Microsoft Teams :チャットに同名ファイルを添付した時の案内が親切になった

Microsoft Teams は雑に言うと Microsoft 365 の既存のアーキテクチャの組み合わせのようなものです。メッセージングのデータは Outlook のメールと同じく Exchange にデータが保存されているし、チームのチャネルのメッセージにファイルを添付すれば SharePoint に保存されるし、そしてチャットにファイルを添付すれば OneDrive for Business (以下 ODfB ) に保存されるし。そして他のビジネスチャットサービスと比較する時に良くも悪くも添付ファイルの保存先が SharePoint か ODfB である事がクセが強い一因でもあります。これは SharePoint や ODfB をある程度知っている人からするとクセを理解しやすいけど、知らない人からすると理解しにくいクセですよね。

チャットにファイルを添付した時のクセが一番強いと思っています。その一つが同名ファイルを添付した時の挙動。あるチャットルーム(個人チャット、グループチャットどちらでも)にファイルを添付しました。同じチャットルームに同名ファイルを添付しようとすると、他のビジネスチャットサービスでは同名ファイルでも問題なくファイルを添付できるのもあるでしょう。これはこれでファイル管理の観点からするとメールにファイル添付した時と同じく、やりとりが増えるほどどれが正式版なのか?最新版なのか?がわからずに、先祖返りしただのトラブルが起きるケースにつながると思います。一方で Microsoft Teams のチャットの場合は、同名ファイルを添付しようとすると、裏側では ODfB の特定フォルダー内にファイルを保存するという仕様上、同名ファイルの添付はできません。なので添付済みの同名ファイルから置換をするか hogehoge(1).xlsx のように連番を振って別ファイル名として保存させるかの二択でした。

▼2017年当時のスクショ

しかしここまでは特にクセは強くありませんが、 Microsoft Teams のクセが強いところは別のチャットルームにファイルを添付しようとしても、どこかのチャットルームで一度でもファイルを添付していたら、やはり同名ファイルは保存できないんです。「え?このチャットルームでは添付した事ないのに…」という感じになります。これは上でも書きましたが、チャットのメッセージにファイルをドラッグ&ドロップするなどPC内のファイルを貼り付ける形で添付をすると、裏側では ODfB の特定のフォルダーに保存される挙動だからです。この特定のフォルダーはチャットルームごとに更にサブフォルダーを作るわけではなく、全部その特定フォルダーの層に保存されていくんです。なので別のチャットルームだとしても同名ファイルでは保存できないわけです。

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Microsoft Teams :メッセージの添付ファイルにプレビューが表示されるようになった

僕の標準リリース環境ではまだ展開されていないユーザーもいるけど、展開時期としてはすでに終わりに差し掛かっているので、目立つアップデートだから多くの人が気が付いているとは思いますが、チャットやチャネルのメッセージに添付したファイルはこれまではリンクだけだったけど、プレビュー画像が表示されるようになりました。

2024/05/06 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。

▼ Microsoft Teams: メッセージ内の新しいファイル イメージのプレビュー

特に多く説明するようなアップデート内容ではありませんが、試します。

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Microsoft Teams :チャットのスケジュール送信に添付したファイルのアクセス権限は?

※あくまでも僕が自分の環境で実際に試してみた結果をベースにしています。

Microsoft Teams のチャットでメッセージをスケジュール送信できるようになったのが先月2022年12月です。

Microsoft Teams :チャットのメッセージをスケジュール送信できるようになった

さて、この記事には書いていないけど、この機能で気になる点がありました。それを今回は試してみたいと思います。何かというとスケジュール送信を設定したメッセージにファイルを添付している場合は、ファイルのアクセス権限がどうなっているのか?という点です。メッセージが送信されるまでは添付したファイルは他ユーザーが表示できるのか?どんなアクセス許可の設定がされているのか?

なぜ気になったのか?というと、実は Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターのこの機能アップデートについての該当メッセージにちょっと記載があるんです。

▼「(更新済み)Teams チャットの送信をスケジュールする」から一部抜粋引用

「インライン画像と添付ファイルは、メッセージが配信された後にのみチャット内の他のユーザーがアクセスできます。」という事です。つまりスケジュール設定されたメッセージに添付したファイルは配信前には他ユーザーはアクセスできないという事ですよね。ただし、そもそもメッセージセンターのメッセージは英語を機械翻訳で日本語にしているので、細かいニュアンスが正しく翻訳されていない可能性もあります。なので実際に試してみます。

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Microsoft Teams :チャットのメッセージへの添付ファイルの仕様が変わったっぽい(動画付き)

※本記事および紹介している動画は、あくまでも僕が試してみた結果に基づいています。

「チームのチャネルの投稿」じゃないですよ。「チャット」ですよ。チャットのメッセージにファイルを添付したら、裏側では添付したユーザーの OneDrive の特定フォルダー内にアップロードされて共有設定されているという仕様は色々な場所でも話してきました。それが共有方法が変わったっぽいんですよね(今、まさに展開中のようです)。僕が持っている複数テナントで、仕様変更前と後があったので、色々触って違いを調べてみました。結構気になる点もあります。(最下部に紹介している動画は、より詳細に説明しています。)

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Microsoft Teams 【みんな知っておくべき!?】「チャット」で添付ファイルする時の注意点③(影響度:中)

Microsoft Teams の「添付ファイル」という視点の動画シリーズ第4弾です。

まずは過去のおさらい。

■第1弾

「チャット」と「チームのチャネルの投稿」の添付ファイルの保存場所の違いの話

Microsoft Teams :【みんな知っておくべき!?】「チャット」と「チームのチャネルの投稿」の添付ファイルの保存場所(動画)

■第2弾

「チャット」に添付ファイルをした時の仕組みと注意点(影響度:低)

Microsoft Teams :【みんな知っておくべき!?】「チャット」で添付ファイルする時の注意点①(動画)

■第3弾

「チャット」に新規メンバーを追加した時の注意点(影響度:中)

Microsoft Teams 【みんな知っておくべき!?】「チャット」で添付ファイルする時の注意点②(影響度:中)

そして今回、第4弾。

今回も先にここでネタバレしておくと、グループチャットからメンバーが退出した後でも、退出したメンバーはチャットに参加していた頃に共有されていたファイルは利用することができてしまうという事です。この仕組みを知っておくとグループチャットにすべきか?チームを作成すべきか?の判断材料にもなるし、知らないで後々トラブルになりかねない場合もあります。そういう意味でも僕基準の影響度が「中」です。気になる方は是非動画見てください。そしてチャンネル登録と高評価をお願いします。

さて、そろそろ影響度「高」の話をしたいところだけど、動画でも実際に画面を見て挙動を確認しながら話したいけど、動作を確認するまで期間を要する仕様があって…それを確認できるのはまだ先なので困った。

Microsoft Teams 【みんな知っておくべき!?】「チャット」で添付ファイルする時の注意点②(影響度:中)

Microsoft Teams の「添付ファイル」という視点の動画シリーズ第3弾です。

まずは過去のおさらい。

■第1弾

「チャット」と「チームのチャネルの投稿」の添付ファイルの保存場所の違いの話

Microsoft Teams :【みんな知っておくべき!?】「チャット」と「チームのチャネルの投稿」の添付ファイルの保存場所(動画)

■第2弾

「チャット」に添付ファイルをした時の仕組みと注意点(影響度:低)

Microsoft Teams :【みんな知っておくべき!?】「チャット」で添付ファイルする時の注意点①(動画)

そして今回。もうここでネタバレします。

すでに困った事になった人もいると思います。グループチャットに新規メンバーを追加した時、それまでの会話の履歴を閲覧できるかどうかの設定は可能だけど、それまでの添付ファイルのアクセス権限は自動で付与されないという話です。これは場合によっては影響度は中レベルかと思います。10個程度の添付ファイルならイイけど、50個くらい添付ファイルあったら大変ですよね。動画ではこれらの挙動を実際に画面を見ながら試しています。

この特に「チャット」に添付ファイルのネタはまだあるので、もう少しシリーズで動画作成します。知らないで使ってると後々になって困ったことになりかねません。気になる方は、僕の動画作成のモチベーションアップのためにも、チャンネル登録と高評価をよろしくお願いします!


この記事はタイマーセットで公開しますが、今頃は人間ドックの受付をしている時あたりで、ドキドキしてると思います。苦手なんだよなぁ…。

Microsoft Teams :【みんな知っておくべき!?】「チャット」で添付ファイルする時の注意点①(動画)

シリーズ化する感じですが、 Microsoft Teams に関する「添付ファイル」という視点で見た「チャット」と「チームのチャネルの投稿」の違いとその仕組みや特性やメリット・デメリットについて話していこうかと思います。

前回はまず添付ファイルの保存場所の違いの説明をしました。

Microsoft Teams :【みんな知っておくべき!?】「チャット」と「チームのチャネルの投稿」の添付ファイルの保存場所(動画)

今回は第2弾。「チャット」の添付ファイルに注目します。チャットにドラッグ&ドロップで気軽にファイルを添付して共有した場合、そのファイルの保存先はどこなのか?どういう仕組みで保存されているのか?アクセス権限はどうなってるのか?何か特性というかクセ的なものはあるのか?それによるトラブルの可能性はあるのか?あたりを紹介していきます。実際に画面を表示して試しながら確認してるのであまり間違いなどはないとは思いますが、見るのがしんどくならないようになるべく長くても1本10分程度にしたいと思っています。

今回の動画のトピックは以下。

  • チャットにファイルを添付するとどこに保存されるのか?
  • 同じファイル名のファイルを別の人とのチャットに添付した時の挙動の特性
  • その特性がどう影響するか?
  • 良い方法は?

このあたりです。知らなくても別にイイけど知っておくと1年後2年後…あたりにトラブルにならないんじゃないか?というネタです。関心のある人は動画を見てみてください。

※今後も見てみたい方は、チャンネル登録と高評価も、よろしくお願いします。

Microsoft Teams :【みんな知っておくべき!?】「チャット」と「チームのチャネルの投稿」の添付ファイルの保存場所(動画)

Microsoft Teams 初心者が最初に混乱するのが「チャット」と「チーム(のチャネルの投稿)」だと思います。どっちもいわゆるチャットができるんですよね。そうすると「どう違うの?」「どう使い分けるの?」というところになりますが、正解はないと思います。ただ、両方の特性やメリット・デメリットを知る事で自然と自分のチームや組織に合ったベストプラクティスは模索して徐々に見出せるんじゃないかとも思います。ただ、管理者であるIT部門や利活用促進部門は Microsoft Teams の裏側の仕組みを把握しておく必要はあるかもしれないけど、ことエンドユーザーである従業員たちがどこまで裏側の仕組みを把握すべきなのか?IT部門はどこまで従業員に教えるべきなのか?というのは非常に悩ましいです。知らなくたって使えるし、難しい事を説明したってかえって混乱するので。このサジ加減は僕もわかりません。おそらくここら辺もその組織次第だとも思います。ただ一つ言える事は、知らないと後々困ったりトラブルになりかねない可能性もあるんですよね。なのできっとこのブログや僕の YouTube の動画をワザワザ検索結果から見てくれる人達は関心が高い人達だと思うので(すでに把握してる人達も多そうですが…)、あえて僕が理解してる範囲内でなるべく画面を見ながら説明したいと思いつきました。

今回はまず「添付ファイルの保存場所」という観点で2者の違いをお話します。ここで言う「添付ファイル」というのは、つまり自分のPC上にあるファイルを入力欄にドラッグ&ドロップしてメッセージを投稿する事です。簡単に言えば、

「チャット」に添付ファイル → 保存先は OneDrive
「チームのチャネルの投稿」に添付ファイル → 保存先は SharePoint

となりますが、別にそんな事知らなくたって、 Microsoft Teams 上で、メッセージに添付されているファイルのリンクをクリックすれば利用できちゃうんですよね。

実際はもう少し細かい説明が必要だったり、実際の画面上ではどうなのか?あたりも気になると思います。動画にして YouTube にアップロードしたので、こちらを見てください。

今回は触りの部分の説明ですが、今後は更に深堀りしつつ、その特性がゆえの注意点なども動画にしてみたいと思います。あまり長い動画は大変だと思うので、なるべく1本10分以内にしたいと思います。

で、意外と動画作成は大変なので、モチベーションアップして継続させるためにも、是非、チャンネル登録と高評価をお願いします!

https://www.youtube.com/c/Home365/

Microsoft Planner : Microsoft Teams のタブにプランを追加した際にできなかった操作ができるようになっていた

過去にこんな記事を書きました。

Microsoft Planner : タスクに自分のPC内のファイルを添付できない場合がある

読んでもらえばわかりますが、 Microsoft Teams のタブに Microsoft Planner のプランを追加した際に、タスクにファイルを添付する時、PC内のファイルをアップロードするメニューがなかったんです。

▼当時のスクショ

添付ファイルの追加方法が「リンク」「 SharePoint 」しかなかったんです。

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Microsoft Planner :タスクに添付したファイルはどこに保存されるのか?その方法が良いのか?

[ 2020/07/16 追記 ]
現在はこの制限事項は解消されていました。

Microsoft Planner : Microsoft Teams のタブにプランを追加した際にできなかった操作ができるようになっていた


気軽にチーム内のタスク管理をするのに便利な Microsoft Planner ですが、タスクにファイルを添付する事が可能です。

▼タスクのここから添付ファイル

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