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SharePoint のライブラリやリスト（ Microsoft Lists のリストでもある）も徐々に便利になってきていますが、「多機能」と「わかりやすさ」はなかなか両立させるのが難しいので、特に初級者にとっては厳しいですね。ただし、多機能であってもシンプルに使えば良いので、難しい機能は「玄人のみぞ知る」みたいなメニューの奥底に配置されていれば両立できそうですが。

さて、今回はそのライブラリやリストに関して機能追加なので更に理解が難しくなる可能性がありますが「クイック操作」という新たな機能が追加されました。 2025/03/07 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。

▼(更新済み)Microsoft SharePoint: SharePoint のクイック ステップを使用して、一般的なタスクとワークフローを自動化します

一般提供が6月下旬までなので、すでに多くの人が利用できるようになっていると思います。

“SharePoint ：リストやライブラリに「クイック操作」が追加された” の続きを読む

リストやライブラリ内でアイテムが追加・変更があると指定したアクションをしてくれる機能が「ルール」です。今のところは指定したアクションは通知メールを飛ばすしかないので、実質は通知機能ですね（今後別のアクションが加わるかはわかりません）。 Power Automate でもフローを作れますが、ルールの方が簡単に実装可能です。機能自体は2021年1月あたりに展開されたのでもう2年目ですね。

Microsoft Lists ／ SharePoint ：リストに「ルール」の機能が展開された

このルールに関して、2023/02/17と週末前の金曜日に Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のアナウンスが公開されていました。

▼[SharePoint] リストとライブラリのルールの電子メール通知の更新

SharePoint と書いてありますが、リストも対象なので Microsoft Lists でもありますが、そのルールで設定した際の通知メールの送信元が変わりますよという話です。今までは SharePoint Online のメールアドレスから送信されたのが、ルール設定をしたユーザーのメールアドレスが送信元になるようです。「ルール機能のセキュリティを向上させるため」との事です。

“Microsoft Lists ／ SharePoint ：リスト・ライブラリのルールの通知メール送信元の変更” の続きを読む

何故か機能の展開が遅い僕のテナントなので周囲で展開された話を聞くから悶々としてたらようやく展開された機能。「ルール」です。 Microsoft Lists でも SharePoint でもリストで利用できます。今回は Microsoft Lists 側でやってみます。

▼リストの編集バーの「自動化」をクリック

ここに以前はなかった「ルールを作成」「ルールを管理」というメニューが表示されれば展開された証拠。

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