カテゴリー: Microsoft Teams

Microsoft Teams ：添付ファイルを添付後に削除したらどうなるか？会話を削除したらどうなるか？

■添付ファイルを添付後に削除したらどうなるか？

▼ファイルを添付して会話を開始

▼「ファイル」タブから添付したファイル（「削除テスト.xlsx」）を削除

▼削除しても会話の方は変化なし。ファイルのリンクをクリックすると…

▼「ファイルが見つかりませんでした。」

添付ファイルを添付後に削除したら、会話のリンクは特に変化はありませんでした。

■添付ファイルを添付後に会話を削除したらどうなるか？

▼ファイル（「削除テスト2.xlsx」）を添付して会話を開始

▼添付した会話を削除

▼削除されました

▼「ファイル」タブを見ると、ファイルは削除されていませんでした

添付ファイルを貼り付けている会話を削除しても、添付ファイル自体は削除されませんでした。削除した会話を復元したい場合は安心ですね。

しかし、おそらくこの挙動を知らないユーザーは、会話を削除すれば添付ファイルも削除されたと思う可能性が高いと思います。

ゴミファイルが溜まったり、不要ファイルがずっと残っている事でのトラブルもありますので、この挙動は周知させておいても良いのかなと思いました。

不要ファイルが残っていた事でのトラブルは SharePoint の頃からもあると思います。ファイルサーバーでもメールの添付でもありえます。
例えば、古い情報の記載があるファイルを削除したと思っていたらそのまま残っていて、検索でそのファイルにたどり着いたユーザーがそのファイルが最新だと思い込んでお客様に提出したら、実は古い情報だったためにトラブルに…のような。チーム内の会話を把握していればそのファイルが最新ではないのは把握できますが、検索結果からファイルにたどり着いた場合はその経緯を知らないユーザーもいますからね。

Microsoft Teams ： 添付ファイルを添付後にフォルダー移動したらどうなるか？

数日前に Microsoft Teams で添付ファイルを添付後にファイル名変更したらどうなるか？添付した会話のリンクはデッドリンクになってしまうのか？否か？という記事を書き、若干違和感あるけど問題ないことを確認しました。

Microsoft Teams ：添付ファイルを添付後にファイル名変更したらどうなるか？

この記事を書いている時に「では、フォルダー移動したらどうなるんだろう？」と思ったけど、時間がないのでネタメモに書いて後日検証しようと思っていました。しかし、SNS上で「フォルダー移動もOKですよ」とのお話をいただき解決してしまったのですが、当ブログは自分への備忘録も兼ねているので結果がわかっていてもやります。

▼会話にファイルを添付します

▼「ファイル」タブに添付ファイルがあることを確認

▼この画面からフォルダーを作成します

▼フォルダーが作成されました（「フォルダー01」）

▼添付ファイル「フォルダーテスト.xlsx」を移動します

▼移動後に「フォルダー01」内に「フォルダーテスト.xlsx」が移動されたことを確認

▼会話に戻ると特に異変はないです

添付ファイルにはファイル名しか記載がないから、フォルダーが移動されたところで変化はないですよね。で、会話内の添付ファイルへのリンクをクリックすると

▼無事にファイルの中身が表示されました

という事で、Microsft Teams では、添付ファイルを後々フォルダーで整理したとしても、会話の添付ファイルのリンクには影響がない事が確認できました。

Microsoft Teams で SharePoint のドキュメントライブラリを添付ファイルで利用する点は、ネガティブな意見だと「他アプリの寄せ集め」なんて言われているようですが、僕としては添付ファイルをドキュメント管理に長けている SharePoint でできるのは Microsoft Teams の他のビジネスチャットにはない特徴の一つでもあるので、その性質や挙動を把握しつつうまく活用していきたいですね。例えば、ビジネスチャット上でファイルの共同作業なんかやってしまうと、版管理ができなく最新バージョンがどれだかわからない問題やそれによる先祖返りなどの事故が起きてしまう可能性はメールと同じですもんね。

Office 365 ： [ Microsoft Teams ]の読み方は「 マイクロソフト チームズ 」！　解決編！（今度こそ！？）

[2019/09/27 追記]
「 Microsoft Teams 」の読み方についての最新版は以下の記事です。

Microsoft Teams ：「 Microsoft Teams 」の読み方 ～2019年8月版～

以下、オリジナル記事です。

※最初はもったいつけて記事の最後にオチを持っていくつもりでしたが、サクっと知りたい方のために記事タイトルで落としてしまいました。

Office 365 のアプリ名でケツに「 s 」が付くアプリの読み方がわからなく、特に「 Microsoft Teams 」に関しては、「チームズ」「チームス」「チーム」で日本人としてどう読んで良いか不安でした。

これまでこのブログでも何度か記事に取り上げております。

Office 365 ：読み方がイマイチわからないサービス（現状わからないままです）

Office 365 ：【解決】読み方がイマイチわからないサービス

Office 365 ：「 Teams 」の読み方　その後急展開！？

ここまで読み方に関して記事を書いている変人は僕くらいしかいないかと思いますが、表立って声を上げていないだけで、同じ不安を抱えている方は結構いると思います。

そんな方に朗報！とりあえず「 Teams 」の読み方は今度こそ解決しました！

先日、「第21回 Office 365 勉強会」が開催されましたが、その中のLT（ライトニングトーク）という5分程度で登壇する場があり、LT全体のテーマが「Office 365 で困ってるんだけどみんなどうしてる？」という中で僕も登壇し、この読み方がわからないネタをとりあげました。（これでおそらく変人度が更に増したかも！）

▼LTのスライド

[2018/11/19追記]
何故か SlideShare のアカウントが心当たりのない規約違反で凍結されてしまったので、 Speaker Deck に変更しました。

実際にこの勉強会の中でも Microsoft Teams に関する話題は僕のLT前にもたくさん出てきて、やはり聞いていると「チームズ」「チームス」で揺れていました。

その後、ディスカッションの時間で Microsoft の中の人もいて、 Teams を担当している方もいたので、「で、どうなの？」という話題に。 Microsft MVP の方も数名いて、休日なのに勉強会に来るくらいの熱意のある参加者も加え、総勢90名くらいの中で、断言いただきました。

Microsoft Teams は
「 マイクロソフト チームズ 」です！！！

これ「チームズ」でもないんです。ちゃんと「マイクロソフト」を冠してください、との事。

ようやくスッキリしました。

しかし、スライド内でも紹介しておりますが、[ Office 365 Groups ]に関して Microsoft のサイトや Office 365 の中で「 Office 365 グループ 」と訳されているのは自動翻訳の事故なのでは？という疑問が出てきたので、この読み方の解決はまだ課題ですね。

そもそも [ Office 365 ]という名前が出た時に、365は英語では [ Three – Six – Five ]と読むらしいけど、日本では「スリーシックスファイブ」？「サンロクゴ」？「サンビャクロクジュウゴ」？という困惑もあったっぽいです。

Microsoft Teams ：添付ファイルを添付後にファイル名変更したらどうなるか？

Teams の添付ファイルはチームに接続されている SharePoint のチームサイトのドキュメントライブラリに保存されています。過去に以下のような記事を書きました。

Microsoft Teams の添付ファイルのクセのある仕様

で、一般的なチャットツールって添付ファイルを添付後に更新したりできないと思いますが、 Teams に限っては SharePoint のライブラリなので、添付後にも当然ファイルを更新できるし、ファイル名も変更できます。この場合、ファイル名を変更した後に、添付をした会話のファイルへのリンクをクリックしたらどうなるのか？デッドリンクになってしまうのか？ちゃんとリンクされるのか？実際にやってみました。

▼まずファイルを添付して会話を投稿します。（「テスト.xlsx」というファイル名）

▼添付後にそのファイルのファイル名を変更します。

▼ファイル名を変更しました。（「テスト.xlsx」→「テスト変更.xlsx」）

▼ファイル名変更後に添付した会話を見ると、あれ？ファイル名は変更されていません。

では、ここをクリックするとどうなるでしょうか？

▼変更前のファイル名のまま（「テスト.xlsx」）、でもファイルは開きます。

不思議ですね。

▼不思議なまま編集をしてみます。

▼編集終了後、再度会話のリンクを開いてみると、先ほど編集した部分もちゃんと表示されています。

つまり、ファイル名を変更してもチームの会話の添付したファイル名の表記は変更されていないけど、リンクをクリックすればちゃんと変更後のファイルが表示されるし編集も可能です。

で、後々気が付いたのですが、ファイルを編集しているときに

▼Excel Online の方のファイル名は変更後のファイル名（「テスト変更」）になっていました。

う～む、なんか気持ち悪いけどとりあえずファイル名を変更してもデッドリンクになったりする事はなさそうです。

Microsoft Teams ：簡易的なアンケートが会話の中でとることができる

結構前に追加された機能なのですが、なぜか僕の環境では全然使えなく、ようやく最近使えるようになりました。

アンケートと言えば SharePoint のアンケートリストでしたが、Office 365 なら今は Forms が便利ですよね。

その Forms の機能を利用した簡易的なアンケートが、 Teams の会話の中に埋め込む事ができます。

タブに Forms を追加する方法もあるけど、それよりもかなり容易にできるのでおススメです。

▼会話の入力欄に「 @Forms 」と入力するとサジェストに Forms が出現するのでクリック。

▼アンケートの作り方の案内が上部に表示されます。（英語ですが…）

▼なかなか気が付かなかったけど、ここクリックできます。

▼クリックするとサンプルがそのまま入力されるので、これをベースにいじります。

▼こんな感じに変更して投稿

▼このようなアンケートになりました。

投稿直後は失敗したような表示になるけど、1秒くらい遅れてアンケート表示に成形されます。

簡単にアンケートとるなら便利ですね。

ちなみにアンケート作る時に、[ ? ]や[ , ]を全角にしてしまうと

▼ Forms bot さんに英語で怒られてしまいます。

お気を付けください。

で、冒頭に僕の環境ではなぜか全然使えなかったと書きましたが、後々気が付いたのですが、僕の環境自体が使えなかったわけではなく、一部のチームで使えていなかったようです。つまり同じテナント内なのに、使えるチームと使えないチームがあり、サっと見た限りだと原因がわかりませんでした。（今後の課題とします。）

Microsoft Teams ：2018/03/23からプライベートチームが検索可能になるようです

【追記】その後、延期されたようです。よかった。

Microsoft Teams ：プライベートチームが検索可能になる計画が延期されていたようです

 

Office 365 管理センターのメッセージ センターに上のメッセージがありました。

これを読むと、 2018/03/23から Teams 内でチームを検索する事ができるとの事。そして参加したいチームに参加の申請を出して、そのチーム所有者が承認／拒否が可能との事。

まだ詳細は不明なのでなんとも言えませんが、チーム検索の機能全体をオンオフできる設定はあるのでしょうか？

また、これを読む限り、既存のチームは全て検索対象となっており、検索結果で非表示にしたい場合は、なんと Office 365 管理者が PowerShell を使って設定しないといけないようです。しかも、個々のチームに対して。

これは現在の使い方次第では厄介な追加機能になってきますね。

メッセージ内にもあるように、チーム名や説明に機密情報が含まれている場合は、チーム所有者に変更を促す必要があり、大規模に Teams を展開し活用されている企業にとってはちょっと厄介なのかなと思います。

せめて Yammer のグループのように、チーム作成時や編集でプライベートチームの場合は、検索結果に含めるか否かの設定がポチっとできれば良いのですが、Office 365 管理者が PowerShell で、とか、ちょっと厳しいですね。

▼【参考】 Yammer のグループ作成時の画面

それと個人的に気になるのが、ゲストユーザーがチームを検索できてしまうのか？という点。普通に考えると検索できないようにしてもらわないとヤバイですよね。だって、他社のゲストユーザーが自社のチームが丸見えなんてありえないですよね。
ただ…ゲストアクセス実装時に、ゲストユーザーが招待先のテナントのユーザーを検索出来てしまうという危険な仕様もあったので、なかなか油断ならないので今後のアナウンスに注目です。

【参照】
Microsoft Teams のゲストアクセスの機能を使ってみた（トラブルも）

※この記事の内容の仕様が現在でも変わっていないのか？と思って少し試してみたら、どうやらゲストユーザーは招待先のテナントのユーザーを検索できなくなってそうです！（ただし、招待されたチームメンバーは検索されます。）
ちょっとしか試していないので確かな話ではありません。ちゃんと調べたいけど仕事が多忙でなかなか時間が割けられず、そのうち調べます。

脱線してしまいましたが、できない事ができる機能はウェルカムなのですが、ちょっと怖いですよね。

また、グループが検索できる Yammer と、対してチームが検索できなかった Teams 。SNSという性質上  Yammer はグループを検索できるべきですが、チャットとしての Teams は僕個人的にはそれほどチーム検索の必要性はないと思っていました。可能となったところで、更に Yammer と Teams の使い分けや棲み分けが曖昧になってきますね。

Office 365 ：「 Teams 」の読み方　その後急展開！？

[2018/03/07]追記

Microsoft Teams の読み方は解決しました！（たぶん）

Office 365 ： [ Microsoft Teams ]の読み方は「 マイクロソフト チームズ 」！　解決編！（今度こそ！？）

当ブログでは2回に渡って Office 365 のアプリの読み方について記事にしてきました。

Office 365 ：読み方がイマイチわからないサービス（現状わからないままです）

Office 365 ：【解決】読み方がイマイチわからないサービス

その中で「 Teams 」の最終的な結論はマイクロソフトのサポートセンター内の慣例的な読み方である「チームス」が間違いないのかな？とその時は結論に至りました。中の人がそう読んでいるのなら間違いないのかなと。

それが急展開！

先日、マイクロソフトの Teams に関するセミナーに参加してきました。会場に入ると、ビデオが流れていたのですが、いきなり「マイクロソフト チームズ」と聞こえたのです。

えっ！？

セミナーが始まりましたが、司会の女性も「チームズ」と言うじゃないですか。その後も登壇者は皆「チームズ」と言いました。どういうこと！？

セミナー内では実際にマイクロソフトが準備してくれた Teams 内で参加者が利用できて登壇者への質問などは全てその中で行う流れでした。なので、質問してみたんですよ。なんて読みますか？って。そしたら…

製品部門では「チームズ」と言っています。 

なんと！？

まさかの日本マイクロソフト内でも読み方が揺れていたんです。

さて、どうしたものか？僕の中では「チームズ」と読もうと結論づけました。 理由は以下の通り。

  • 製品としての読み方ではなく一般的に英語の発音として「Teams」は「チームズ」。
  • 製品部門が「チームズ」と言っている。
  • 紹介しているビデオ内でも「チームズ」と言っている。

さて、こうなると他のアプリの読み方も再び不安になってきましたね。

Yammer ／ Teams ：「GIF」ってなんだろ？

Yammer や Teams を触っていて「GIF」ってボタンがあるけど、そういえば何度か「なんだろ？」って思いながら実際クリックした事がない事に気がつきました。

▼ Yammer のGIFボタン

▼ Teams のGIFボタン

■ Yammer のGIF

▼クリックしてみるとなんじゃこりゃ！動く画像がにぎやか。

※実際は動くアニメーションGIFです。

▼選択するとこんな感じ。どこかのサービスのサイト内の画像を直リンクするのかな

▼メッセージを送信すると…デカッ！！

つまりアニメーションGIFなわけですが、いかにもアメリカ～ンな感じのGIFですね。

▼先日、著作権の話をしましたが、ここにも一応注意書きがありますね。

「こちら」をクリックすると以下のページにリンクしますが、英語です…。

Microsoft Copyright

https://www.microsoft.com/en-us/legal/Copyright/Default.aspx

URLのen-usをja-jpにしたら日本語ページがありました。

著作権とは

https://www.microsoft.com/ja-jp/legal/Copyright/Default.aspx

 

▼「powered by tenor」の表記がありました。

以下のサービスを利用しているようです。

tenor

https://tenor.com/

う～ん、聞いたことないです。「テノール」海外では流行ってるのかなぁ？どんなサービスなのかはApp Storeにページがありました。

GIF Keyboardを App Store で

https://itunes.apple.com/jp/app/gif-keyboard/id917932200?mt=8

以下、上記ページの一部抜粋します。

絵文字じゃ物足りないことってあるよね。 そんな時は GIF で気持ちを伝えてみよう。

イケてる方法を探してるなら「このアプリしかない！」って感じだよ。例えば…

– チョ～マジでピザが好きだって発表したいとき。
– 頭から離れない曲のフレーズを友達に伝染させたいとき。
– 好きな人にイチャイチャしたいって伝えたいとき。

GIF Keyboardを App Store で

説明の部分がチャラい！！tenor自体が Yammer のサービスではないので好きな人にイチャイチャしたいって伝えるのは自由だけど、 いくら自由派な僕でも、社内の意中の人には Yammer を通じてイチャイチャしたいを伝えるのはヤバいですね。それは仕事終わってからお食事に誘って十分コミュニケーションをとってからお酒の力を借りてがんばってほしいです！

Yammer には昔絵文字があったけど今はなく、このGIFなるオモシロ機能がある感じですね。

ちなみに、「GIFの検索」という欄で検索ができますが、

▼ヤバいヤツも平気で存在します。（「tits」がわからない方はGoogle翻訳にかけるとダイレクトに翻訳されます。）

先日著作権でも触れた「オンライン画像」もそうだけど、外部サービスに頼る感じは別にいいけど、色々と自己責任が増えてきますね。

ちなみにGIF機能を非アクティブにする設定はなさそうです。ググっても日本語ではあまり情報がなく、海外では残念ながらないという結論になっています。要望は上がっているっぽいのでそのうち実装されるのでしょうか。

■ Microsoft Teams のGIF

Yammer で先にGIFの意味を知ったのでもうナンジャコリャ感はないですが、しっかし、先日ミームについて記事にもしましたが、Teams の方は絵文字にステッカーにミームにGIFとオモシロ機能がてんこ盛りですね。

▼GIFボタンをクリックすると吹き出しで表示されます。

※こちらも実際は動くアニメーションGIFです。

▼選択すると貼り付けられます。

▼送信するとこんな感じ。（ボカシてばかりでわかりにくいですが…）

Yammer と違う点は、ちょっとちゃんと観察しきれていませんが、投稿直後は数回再生されたら止まった感じです。で、動画と同じく画像内の再生ボタンを押すと再生されるし、再生された状態で一時停止ボタンを押すと停止します。

▼右下の「条件の表示」をクリックすると、Yammer と同じような注意書き。

「ここ」をクリックすると Yammer と同じ、コピーライトの英語ページが開きます。

▼よく見るとこちらは「Giphy を利用」と記載があります。

GIPHY

https://giphy.com/

あれま、Yammer と Teams で利用しているサービスが異なるのか。Yammer と Teams で投稿後の挙動が異なるのも、サービスが異なるからなのかなと思いますが、なんでサービスが異なるのか？不思議ですね。

で、Teams に関してはバグっぽいのを発見しました。FireFoxでしか確認していませんが、

▼画像の表示サイズが小さくて全体が収まっていないです。（またまたボカシのせいでよくわかりませんが…）

再生ボタンも通常はど真ん中に来るのに、上のGIFなんてボタンが半分しかないですね。

▼ちなみにこっちでも Yammer と同じく「tits」で検索したけど、こちらは健全なのか何も表示されませんでした。（個人的には残念！）

他にもFuではじまる4文字のよくない言葉でも検索しましたが、Yammer の方はいろいろ表示されましたが、 Teams の方は何もなかったです。

Teams の方はここらへんのオモシロ機能を非アクティブにする設定はあるようです。Teams の設定は管理センターの「設定」→「サービスとアドイン」→「Teams」です。

▼色々とオンオフができます

※反映には少し時間がかかるようです。

以上です。

と、ここまで調べてた後で、さらに Office 365 から離れてGIFを調べてみたら…やはり普段から意識していなかったけど、毎日使ってる Twitter や Facebook でもGIFありました！僕は普段から絵文字も使わないので、全然気が付かなかった…

▼ Twitter にもGIFがあった！

▼追加すると「via GIPHY」が。via は「経由」って意味のようです。

▼他を選択すると「via Tenor」が。複数サービスをまとめて利用できるようです

▼ Facebook にもGIFがあった！

▼giphyらしい

▼ Twitter 同様にtenorもあるので、複数サービスをまとめて利用できるようです

僕の見ている世界は狭いけど、狭い中では日本ではあまり利用されていないのかな？あまりGIFを見たことがないと思うけど意識していないだけなのか？

さらに調べてみたのがやはり著作権。すると…日本での利用が危うい記事を発見。

TwitterのGIFアニメ添付機能が「著作権侵害」に？　米国では「フェアユース」

http://www.itmedia.co.jp/news/articles/1602/25/news085.html

TwitterのGIFアニメ添付機能、ユーザーが「著作権侵害」に問われる可能性は？――福井弁護士に聞く

http://www.itmedia.co.jp/news/articles/1602/29/news077.html

これらの記事もすでに1年以上前の記事なので今がどうだかは調べきれなかったのですが、つまり米国のサービスを日本で利用する時は国で法律も違うので注意が必要といったところでしょうか。「フェア ユース」に関しては、上の方で紹介した Microsoft の著作権についてのページでも触れられていますね。

僕も正直著作権に関しては疎いですが、疎いなりに調べても結構色々あるなぁという事はわかり、それを例えば Office 365 を利用するにあたって全ユーザーに理解するように教育するとなると厳しく。やはりお金をかけても専門家に相談するのが良いのでしょうか。う～む、難しい…。

Microsoft Teams ：ミームって何？？

Teams について色々調べてると「ステッカー」「絵文字」と並んで「ミーム」なる言葉が良く出てくるけど、生まれてからそんな言葉今まで聞いた事がないっす。投稿エリア下のアイコンボタン内には「ステッカー」や「絵文字」はあっても「ミーム」はない。じゃ、ミームってなんなんだ？

とりあえず一般的な意味を調べてみました。

ミーム（meme）とは、人類の文化を進化させる遺伝子以外の遺伝情報であり、例えば習慣や技能、物語といった人から人へコピーされる様々な情報を意味する科学用語である。

（Wikipedia より）

意味わからない！そしたら同じページ内に「インターネット・ミーム」なる項目を発見しました。

インターネット・ミーム（Internet meme）とはインターネットを通じて人から人へと、通常は模倣として拡がっていく行動・コンセプト・メディアのことである。

(Wikipedia より）

 

うーむ、それでも頭の悪い僕にはピンと来ない。ただ、このページの下の方に、このような記載を発見。

あるインターネット・ミームは、偶然ないし解説・模倣・パロディを通して、またはそれ自体に関するニュースを取り込むことによって、同じまま保たれたり、時と共に発展していったりする。

(Wikipedia より）

少しわかったようなわからないような…。

一般的な意味の理解はひとまず諦めて（諦めは早いんです）、次に実際に Teams 内のどこにミームがあるか？を調べてみました。

▼ステッカーの中の1カテゴリとしてありましたね。

▼これがミーム

ステッカーと何が違うの？？

▼ステッカーは選択をするだけのものがあります。選択すると…

▼即、メッセージエリアに表示されます。

▼しかし、ステッカーの中でも右下にエンピツアイコンがあるものは？クリックしてもメッセージエリアには表示されず、

▼次のステップとして、ステッカー内のテキストを編集する事が可能です。

↓

では、ミームは？？

▼パっと見はステッカーと変わりはなさそうでしたよね。

■ステッカーとミームの違い　その1

▼「+」をクリックすると画像をアップロードする事が可能です。

▼オリジナル画像の上にテキストが書けます。

↓

アップロードした画像はこの1回の使いきりのようで、1回使うと選択肢に加わるわけではないようです。

■ステッカーとミームの違い　その2

▼テキストが2箇所に書けます。デフォルトのテキストもありません。

↓

くらいの違い？？あまりステッカーと変わりはないようですね。なので、ステッカーの1カテゴリとして存在しているのでしょうか。

ここまでやって、ようやくミームがなんだかわかってきたような…既視感なような…。

あ！

あれだ！

松本人志の一人ごっつやIPPONグランプリの「写真で一言」だ！

これを使ってチーム内で「写真で一言」をやってみるのも楽しそう！（そういうノリが通じる環境であれば）

ってことで、結果としては、特にステッカーとミームの違いなどは意識せずに、ここぞという場面で使ってみると良いですね。（「ミーム」がなんなのか？というのはフワっとしたままですが。）

そもそもビジネスチャットの導入に二の足を踏む企業が多い中ではありますが、さらにこのようなステッカーやミームや絵文字などは、導入の敷居はさらに高く、冒頭の Teams の設定の通り、この機能自体をオフにしているところも多そう。だけど、個人的にはなるべく機能は制限せずに、ユーザーに委ねてみたいものです。

面白くなきゃ使わない！

※この記事内でステッカーやミームにテキストを書いているスクショがありますが、ご覧の通り、僕は「写真で一言」は苦手です。本記事でもスベり散らしてしまいましたが、スクショ用のサンプルということでご容赦を。

Microsoft Teams の添付ファイルのクセのある仕様

これまでいくつかのビジネスチャットを使ってみましたが、ビジネスチャット内でファイルのやりとりをしていくと、やはりメールのように同ファイル名のファイルが貯まります。

▼例えば Slack の場合（スレッド内のスクショ）

このように「sample.xlsx」が2個並びます。

▼例えば社内SNSですが Yammer の場合（ファイル一覧画面のスクショ）

同じく「sample.xlsx」が2個並びます。

 

では Microsoft Teams はどうでしょう。
Microsoft Teams でチームを作成すると自動で Office 365 グループ が作成され、という事はこれまた自動で SharePoint のサイトが作成され、Microsoft Teams でファイルを添付すると、その SharePoint のサイトのライブラリにアップロードされます。では、SharePoint のライブラリなら、同じファイル名のファイルは複数アップロードできないハズ。

試してみます。

▼ Microsoft Teams に「sample.xlsx」というファイルをアップロード。

▼チャネルのファイル一覧画面を見ると、ここは Yammer とあまり変わらず。

さて、この状態で同じ「sample.xlsx」を添付してみます。

▼おっ、やはり同じファイル名でのアップロードはダメでした。

「キャンセル」をクリックすればキャンセルされ、「置換」をクリックすれば上書きアップロードされます。ここらへんは SharePoint のライブラリの挙動と変わりありません。

※▼ちなみに Microsoft Teams 用のライブラリのバージョン設定はメジャーVerで500Verを保存する設定なので、間違えて「置換」しても復元できるので安心です。

では、「両方を保持」をクリックするとどうなるのか？（ SharePoint では別名で保存でファイル名を手動で変更してアップロードすると思います。）

▼「sample (1).xlsx」としてアップロードされました。

自動で連番が振られる挙動は通常のライブラリの挙動とは違く、 SharePoint のリストの添付ファイルに似ていますね。また、「(1)」の前には半角スペースも入るようです。

▼ファイル一覧画面でもこのように同じファイル名にはならずにアップロードされています。

▼もちろんですが SharePoint で開いても同じです。

ちなみに、 Microsoft Teams と SharePoint のサイトの関係は、1チームに1サイトなので、別チャネルで同じファイル名をアップロードした場合はどうなるでしょうか？

▼あれ？同じファイル名のファイルでも普通にアップロードできました。

▼ファイル一覧画面を見ると、こんな感じ。

「一般」チャネルでは「General」というタイトルだったけど、ここでは「テスト001」というチャネル名のタイトルが表示されています。この時点では Teams でチャネルを作ると SharePoint ではライブラリが作成されるのかと思ったけど、 SharePoint 側で確認したら…

▼サイトのライブラリでは、チャネルごとにフォルダーが作成されるんですね。

まとめると…

  • 他のビジネスチャットみたいに同じファイル名でファイルを添付する事はできない。
  • 「両方を保持」をクリックすると拡張子の前に「 (1)」のように自動で連番が振られる。
  • ただし、チャネルごとにフォルダーを作成するため、別チャネルでは同じファイル名でもアップロード可能。

と、自動で連番が振られる機能は違うけど、大体は SharePoint のライブラリの仕様に準じる感じがわかりました。

同じチャネル内で、すでにアップロード済みのファイルと同じファイル名でアップロードできないのは SharePoint を利用している Microsoft Teams のクセかと思いますが、利用ユーザーにとってはそんな仕組みは知ったことではありません。このクセがメリットに感じることもあるし、デメリットに感じる事もあると思うので、大事なのは、このような仕様も理解した上でツールの選定材料の一つにすると良いかもしれないですね。