Microsoft Teams のチームのタグ、皆さん使っていますか？えっと、僕は使っていません(笑) これ、おそらくタグを使ってみてわかると思いますが、メンテナンスが面倒です。おそらくタグを管理できるユーザーをチームの所有者に絞っているチームが多いと思いますが、マメな所有者であれば問題ないけど、チームメンバーの入れ替わりが激しい場合やタグに追加するメンバーの増減も激しい場合はちょっとメンテナンスが面倒ですよね。そしてタグはタグメンションで利用して効果が出るものだけど、メンションという機能の特性上、1人でもメンバーが少ないと良くないし（その人だけ通知が飛ばないなど）、逆に関係ないメンバーがタグに残っているとその人にとっては迷惑になります。そしてメンテナンスがしっかりされていないと利用する側も信用できないので使われなくなります。つまり、メンテナンスが面倒な上、ちゃんと使うならシビアに管理しないといけないものかと。だから僕は使いません。
と、これから紹介する機能をいきなり否定してしまったような言い方をしてしまったけど、あくまでも僕個人が使うかどうか？の話なだけで、もちろん便利に利用している人も多いだろうし、そういう人にとっては今回紹介する話はうれしい追加機能かも。
2022/03/25 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。
▼ (更新)「タグの管理」タブへの復元オプションの追加
このメッセージを読んだ時にふと気が付いたんです。タグって削除したら復元できないんだ、と。使ってないからこそ気にならなかったけど。そしてメッセージを読むと「タグ」と「タブ」でややこしい(笑)
で、上でも書いたけど基本的にタグはチーム所有者が管理すると思うけど、設定次第ではチームメンバーも管理ができます。
▼「チームを管理」の「設定」タブ内のタグの管理者を選択できる場所
自由にメンバーにも任せているようなチームだったり、所有者に管理を限定しているチームでも所有者自体が多かったりすると、勝手に削除しちゃう人や操作ミスで削除されちゃう事もあるかと思います。その場合、また作り直さなきゃいけなかったんですよね。それが復元できるようになったという事です。
僕の環境に展開されたので触ってみます。
▼タグの管理画面
ややこしい「タグ」のタブです(笑) この時点で下の方に「削除済み」という表示があれば展開された事になります。削除されたタグが0個でも表示されています。
▼ではタグを削除
▼「削除済み」の方に移動されました
これでタグは削除されたので、
▼メッセージで削除されたタグはメンションできなくなりました
■ 「削除済み」からできる事
まずその前に、削除される前のタグは、
▼右に「…」からメニューがあります
また「メンバー」の部分（上のスクショでは人のアイコンと右に2が表示されている部分）をクリックすると、
▼このようにタグの情報が色々表示されます
しかし、「削除済み」に入った削除されたタグに関しては、
▼「復元」しかクリックできない
このようにタグ名とメンバーの人数と説明と削除日とクリックできる復元しかありません。「メンバー」の部分をクリックしても何もアクションはありません。つまり、この削除されたタグにはどんなメンバーが追加されているのか？を復元前に確認する事はできません。まぁ一旦復元してから確認すればイイよって事ですかね。
さて、では復元してみます。
▼復元をクリックすると、
▼確認ダイアログが出て、「タグの復元」をクリック
▼元に戻りました
▼ちゃんとタグメンションも候補に出てきます
という事でタグが復元できるようになりました。
■気になる点① 復元できる期限の記載がない
削除されたものは「削除済み」にずっと残り続けているとは思えませんよね。でも、
▼「削除日」はあっても「復元できる期限日」の記載はない…
これウッカリ削除日が復元できる期限日だと勘違いしそうですよね。じゃ、復元できる期限ってそもそもあるのか？これはメッセージセンターのメッセージに記載がありました。
▼メッセージから該当箇所を引用
「削除日から最大 30 日間」が復元できる期間です。
いやぁ、これメッセージセンターのメッセージに書かれてもねぇ。是非削除日の横に復元できる期限日も併記してほしいところです。
■気になる点② 「削除済み」セクションの挙動
これはそのうち修正される挙動かもしれませんが、削除したタグがあるのに、タグ管理画面を開くと、
▼こういう表示になっている事が多いです
「自分に割り当てられたタグ」や「その他のタグ」には右に(0)(1)という表示があるのに、「削除済み」は折りたたまれた上に数の表示がないんです。これは1つもないと思っちゃうけど、展開させると、
▼展開させるとようやく「削除済み」の右に(1)と数の表示が出てくる
いやいや、展開されれば削除された存在は一目瞭然だけど、折りたたまれた状態の時に数の表示がなければ意味ないでしょ！という事で、おそらくそのうち修正されるんじゃないかと思いますが、タグを管理するチームの所有者はタグの管理画面を開いた時は、パっと見るだけじゃなく「削除済み」を展開させてチェックしてみると良いと思います。
という事で気になる点もありますが、タグの復元機能でした。上述の通り、誰かが勝手に削除したり操作ミスで削除するなんて事もあるかもしれないので、しっかりタグを管理して有効活用しているチームにおいては、チームの所有者が定期的にタグの管理画面をチェックし、削除済みにタグが入っているかもチェックした方が良いかもしれませんね。
もしくは、削除されればタグメンションが使えなくなるのでメンバーから連絡が入るだろうし、30日間の復元期間が過ぎても、30日間も使わないようなタグは不要であろうという考えにしておけば、特に定期的にチェックはしなくても良いかもしれないですね。最悪作り直せば良いし。