昨日、 Microsoft Teams の会議で画面共有した上から絵や文字を書き込める共同注釈機能について紹介をしました。
この記事を公開した後に、お馴染みの Microsoft MVP 仲間の太田さんとの会話でふと気が付かなかった点が話題に挙がり、これは記事として追加しなければ！という事で記事にします。上の記事内でも注意点を挙げていますが、それとは違います。
何を注意すべきか？ズバリ「 OneDrive for Business 」です（以降「 ODfB 」と略します）。関係なさそうですよね？でも、関係あったんです。
昨日、共同注釈機能を散々何度も記事を書くために色々試しました。そしてその後 ODfB を見ると、
▼「 Annotations 」？？
作った覚えがないフォルダーが追加されていました。ちょうど昨日の記事で「共同注釈」という言葉がピンとこないかもしれないけど、英語では「 Collaborative Annotation 」と言うそうです、と書きました。あの、あのてーしょん ですね。ダジャレっす。
なので開いてみると、
▼ .whiteboard のファイルがたくさん
ってことで共同注釈の機能は Microsoft Whiteboard の技術を使っているわけだけど、そのデータの保存場所は ODfB だったんですね。そして上のスクショを見てのとおり、昨日はチャネル会議で検証してみたけど、チャネル会議であってもデータの保存場所は ODfB だっていう点もこれまでの流れからすれば異例ですね。
さて、じゃこのファイルを開いてみると？
▼こんな感じ
これ昨日検証した時の共同注釈時のスクショだと、
▼これに該当します
いやぁ、画面共有のショットが一番下に敷かれていれば再利用できそうなんですけどね。ただのホワイトボードだけじゃサッパリわからないですよね。昨日の記事でも書いてるけど、共同注釈はエクスポートができないから完了して保存したければスクリーンショットを撮ってくださいってメッセージセンターのメッセージに記載がありました。やはりこのホワイトボードを再利用する事はあるんでしょうかね。
このファイルのアクセス許可を見てみると、
▼共有リンクが設定されています
ここらへんの振る舞いは予想の範囲内ですね。
という事で、共同注釈を利用すると、開始したユーザーの OneDrive for Business に「 Annotations 」というフォルダーが自動作成され、その中に Microsoft Whiteboard のファイルが保存されていました。ユーザーにとってはこれでまた ODfB に知らないうちに作られている英語のフォルダーが増えたわけです。まぁ、そもそも共同注釈の機能自体がその場で書き込んでスクショ撮って終わりなので、ホワイトボード部分は使い捨ての感覚ではあるので、このフォルダーやその中のファイルをユーザーが削除したり退職してアカウント削除された後に ODfB が削除されても困る事はなさそうですけどね。必要あれば共同注釈機能が展開された際にユーザーに知っておいた方が良い挙動かもしれませんね。漠然とセキュリティ的な脅威を怖がる人にとっては勝手に英語のフォルダーが作成されているのはドキっとしちゃいますよね。逆を言えば、仕様上 Azure のどこかのストレージ…など、イマイチ得体の知れない場所に保存される仕様よりは、何かとデータは Exchange か ODfB か SharePoint に保存される仕様の方が、IT部門にとっては安心かもしれませんね。また ODfB ってユーザー全体で見れば容量上限値に対して全然利用されていないと思うので、つまり空き地を有効活用する的な感じで良いかもしれません。