SharePoint のアンケートリストは気軽にアンケートをとれるので意外と利用されると思います。反面、運営方法次第だと色々トラブルの元にもなりかねません。当ブログでも過去にアンケートに関しては記事を書いてきました。
- SharePoint アンケートリストの回答者からのよくある問い合わせ「中断したアンケートの回答を再開できない！」
- SharePoint アンケートリストで匿名回答の設定がされていても回答者はわかってしまう
今回記事にするのは集計の際の注意点です。
実際に何度かあったトラブルなのですが、トラブル内容は、「集計したスプレッドシートが集計直後には表示されたが、今開いたらエラーで開けない。」というトラブルです。
実際にトラブルを再現してみます。
【トラブル再現】
▼こんなアンケートを作りました。（低レベルの質問で恐縮です）
▼4件の回答があります。
▼スプレッドシートにエクスポートします。
▼エクスポート直後にowssvr.iqyを開きます。（見慣れない拡張子ですよね）
▼しっかり4件集計されたデータが表示されました。
ここまでは問題ありません。ここから数日経過したあと、あらためて集計しようとしたところ…
▼同じowssvr.iqyを開くとエラーで開けませんでした。
こういう流れです。
【原因】
原因は「該当アンケートリストを削除」したことです。
通常、アンケートを運営していて、その性質上、長くデータは保管したくないので、集計が終わったらアンケートリスト自体を削除する事は普通のことかと思います。
では、なぜアンケートリストを削除した後にowssvr.iqyを開くとエラーになるのか？それはowssvr.iqyの中に回答データがないからです。つまりowssvr.iqyはアンケートリスト内のデータをその都度表示させているだけなんです。だからアンケートリストを削除すると、表示させるべきデータが削除されているのでエラーが出るわけです。試しにowssvr.iqyをテキストエディタで開いてみましょう。
▼回答データは一つもなく、接続する際の情報が記載されているだけです。
【対処法】
原因がわかれば対処法もわかります。
アンケートリストを削除する前に、owssvr.iqyを開いてxlsx形式などで別名保存すればOKです。もしくは回答データをコピーして、新規ファイルにペーストするなど。つまり、実データとして保存すればOKです。
【考察】
SharePoint に精通している方はこれらを把握しているかもしれないので、アンケートの作成から集計といった管理を SharePoint の運用・運営部門が一括して行っている場合は良いですが、SharePoint に精通していないユーザーに相応の権限を付与して作成から集計まで行ってもらっている運営をしている場合は、事前にマニュアルに記載しておくなどで教えておいたほうが良い内容かもしれません。トラブルが起きた際にアンケートリストがごみ箱に残っていれば良いですが、ごみ箱からも消えていたら、折角のアンケートがパァになりますからね。