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前回、ビューでフォルダー階層を無視する設定があると説明しました。その際に、「え？だって権限低いからビュー作れないし…」と思った人もいるはずです。

• ビューはリスト／ライブラリを作成する権限がある人しか作る事ができない。
• だからその人達が作ったビューが自分的に使いにくくても我慢。

そう思っている投稿・閲覧ユーザーは少なくはない。と、これは僕の経験則です。しかし、投稿権限ユーザーでもビューは作れます。それが「個人用ビュー」です。

個人用ビューはザっとこんな感じ。

• パブリック ビュー（通常のビュー）と同じ設定で自由にビューを作成できる。
• 作ったユーザーしか表示されない。作ったユーザーしか利用できない。

という感じです。

では実際に投稿権限ユーザーで個人用ビューを作成してみます。（ビューの作成画面にたどり着くまではクラシック表示と新しい表示で異なるのでどちらも紹介します。）

■クラシック表示の場合

▼「ビュー選択の…メニュー」→「ビューの作成」をクリック。

■新しい表示の場合
※新しい表示で個人用ビューを作成する方法は若干分かりづらいです。（実は僕が知らないだけかもしれませんが…）

▼ビュー選択のメニューを展開させても「ビューの作成」はなく…「ビューの保存」をクリック。

▼ダイアログ内に名前を入力して保存

▼再度ビュー選択のメニューを展開させ「現在のビューの編集」をクリック。

ここから先は新しい表示もクラシック表示も同じです。

▼ビューを好きに設定しましょう。

パブリック ビューと同じ設定が可能なので、リストやライブラリの作成経験者が近くにいたら教えてもらうのも良いし、じっくり読めば色々わかってくるので、自分にしか表示されないビューだから好き勝手に試してみるのも良いかと思います。楽しんであれこれ試してみましょう。

▼このように個人用ビューが完成します。

先ほど投稿権限ユーザーで作成したビューが本当に他ユーザーに表示されないかどうか？実際にサイトコレクションの管理者でアクセスしてみました。

▼もちろんサイトコレクションの管理者でも表示はされていません。

このように自分だけのビューが作成できます。リストやライブラリを利用した際に、ビューの設定が自分の好みに合わず使い勝手が悪いと思ったら、自分好みの個人用ビューを作ってみると良いですね。

ちなみに…閲覧権限ユーザーの場合は、残念ながらデフォルトでは個人用ビューは作成できません。ただ、そういう機能があると知っているだけでも違います。というのも、「閲覧」アクセス許可レベルを編集し「個人用ビューの管理」にチェックすれば、閲覧権限ユーザーでも個人用ビューを利用する事が可能だからです。会社やサイト管理者のポリシー次第でもあるのですが、閲覧権限ユーザーでも個人用ビューを利用したい場合は、サイト管理者などに相談しても良いですね。

また、サイト管理者や利活用促進を目指す人達は、このような情報はユーザーに提供していくと良いと思います。

これは個人的な考えですが、SharePoint で情報共有目的でフォルダー管理するのはあまり好きではありません。他に SharePoint ならではの整理する手段があるからです。そこらへんの話をすると冒頭から話が大脱線してしまうので、また別の機会にします。

僕の好き嫌いは置いといて、一般的には SharePoint のライブラリでもフォルダーでファイル管理をしているケースは多いと思います。でもフォルダー関係なくライブラリ内の全てのファイルの新着情報や更新状況を知りたい場合もあると思います。

例えば…

Aさん「Bさん！○○ファイルをライブラリにアップしといたよ！」
Bさん「ん？○○ファイルってどのフォルダーでしたっけ？」
Aさん「えっと、まってね…Aフォルダー内のA-bフォルダー内のA-b-01フォルダー内！」
Bさん「早い早い！Aフォルダー内の？？」
Aさん「A-bフォルダー内の…」

わずらわしいやりとりですよね。

この場合、SharePoint にはフォルダー階層を無視したビューを作成する事が可能です。この設定をはじめて知った時に SharePoint って便利だなぁと思ったし、他ユーザーに教えるとだいたい良い反応いただきます。 SharePoint に詳しい人にとってはよく知られている機能だけど、利用ユーザー全体で考えるとおそらく知らないユーザーの方が多いのかなと思いますので紹介します。

▼フォルダー階層のライブラリがあります。

フォルダーの更新日時はフォルダー内のファイルの更新日時ではなく、フォルダー自体の更新日時です。（この情報あまり必要ないですよね…。）なので、このビューだけではこのライブラリ内の各ファイルの更新状況は把握できません。

そこでフォルダー階層を無視するビューを作ってみましょう。

▼ビューの新規作成画面です。キモの部分は「フォルダー」。

ここで「フォルダーなしですべてのアイテムを表示する」にします。

▼ほかに「並べ替え」を更新日時で降順にします。

するとフォルダー階層を無視したライブラリ内の更新状況が把握できるビューが完成です。

▼このようにフォルダー階層を無視し全て並列でファイルが表示されます。

サイトのトップページにこのビューを配置し、ライブラリの新着情報にする…なんて使われ方が多いのかなと思います。

先ほどのわずらわしい例えだと…

Aさん「Bさん！○○ファイルをライブラリにアップしといたよ！」
Bさん「承知しました！」
（ライブラリの新着情報を見れば今Aさんがアップしたファイルが表示されている。）

こんな感じになります。

注意点があります。5000件問題です。ビューのしきい値の5000件問題はフォルダーにすれば回避できますが、この設定はそのフォルダーを無視する設定なので、ライブラリ内に5000件以上のファイルがある場合は、このビューは5000件問題に該当してしまいます。その場合は、フィルターを利用してビューの表示対象となるファイル数を制御しましょう。例えば更新日時が今日から7日前分しか表示させないような。

さて、この記事の「投稿・閲覧ユーザー」に喜ばれるというタイトルですが、「え？サイト管理者などリストの作成者が喜ぶんじゃなくて？投稿・閲覧権限ではビューは作成できないよ？」って思われる方もいるかもしれないです。それはおそらく「個人用ビュー」という存在を知らない人かもしれないです。「個人用ビュー」に関しては僕の経験則でも知らない人が多いです。また改めて紹介します。（宿題がたまるー）

SharePoint に詳しい方々なら知っていて当たり前のような機能でも、初心にかえって思い起こせば、その機能を知った時に「おっ、便利じゃん！」って思った機能があるかと思います。特にIT部門の担当者さんなんかはその感覚を忘れずに、利活用促進のためにユーザーに教えてあげれば良いと思いますね！

先日、 iOS で SharePoint アプリのアップデートがありました。アップデート内容を見るとコミュニケーション サイトに完全にアクセスできるとの事。早速チェックしてみます。

その前に、SharePoint アプリをインストールしてはいるけど、ほとんど利用した事がないので通常のサイトがどう表示されているかもよくわからないのでチェックしました。

■クラシック表示のサイトをアプリで表示

▼アプリでサイトを表示するとホームページではなくこんな感じでサイト内のアクティビティが表示されます。

▼バーガーメニューのアイコンをタップすると左からナビゲーションがスライドします。

▼ホームを表示するとクラシック表示だとPC表示のまんま表示されます。

スマホからの利用ではやはり使いづらいですね。

■新しい表示（モダンUI）のサイトをアプリで表示

▼モダンUIのサイトでもやはりアクティビティが表示されます。

▼バーガーメニューからホームをタップすると新しい表示なのでレスポンシブ。

スマホからの利用でもクラシック表示よりは遥かに利用しやすいですね。ただこのホーム画面からは閲覧はできても投稿はできなさそうです。ホーム画面は閲覧するもので、投稿したい場合はバーガーメニューから各アプリにアクセスして、そこで投稿する流れでしょうか。

では、本題のコミュニケーション サイトをアプリから表示してみます！

と…、その前にジラしてしまいますが、念のためPCブラウザでスマホサイズにした際の挙動も比較のためにチェックしてみます。（コミュニケーション サイトは作成されたテンプレートのまま）

■コミュニケーション サイトをPCブラウザをスマホサイズにしてアクセス

▼このようにレスポンシブなのでスマホサイズでもタイル部分がカルーセルUIで表示など対応。

▼少し下に行くとニュースページのサムネイルなどもスマホサイズで表示。

▼更に少し下に行くとドキュメントが表示。

こんな感じです。とはいえ、PCブラウザをスマホサイズで利用することはあまり想定されないので、肝心なのはスマホからのアクセス。 ようやく本題です。ジラしてすみません。

■アプリからコミュニケーション サイトにアクセス

▼サイトにアクセスしたらアクティビティではなくホームが表示されます。この方が個人的に好き。 「コサ」がどうしても気になります。

▼少し下に行くと同じくニュースページのサムネイルやらイベントが表示。

ただ、PCブラウザをスマホサイズで表示と違う点があるんです。それは、ここもホームから投稿できない点です。

その上で使ってみるとわかるのですが、例えばニュースを新しく投稿をするのがちょっと面倒だったりします。数アクション必要になります。つまりそこを克服しないと現時点ではアプリからの利用は閲覧用途がメインとなってしまいそうだなぁという印象です。

そしてちょっと困った点を数点発見しました。

■その1：ニュースページからボタンで戻れない

ニュースページのサムネイルをタップしてニュースを表示した際なのですが…

▼戻るボタンがないんです。

左上に「←」があるじゃん？と思うでしょうが、これをタップするとホームに戻るのではなく、サイト一覧画面に戻ってしまうのです。

▼通常サイトを表示すると下部に「＜」「＞」などのボタンがあるバーが表示されるんですけどね。

話を戻して…

▼この状態でバーガーメニューをタップするとなぜか「ホーム」がハイライトされたままです。

▼ニュースページを開いた状態で右上の「…」をタップし、「更新」をタップすると…

▼なぜかこの操作でホームに戻れるんです。

ニュースページに遷移しても「ホーム」がハイライトされている、つまり現在地がホームであると示し、更新をタップするとホームが表示されるという事は…、ニュースページもホームであるという事でしょうか。感覚としてはURLの遷移はなくモーダルウィンドウっぽい挙動のような。SharePoint 的に言うとダイアログボックス表示のような振る舞いのような。とにかくホームに戻るのもわかりにくい感じです。

【追記】
戻るボタンはないけど、画面左端（画面外）から右にスワイプすると戻る事がわかりました。

■その2：ドキュメントをタップすると…

バーガーメニューから「ドキュメント」をタップすると、 OneDrive アプリが起動するのですが、今のところ100%の確率でアプリが落ちます。これは僕のiPhoneだからなのかはわかりませんが。

【追記】
実は僕のiPhoneは容量不足でExcelやWordやPowerPointのアプリを入れていませんでした。機種変してこれらのアプリを入れた後に「ドキュメント」をタップすると、OneDrive アプリではなく、それぞれのアプリが立ち上がり、無事に内容が表示されることがわかりました。

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という事でツラツラと書いてきましたが、結局のところ個人的にはアプリを使ってスマホからバリバリ使用するにはまだちょっと早いのかなといった印象です。まだまだはじまったばかりなので今後に期待ですね。僕の方も正直アプリは全然ノータッチだったのでもう少し使ってみようかと思っています。

SharePoint だけでも色々奥が深いのに、日々進化していくので付いていくのが大変っすね。楽しくもあるのですが。

前回の記事では、新しい表示のライブラリでは、[ 新規 ]→[ リンク ]から作成したリンクのリンク先URLは、作成後に変更する事ができなかった件を紹介しました。

SharePoint 新しい表示（モダンUI）のライブラリの「リンク」で作成したリンクのリンク先URLは変更できない

このライブラリにリンクを作成する機能は新しい表示から実装された機能ではなく、古くから「ドキュメントへのリンク」コンテンツ タイプを利用すれば実装できる機能でした。そちらで前回の記事と同じ検証をしたところ、「ドキュメントへのリンク」コンテンツタイプではリンク先URLの変更は可能な事が判明したのと、副産物としてドキュメントへのリンクと新しい表示のリンクでは、同じリンクでも実装方法が違う事がわかったので紹介します。
まずは「ドキュメントへのリンク」コンテンツ タイプを追加する方法から念のため紹介します。

■コンテンツ タイプの追加手順

▼リストを作成し、詳細設定の「コンテンツ タイプの管理を許可する」を「はい」

▼詳細設定のコンテンツ タイプセクション下部の[ 既存のサイト コンテンツ タイプから追加 ]をクリック

▼「ドキュメントへのリンク」を追加しOK

これで完了です。次に検証へ。

■検証

▼[ 新しい ドキュメント ]→[ ドキュメントへのリンク ]

▼新しい表示の時と同じくYahoo!へのリンクを作成

▼リンクもドキュメントなので、新しい表示の際にはなかったけど、ドキュメントのプロパティの編集画面が。特に何もないのでこのまま保存。

▼新しい表示と同じく、ドキュメントとしてリンクが表示され、クリックするとYahoo!が表示されます。

ここまでは新しい表示とほぼ同じなのですが、新しい表示の方のリンクのファイルはショートカットリンクであり、「.url」がついていました。

一方、ドキュメントへのリンクで作られたリンクのファイルは「.aspx」でした。

同じリンクだけど実装方法が違いますね。さて、検証に戻ります。

▼該当ドキュメントを選択し、リボンの「プロパティの編集」をクリック

▼URLが変更できそうです

▼Googleに変更します

▼Googleに変更され、クリックするとGoogleが表示されます。

前回の記事と2回でライブラリにリンクをつける方法を新しい表示の「リンク」と「ドキュメントへのリンク」コンテンツ タイプで2種類紹介してきましたが、他ライブラリのドキュメントのリンクでもWebサイトへのリンクでも、後々になって修正が必要になる場合は、新しい表示の「リンク」より、「ドキュメントへのリンク」コンテンツ タイプを追加した方が良さそうですね。

ちなみに新しい表示に「ドキュメントへのリンク」コンテンツ タイプを追加してみました。

▼このように「リンク」と「ドキュメントへのリンク」が共存していますね。（これはこれでややこしい）

▼2種類の方法で投稿したらこうなりました。

• 新しい表示
• 新しいUI
• モダンUI

など、色々な呼び方がありますが、 SharePoint 内では「新しい表示」と記載されているので、ここではそう呼びます。

では、まずはライブラリのリンクとは？

■リンクについて

▼この「新しい表示」でライブラリを利用していると、 [＋新規] の中に [リンク] というのがあります。

▼クリックしてみると右にパネルが出現します。

▼ [最近更新されたファイル] のファイルをクリックすると、即リンクアイテムが作成されます。

▼このようにライブラリ内にショートカットリンクを作成する事ができ、ライブラリ外のファイルにリンクができます。もちろんクリックするとリンク先のファイルが開きます。（新しいタブで表示されます。）

このリンクはファイルだけではなく、Webサイトへのリンクも可能です。

▼試しにYahoo!のURLを入力して作成します。

▼このようにリンクが作成され、クリックすると新しいタブでリンク先が表示されます。

これは「新しい表示」から備わった新機能かと思ったのですが、そもそも昔から「ドキュメントへのリンク」というコンテンツタイプを使えば使えていましたね。

このように作成されたリンクですが、後々リンク先URLを変更したい事もあると思いますが、それがなかなかできないんです。以下、例として上述で作成済のYahoo!へのリンクを、Googleに変更しようと試みます。

■一度作成したリンクを編集したい→リンク先URLはUI上では編集できない

▼該当アイテムを選択してとりあえずコマンドバー内に「名前の変更」があるのでクリックしてみます。

▼このようなダイアログが出現し、なんか変更できそうなので、試しにGoogleのURLに変更して保存してみます。

▼あれ？なんか怒られてしまいました。つまり「://」が禁則文字のようです。

▼ではhttps://を外して保存をします。変更されました。

しかし！クリックするとYahoo!が開くんですよね。つまり「名前の変更」の言葉の通り名前だけ変更されてリンク先URLは変更されなかったんです。

じゃ、URLはどうやって変更するんだろう？他にUI上にある操作を試します。

▼ […] → [詳細] はどうでしょう？

▼パネル内に [名前] [タイトル] が編集できそうなところですが、つまりここも同じく名前の変更だけでURLの変更はできません。

では上図のプロパティの右にある [すべての編集] というリンクがあるのでクリック。

▼ドキュメントのプロパティ編集画面になりましたが、ここも同じ構成。つまりURLの変更はできません。

※ […] → [その他] → [プロパティ] も結局はプロパティ編集画面へのリンクです。

あれ？UI上でリンク先のURLを変更するのは手詰まりになりました。

仕方ないので、次に着目する点としてこのリンクはショートカットリンクというファイルなので、それを修正してみようかと思います。

■変更したファイルを上書きアップロードしても無理

▼とりあえずこのリンクをダウンロードしてみます。

▼www.google.co.jpと書かれているのにYahoo!のロゴという悲しいショートカットリンクがダウンロードされました。

▼URL部分をGoogleのURLに変更します。

▼念のため、テキストエディタでショートカットリンクを開くとこんな感じで変更されています。

▼変更したショートカットリンクをライブラリに上書きアップロードしたのですが、相変わらず変更されていません。

ファイルを変更すればリンク先URLも変更されると思ったんですけどね。不思議なのは、この状態で再度ショートカットリンクをダウンロードしてテキストエディタで中身を見ると、googleのURLになっているんですよね。なぜかライブラリのアイテム上では変更されない不思議現象です。もちろんブラウザのキャッシュをクリアするなども試みました。

仕方ないので、一度該当ファイルを削除し、上書きしてもダメだったファイルを再アップロードしました。

▼すると不思議な事にリンク先URLがGoogleに変更されました。同じファイルなのに…。

つまり、原因はわからないけど上書き保存ではリンク先URLは変更されないようです。

結果として、一度作成したショートカットリンクのリンク先URLを変更する手順は、

1. 変更したいショートカットリンクをダウンロード
2. ショートカットリンクのプロパティ、もしくはテキストエディタでURLを変更
3. 既存のショートカットリンクをライブラリ上から削除
4. 変更したショートカットリンクをライブラリにアップロード

ん？いやいや、こんな事をするならリンクを作り直した方がまだ早い！つまり、結果的にリンクのリンク先URLは変更できないという事ですね。

ライブラリ内にWebサイトのリンクをアイテムとして作成するニーズがどれだけあるかはわかりませんが、リンクのリンク先URLはUI上では変更できない点と、UI上じゃなければ変更できるけど若干面倒である点を頭の片隅に置いといていただければと思います。

※変更できる方法がある！という場合は、ご連絡ください。

※長文の文章のみとなります…。

■例えば

「部門ポータルの掲示板（リスト）に掲載したアノ情報だけど、全従業員にも見てもらいたいから社内ポータルの掲示板にも掲載しておいて！」
上司からそう命じられて、部門ポータルのリストに投稿したアイテムと全く同じ情報を、コピペで社内ポータルのリストにも投稿しました。

よくある話だと思いますが、実際にトラブルにつながる可能性があります。

■トラブル事例

「掲示板に掲載されていた自社製品情報をお客様にお伝えしたところ、後日、それが古い情報で損害が出たとのクレームを受けた。」
信頼に関わるトラブルですね。調べてみると、部門ポータルと社内ポータルに両方に同一タイトルのアイテムが投稿され、その後情報が変更された際に、部門ポータルのアイテムは更新されていたが、社内ポータルは更新されていなかった。投稿者に話を聞くと、両方に掲載した事を失念しており、部門ポータルのみを更新したとの話。

十分ありえる話ですよね。

■問題は？

ここでの問題は社内ポータルの更新を失念した更新者…もありますが、投稿を多数行っている人にその問題を押し付けるのはかわいそうですね。運営面から考えると、同一情報を複数個所に掲載しているという点です。これはメンテナンスが大変だし、トラブル事例のようにヒューマンエラーの可能性が上がります。特に、投稿者が退職などすると余計ありえますね。

■どうしたら？

※以下は、あくまでも解決のための一例です。

ここでタイトルの通り、情報の一元管理が大事です。ただし、部門ポータルに掲示した情報を社内ポータルにも掲示するな！という事は言いません。

まず考えるべきはその情報をどこに保管するのが一番ふさわしいか？です。
今回はまず部門ポータルに掲載されたことからも、またその部門発信という事からも、またその部門がサイトを所有しているということからも、部門ポータル内に情報を掲載する事で良いと思います。

次に一元管理しつつ全従業員にも見てもらうには？
社内ポータルの掲示板を利用しても良いと思いますが、大事なのは掲載方法です。ここでコピペで同じ情報を掲載すると二重になってしまいます。ただ、Webの醍醐味は「リンク」なので有意義に使いましょう。つまり、社内ポータルに掲示する本文には詳細内容を記載せず、概要のみと部門ポータルに掲示したアイテムのURLのリンクを起きましょう。そうすれば、リンク先の部門ポータルの掲示したアイテムのみをメンテナンスすればOKなので、更新し忘れはなくなります。

■リンクを活用するデメリットは？

例で考えると、社内ポータルの掲示板のアイテムにアクセスしたユーザーには、更にワンクリックを強要してしまう事になります。Webサイトの場合、ユーザーアクションをいかに減らす事を考慮しますが、ただし SharePoint に関してはWebサイトの考えがそのまま当てはまるわけではありません。つまりユーザーにとって本当に重要な情報であれば、離脱せずにワンクリックするからです。クリックされないならそのユーザーにとってはその程度の情報なのです。そういう意味でも大きなデメリットとは思えません。

次に、情報源であるリンク先のアイテムを移動したり削除されたら？
たしかにリンク元からはデッドリンクになり情報にたどり着きません。ただ、しつこいようですが本当に必要な情報であれば、リンク元アイテムの投稿者に連絡するなりします。更新し忘れて誤情報を元にトラブルになるリスクを考えれば、デッドリンクになった方がまだリスクは低いと考えます。もちろん、ユーザーからデッドリンクになっている連絡が来たら、投稿者がリンク先を更新すれば良いだけですし。

■リンクを利用して情報を一元管理する副産物

ユーザー目線で考えてみましょう。社内ポータルの掲示板を従業員が読んだとして、その情報が自分にとって必要と判断すれば読むでしょう。そこにリンクがついていればリンク先に行きます。例えばそこで「こんな部門ポータルもあったんだ！」と気づく場合もあります。自分に関連する情報であれば他の情報も気になる可能性もあります。そうすると初めて訪れたその部門ポータルの別のコンテンツも見る可能性もあります。つまり、利用者が増える可能性があがるわけです。

 

情報の一元管理が適切にでき、本来保管すべき場所に情報が鮮度を保たれて保管され、更に自分のサイトのPRにもなれる。
このような運営方針を投稿者レベルまで落とし込んで啓蒙しクセをつけてもらう事により、より安全な運営ができるのではないでしょうか。投稿者が多ければ多いほど、徹底させるのはなかなか難しいですけどね。