Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターには4月20日付けで以下のメッセージが公開されました。
▼(更新)開催者は会議をロックできます
結構前に公開されていたので忘れていました。メッセージ内にはタイムラインが更新されて7月中旬から展開を開始する事になってたけど、7月上旬の昨日、僕の環境には展開されていることに気が付きました。では、試してみます。
■まず勘違いしてた
「会議をロック」と聞いた時に、元バンドマンの僕は音楽のジャンルのロックかと思い…さすがにそういう勘違いじゃないのでご安心を。ほら、 Microsoft Teams の会議って開催時間が決まってるのに、開催前や開催後にも会議に入れちゃうじゃないですか。極端な話、会議開催された1週間後でもその会議に参加できちゃうんですよね。それをロックさせる機能かと思いました。つまり、会議が終了したらその後は会議がロックされて誰も入れないという。で、実際にそういうものだと勘違いして試してみたら、設定後に会議を終了させても、他のユーザーは会議に参加できたので、勘違いだと気が付きました。じゃ、どういう意味のロックンロールなのか？
■設定をしてみる
まずメッセージ内の記載の通り、開催者のみ設定できるようです。
▼チャネル会議で試します
▼開催者で参加し「参加者」を表示
▼パネル右上「…」から「会議をロック」をクリック
このメニューが今までなかったんですよね。なので自分が開催者の会議でここを開いてこのメニューが表示されていたら、この機能が展開されている証。
▼更に確認のダイアログボックスが出るから「ロック」をクリック
この説明文は良く読んだ方が良さそうです。理由は後で。
▼会議がロックされるとこのようなバー表示が
これで設定完了です。
■ロックされた状態の挙動確認
では、ロックされた状態で参加していないメンバーが参加を試みます。
▼参加していないメンバーがこのチャネル会議を見る
ここでは会議がロックされている事はわかりません。参加ボタンもあるのでクリックします。
▼入室前の画面まで開けます
なんだ？入れるのか？と思って「今すぐ参加」をクリックすると、
▼ここでようやくロックされている事がわかりました
う～ん、これ SharePoint の頃からちょくちょくあるけど、色々操作させておいて期待させておいて最後にできないんかい！ってパターン。これももっと早い段階で会議がロックされている事を可視化してくれればイイなぁと思います。
いずれにせよ、このように今参加している会議参加者以外のユーザーに参加されたくない場合は会議をロックすればOKですね。ただどうなんだろう？そんなシーンってありますかね？非チャネル会議であれば必要なメンバー以外は招待しなければイイでしょ？となるとこのようにチャネル会議の場合、チームメンバーであれば参加できるので、チャネル会議だけど会議に参加するメンバーは限定したい場合？あとはちょうど今いるメンバー以外に聞かれたらマズイ話をしたい場合はロックをしてから話す感じ？それもどうなんだろう？健全なのかなぁと思ってしまったり。僕にはちょっと利用シーンがわかりません。
■気を付けてね
上の方でロックする直前のダイアログボックス内の説明文を良く読んだ方がイイって書きました。理由は特に「録画」です。今回のように会議をロックさせて今いるメンバー以外にはナイショな話をしたとします。でも実は録画をしていました～となると、
▼ロックされて参加できなかったメンバーも録画のリンクは見えるし
▼もちろん録画を視聴できます
このウッカリには気を付けた方が良さそうですね。
■その他
上で少し触れてるけど、非チャネル会議でも会議のロックはできました。とはいえ、チャネル会議以上に非チャネル会議に会議のロックを利用する用途があるんでしょうかね。招待されたのに入ろうとしたらロックされてた…なんて感じ悪いですよねぇ。あとスケジュールした会議じゃなくても「今すぐ会議」でも会議のロックできました。そのくらいかな？
という事で。僕個人的にはあまり利用シーンを見出すことができなかったんですけど、もしここぞ！というシーンがあったら使ってみてはいかがでしょうか。