でも6月中旬～8月上旬となっています。そう見ると結構以前に展開されはじめた機能だけど、僕のこのブログの確認作業で使っている標準リリース環境のユーザーアカウント数個は今朝ようやく展開されたんです。なので標準リリース環境の展開時期が遅れているのか、その上で僕の環境が運悪く展開時期が最後の方だったのか、それはわかりませんが、とにかく僕の中では展開されたてホヤホヤの機能です。
という事で、新しい会議のメモを試してみたいと思います。
※試しながら記事を書いてるけど、触ってみると書く事が結構あるので、記事を複数回に分けてお送りします。今回は会議をスケジュールするところまで。
■会議をスケジュールするところから変わっていた
※非チャネル会議として会議をスケジュールします。
▼会議をスケジュール
一番下に「他のユーザーが編集可能な議題を追加する」という欄が増えています。今まではその上のリッチテキストで記載できる欄に議題など会議の詳細を記載して会議をスケジュールしていたと思います。じゃ、これをクリックするとどうなるのか？
▼ Loop コンポーネントが作成された
まだこの会議の予定をスケジュールする前なのにすでに作成できるんですね。しかも会議用にテンプレートとして「議題」「会議のメモ」「フォローアップタスク」がすでに準備されている状態ですね。さて、まず僕がいつも気にするのは Loop コンポーネントのデータはどこに保存されるのか？非チャネル会議なのでおそらく会議をスケジュールしているユーザーの OneDrive for Business （以下 ODfB ）内だと思って探すと、
▼「会議」というフォルダーが自動作成され、
▼フォルダー内にファイルがありました
話逸れるけど、 Loop コンポーネントのファイルの拡張子が「 .fluid 」から「 .loop 」に変わっていましたね。今年2023年4月から変更されるという予定は知っていたけどすっかり確認する事を忘れていました。手元の環境で見たら5月頭に作った Loop コンポーネントのファイルがすでに .loop だったので予定通り変わってたんですね。話を戻します。
これ、この状態で新しい会議のスケジュールを保存する前に削除したらどうなるんでしょうか？
▼会議のメモを作った後に保存していない会議のスケジュールを破棄すると？
▼あれま、消えない
削除してから15分くらい待ったけど消えませんでした。ということで会議のスケジュール画面で、
▼この状態なら良いけど、
▼この状態にした時
そのあとにやっぱ会議やめた！って破棄しても会議のメモの Loop コンポーネントのファイルはゴミとして残るので要注意ですね。あまり起きるケースではないとは思いますが。
▼ってことでもう一度新しい会議をスケジュールして会議のメモを作ります
あ、この状態だとすでに「会議のメモ.loop」はフォルダー内に存在するので「会議のメモ 1」になっていますね。 ODfB のフォルダーを見ても、
▼こんな感じで同名があった場合は連番を振られます
っていうかまだ会議のタイトルを追加する前に会議のメモを作ったんですよね。普通は上から埋めていくのでこれもまたレアケースでした。じゃ、この状態で会議のタイトルを変更したら？
▼会議のメモを作ったあとに会議のタイトルを変更しても会議のメモの名前は変わらず
では、まだ新しい会議はスケジュール完了する前状態なので「送信」をクリックして会議のスケジュールを確定させます。
▼会議をスケジュールしました
▼スケジュールした会議の詳細を確認
やはり Loop コンポーネントのファイル名は変わらず。ってことで一度会議のメモで Loop コンポーネントを作成すると、その後会議タイトルと Loop コンポーネントのファイル名は連動しないようです。
Microsoft Teams 内で会議のメモとして使う分には会議の詳細画面にメモが紐づいて表示されているから良いけど、場合によっては会議タイトルと会議のメモのファイル名が一致していないと気持ち悪い場合もあるので、会議をスケジュールする際は先に会議のタイトルを入力してから会議のメモを作った方が良さそうですね。また、これで気になって試したのが、会議タイトルを付けたあとに会議のメモを作成し会議をスケジュール。そのあとで会議タイトルを変更した場合。会議タイトルをあとから変更する事はレアケースでもないと思います。こういう場合も会議のメモのファイル名は会議タイトルの変更と連動しないので要注意ですね。
■会議のメモを開催前に共同編集
▼会議開催者が会議のメモを書く
まずは開催者自身が会議のメモを書きます。議題に少し書きました。まぁこれは当然できますよね。じゃ、次に会議の他の参加者は？
▼開催者以外の会議参加者が会議のメモを書く
当然ですが、こちらも書けますよね。なので会議前に参加者全員で会議のメモを埋める事は可能です。議題なんかは抜け漏れがあれば全員で追加したり確認できるので良いですよね。議題はチェックリストになっているので会議が始まったらこの議題にそって会議を進行し、議題が終わったらチェックをすると良いですね。
ただ、これはそもそも Microsoft Loop の問題ですが、上のスクショを見ての通り「他の会議かいか」と入力ミスしたようになっていますが、これ僕は入力ミスしていません。日本語入力に不具合があってこういう現象が起きるんですよね。これは本当に早く解決してもらわないと、会議のメモだけじゃなく Microsoft Loop 自体が日本では使われなくなります。頻繁に起きる現象なので結構イライラするんですよね。日本語だけじゃなくて他の英語以外の言語でも起きてそうだけど。
今日は脱線が多いけどまた戻して、今度は会議のメモは結局 Loop コンポーネントだから会議の参加者以外のユーザーにも色々な場所に貼り付けられるハズです。それを試します。
▼右上の「コンポーネントのコピー」をして、
▼会議の参加者以外のユーザーとのチャットに貼り付けて送信をすると、
▼相手も閲覧・編集できますね
これはチャットで作成した Loop コンポーネントと同じ挙動ですよね。
▼そういう仕様なんです
▼コンポーネントのファイルのアクセス権を ODfB から見たところ
テナント内のユーザーならリンクさえ知っていればだれでも閲覧・編集ができるんです。とはいえ、会議参加者じゃない人に会議の議題やメモを書いてもらう必要性はなかなかないと思うので、実際には非参加者に共有する事は滅多にないんじゃないかとは思いますが。
■チャネル会議は？
ここまで非チャネル会議でやってきたけど、チャネル会議だとどうなのか？だって、 Loop コンポーネントだってチャットは使えるけどチャネルでは使えないですよね。
▼新しい会議をスケジュールした時、既定では非チャネル会議（チャネルが紐づけられていない状態）になっているけど、
▼チャネルを紐づけたら？
あ、やはり会議のメモの部分が消えましたね。なのでやはりチャネル会議では会議のメモは使えませんね。これそのうち使えるようになるのかな？チャネルで Loop コンポーネントが使えるようになるとイイなぁと常々思っているけど、チャネル会議の会議のメモも同じく使えるようになってほしいです。
という事で1つの記事にまとめようとしたら記事を書きながら触っていたら割と書く事が多かったので記事を分割せざるを得なくなりました。次回は実際に会議中に会議のメモを使ってみたり、フォローアップタスクは Microsoft Planner や Microsoft To Do あたりとしっかり連携するのか？あたりも触ってみようと思います。僕が明後日から遅い夏休みに入るので、できれば明日には書きたいとは思います。
[ 2023/08/23 追記 ]
続編も書きました。