Microsoft Teams 【みんな知っておくべき!?】「チャット」で添付ファイルする時の注意点③(影響度:中)

Microsoft Teams の「添付ファイル」という視点の動画シリーズ第4弾です。

まずは過去のおさらい。

■第1弾

「チャット」と「チームのチャネルの投稿」の添付ファイルの保存場所の違いの話

Microsoft Teams :【みんな知っておくべき!?】「チャット」と「チームのチャネルの投稿」の添付ファイルの保存場所(動画)

■第2弾

「チャット」に添付ファイルをした時の仕組みと注意点(影響度:低)

Microsoft Teams :【みんな知っておくべき!?】「チャット」で添付ファイルする時の注意点①(動画)

■第3弾

「チャット」に新規メンバーを追加した時の注意点(影響度:中)

Microsoft Teams 【みんな知っておくべき!?】「チャット」で添付ファイルする時の注意点②(影響度:中)

そして今回、第4弾。

今回も先にここでネタバレしておくと、グループチャットからメンバーが退出した後でも、退出したメンバーはチャットに参加していた頃に共有されていたファイルは利用することができてしまうという事です。この仕組みを知っておくとグループチャットにすべきか?チームを作成すべきか?の判断材料にもなるし、知らないで後々トラブルになりかねない場合もあります。そういう意味でも僕基準の影響度が「中」です。気になる方は是非動画見てください。そしてチャンネル登録と高評価をお願いします。

さて、そろそろ影響度「高」の話をしたいところだけど、動画でも実際に画面を見て挙動を確認しながら話したいけど、動作を確認するまで期間を要する仕様があって…それを確認できるのはまだ先なので困った。

Microsoft Teams 【みんな知っておくべき!?】「チャット」で添付ファイルする時の注意点②(影響度:中)

Microsoft Teams の「添付ファイル」という視点の動画シリーズ第3弾です。

まずは過去のおさらい。

■第1弾

「チャット」と「チームのチャネルの投稿」の添付ファイルの保存場所の違いの話

Microsoft Teams :【みんな知っておくべき!?】「チャット」と「チームのチャネルの投稿」の添付ファイルの保存場所(動画)

■第2弾

「チャット」に添付ファイルをした時の仕組みと注意点(影響度:低)

Microsoft Teams :【みんな知っておくべき!?】「チャット」で添付ファイルする時の注意点①(動画)

そして今回。もうここでネタバレします。

すでに困った事になった人もいると思います。グループチャットに新規メンバーを追加した時、それまでの会話の履歴を閲覧できるかどうかの設定は可能だけど、それまでの添付ファイルのアクセス権限は自動で付与されないという話です。これは場合によっては影響度は中レベルかと思います。10個程度の添付ファイルならイイけど、50個くらい添付ファイルあったら大変ですよね。動画ではこれらの挙動を実際に画面を見ながら試しています。

この特に「チャット」に添付ファイルのネタはまだあるので、もう少しシリーズで動画作成します。知らないで使ってると後々になって困ったことになりかねません。気になる方は、僕の動画作成のモチベーションアップのためにも、チャンネル登録と高評価をよろしくお願いします!


この記事はタイマーセットで公開しますが、今頃は人間ドックの受付をしている時あたりで、ドキドキしてると思います。苦手なんだよなぁ…。

Microsoft Teams :【みんな知っておくべき!?】「チャット」で添付ファイルする時の注意点①(動画)

シリーズ化する感じですが、 Microsoft Teams に関する「添付ファイル」という視点で見た「チャット」と「チームのチャネルの投稿」の違いとその仕組みや特性やメリット・デメリットについて話していこうかと思います。

前回はまず添付ファイルの保存場所の違いの説明をしました。

Microsoft Teams :【みんな知っておくべき!?】「チャット」と「チームのチャネルの投稿」の添付ファイルの保存場所(動画)

今回は第2弾。「チャット」の添付ファイルに注目します。チャットにドラッグ&ドロップで気軽にファイルを添付して共有した場合、そのファイルの保存先はどこなのか?どういう仕組みで保存されているのか?アクセス権限はどうなってるのか?何か特性というかクセ的なものはあるのか?それによるトラブルの可能性はあるのか?あたりを紹介していきます。実際に画面を表示して試しながら確認してるのであまり間違いなどはないとは思いますが、見るのがしんどくならないようになるべく長くても1本10分程度にしたいと思っています。

今回の動画のトピックは以下。

  • チャットにファイルを添付するとどこに保存されるのか?
  • 同じファイル名のファイルを別の人とのチャットに添付した時の挙動の特性
  • その特性がどう影響するか?
  • 良い方法は?

このあたりです。知らなくても別にイイけど知っておくと1年後2年後…あたりにトラブルにならないんじゃないか?というネタです。関心のある人は動画を見てみてください。

※今後も見てみたい方は、チャンネル登録と高評価も、よろしくお願いします。

Microsoft Teams :【みんな知っておくべき!?】「チャット」と「チームのチャネルの投稿」の添付ファイルの保存場所(動画)

Microsoft Teams 初心者が最初に混乱するのが「チャット」と「チーム(のチャネルの投稿)」だと思います。どっちもいわゆるチャットができるんですよね。そうすると「どう違うの?」「どう使い分けるの?」というところになりますが、正解はないと思います。ただ、両方の特性やメリット・デメリットを知る事で自然と自分のチームや組織に合ったベストプラクティスは模索して徐々に見出せるんじゃないかとも思います。ただ、管理者であるIT部門や利活用促進部門は Microsoft Teams の裏側の仕組みを把握しておく必要はあるかもしれないけど、ことエンドユーザーである従業員たちがどこまで裏側の仕組みを把握すべきなのか?IT部門はどこまで従業員に教えるべきなのか?というのは非常に悩ましいです。知らなくたって使えるし、難しい事を説明したってかえって混乱するので。このサジ加減は僕もわかりません。おそらくここら辺もその組織次第だとも思います。ただ一つ言える事は、知らないと後々困ったりトラブルになりかねない可能性もあるんですよね。なのできっとこのブログや僕の YouTube の動画をワザワザ検索結果から見てくれる人達は関心が高い人達だと思うので(すでに把握してる人達も多そうですが…)、あえて僕が理解してる範囲内でなるべく画面を見ながら説明したいと思いつきました。

今回はまず「添付ファイルの保存場所」という観点で2者の違いをお話します。ここで言う「添付ファイル」というのは、つまり自分のPC上にあるファイルを入力欄にドラッグ&ドロップしてメッセージを投稿する事です。簡単に言えば、

「チャット」に添付ファイル → 保存先は OneDrive
「チームのチャネルの投稿」に添付ファイル → 保存先は SharePoint

となりますが、別にそんな事知らなくたって、 Microsoft Teams 上で、メッセージに添付されているファイルのリンクをクリックすれば利用できちゃうんですよね。

実際はもう少し細かい説明が必要だったり、実際の画面上ではどうなのか?あたりも気になると思います。動画にして YouTube にアップロードしたので、こちらを見てください。

今回は触りの部分の説明ですが、今後は更に深堀りしつつ、その特性がゆえの注意点なども動画にしてみたいと思います。あまり長い動画は大変だと思うので、なるべく1本10分以内にしたいと思います。

で、意外と動画作成は大変なので、モチベーションアップして継続させるためにも、是非、チャンネル登録と高評価をお願いします!

https://www.youtube.com/c/Home365/

Microsoft Planner : Microsoft Teams のタブにプランを追加した際にできなかった操作ができるようになっていた

過去にこんな記事を書きました。

Microsoft Planner : タスクに自分のPC内のファイルを添付できない場合がある

読んでもらえばわかりますが、 Microsoft Teams のタブに Microsoft Planner のプランを追加した際に、タスクにファイルを添付する時、PC内のファイルをアップロードするメニューがなかったんです。

▼当時のスクショ

添付ファイルの追加方法が「リンク」「 SharePoint 」しかなかったんです。

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Microsoft Planner :タスクに添付したファイルはどこに保存されるのか?その方法が良いのか?

[ 2020/07/16 追記 ]
現在はこの制限事項は解消されていました。

Microsoft Planner : Microsoft Teams のタブにプランを追加した際にできなかった操作ができるようになっていた


気軽にチーム内のタスク管理をするのに便利な Microsoft Planner ですが、タスクにファイルを添付する事が可能です。

▼タスクのここから添付ファイル

“Microsoft Planner :タスクに添付したファイルはどこに保存されるのか?その方法が良いのか?” の続きを読む

Microsoft Planner : タスクに自分のPC内のファイルを添付できない場合がある( I can not attach a file on my PC to a task )

※このブログを多言語対応してみたので、試験的に記事タイトルに(怪しい)英語を付け足しています。

思わず「オーマイガッ!」と言ってしまった事を、共有します。

“Microsoft Planner : タスクに自分のPC内のファイルを添付できない場合がある( I can not attach a file on my PC to a task )” の続きを読む

SharePoint :リストの添付ファイルでファイル管理はしない方が良いと思う

当ブログの免責事項に個人的見解である旨は記載しているけど、あらためて記載しますが、この記事もあくまでも僕の個人的見解です。特にこの記事を読まれている方が企業の SharePoint 管理者やサイトコレクションの管理者の場合は、最終的な判断はご自身で調査した結果で判断してください。

SharePoint はサイト内に配置できるコンテンツは大別すると「リスト」「ライブラリ」「ページ」の3つかと思います。で、ページはちょっと別として SharePoint を知らない方に説明する場合は「リスト」と「ライブラリ」を重点的に説明するのですが、説明後によく質問されるのが以下の質問。

「リストもアイテムにファイルを添付できますよね?ライブラリと何が違うの?」

僕の説明が悪い事に反省しつつ、その回答としてリストの添付ファイルでファイル管理をする事をお勧めしない理由を挙げています。

■リストの添付ファイルはバージョン管理の対象外

リスト自体にバージョン管理の機能はあります。しかし、添付ファイルはバージョン管理の対象外です。

▼そもそも添付ファイルに同じファイル名のファイルは上書きアップロードできません。

なのでファイルを更新して最新版を添付する場合は、すでに添付済のファイルを削除し、最新版を添付しなおします。その後にアイテムのバージョン履歴から復元をしても、添付ファイルは元に戻りません。

■リストにはファイルを管理する機能はない

ライブラリなら持っている機能がリストの添付ファイルにはありません。例えば…

  • 共同編集
  • チェックインチェックアウト
  • ファイルごとにメタデータを付ける
  • フォルダー

など。

■リストの添付ファイルのファイル名は検索対象外

ファイルの中身はクロールされるのでこれはあまり大きな問題ではないとは思いますが、大事なのは次かもしれないです。

■アイテムに添付ファイルが多くあると結局探すのが大変

上述の通り添付ファイルの中身はクロールの対象ですが、検索結果に表示されるのは添付ファイルではなく添付されている本体のアイテムです。なので、アイテムに例えば20ファイルほど添付していたとしたら、検索結果からアイテムに行っても、その中の20ファイルからどれが目的のファイルかはわかりません。ファイル名で判断がつけば良いけど、判断付かない場合は20ファイルを上から順に中を開いて探すしかないです。


これらの理由から「ファイルを管理する」という用途の場合は、リストの添付ファイルはお勧めしていません。

ファイル管理に不向きなだけで、ファイルを添付しない方が良いとは言っていません。管理する必要のないファイルであればアイテムの表現を豊かにする方法としてファイルを添付する使い方は問題ないと思います。例えば画像を添付とか。

SharePoint :リストのアイテムに画像を挿入させるもう一つの方法(宛先ライブラリの権限が不足している場合)

それぞれの特徴や機能を考慮して有効に利用できると良いですね。

PowerApps : SharePoint のリストに添付した画像を表示させる方法

※本題の前に回りくどくなりますが前段の説明から入ります。色々知ってる人は飛ばしてください。

Office 365 のライセンスのみでは CDS ( Common Data Service )は利用できないので、PowerApps のアプリのデータの保存場所は OneDrive や SharePoint などを使う事になると思います。
PowerApps は SharePoint のフォームのカスタマイズをする用途もありますが、今回は SharePoint のカスタムリストを保存場所にしてアプリを作成した場合の話です。

“PowerApps : SharePoint のリストに添付した画像を表示させる方法” の続きを読む

Microsoft Teams :添付ファイルを添付後に削除したらどうなるか?会話を削除したらどうなるか?

■添付ファイルを添付後に削除したらどうなるか?

▼ファイルを添付して会話を開始

▼「ファイル」タブから添付したファイル(「削除テスト.xlsx」)を削除

▼削除しても会話の方は変化なし。ファイルのリンクをクリックすると…

▼「ファイルが見つかりませんでした。」

添付ファイルを添付後に削除したら、会話のリンクは特に変化はありませんでした。

■添付ファイルを添付後に会話を削除したらどうなるか?

▼ファイル(「削除テスト2.xlsx」)を添付して会話を開始

▼添付した会話を削除

▼削除されました

▼「ファイル」タブを見ると、ファイルは削除されていませんでした

添付ファイルを貼り付けている会話を削除しても、添付ファイル自体は削除されませんでした。削除した会話を復元したい場合は安心ですね。

しかし、おそらくこの挙動を知らないユーザーは、会話を削除すれば添付ファイルも削除されたと思う可能性が高いと思います。

ゴミファイルが溜まったり、不要ファイルがずっと残っている事でのトラブルもありますので、この挙動は周知させておいても良いのかなと思いました。

不要ファイルが残っていた事でのトラブルは SharePoint の頃からもあると思います。ファイルサーバーでもメールの添付でもありえます。
例えば、古い情報の記載があるファイルを削除したと思っていたらそのまま残っていて、検索でそのファイルにたどり着いたユーザーがそのファイルが最新だと思い込んでお客様に提出したら、実は古い情報だったためにトラブルに…のような。チーム内の会話を把握していればそのファイルが最新ではないのは把握できますが、検索結果からファイルにたどり着いた場合はその経緯を知らないユーザーもいますからね。