共有リンクの話です。皆さん使っていますか？気軽にドキュメントを共有できる便利な機能ですよね。使い方次第では色々課題も出てきますが。さて、今回記事にしたのは2022/01/20付けで公開された以下の Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターのメッセージが最近更新された事でチェックしたら、僕の環境で変化が確認できたので。
▼(更新)OneDrive/SharePoint Web の [リンクのコピー] コマンドを更新します。
タイトルだけじゃイマイチ良くわからないけど、つまり共有リンクを利用する際に「リンクをコピー」というメニューを利用するけど、その時の挙動が変わったという話です。
■変更前の挙動の確認
まだ変更されていない環境もあるので、そっちでまずは従来の挙動を確認します。 OneDrive で試します。
▼共有したいドキュメントを選択し、「リンクをコピー」をクリック
縦…メニュー内にもあるし、上部のコマンドバー内にもあります。どちらでも挙動は同じです。すると、
▼リンクのコピーが完了
この時点でリンクのURLが生成されてリンクをコピーされているんですよね。これが従来の挙動です。この状況でアクセス許可の設定を見てみます。
▼「アクセス許可の管理」をクリックすると、
▼共有リンクが設定されています
こちらもあえて確認しているので、従来のこの挙動を覚えておいてください。
■変更されたあとの挙動
では変更された環境で同じ操作をしてみます。
▼共有したいドキュメントから「リンクをコピー」をクリックすると、
▼あ、なんかさっきとちょっと違う
そうです。変更前の挙動では「リンクをコピー」をクリックした時点でリンクが生成されてコピーまでされましたが、変更後は「リンクをコピー」してもまだコピーはされていません。
実際にこの時点でリンクが生成されていないのか？を確認します。このボックスが表示されている状態で、右下の「コピー」をクリックせずに右上の×で閉じます。そして同じく「アクセス許可を管理」を見てみると、
▼共有リンクはありません
という感じです。変更前は「リンクをコピー」をクリックするだけで共有リンクが生成されたけど、変更後はもう1アクション「コピー」ボタンをクリックしないと共有リンクが生成されないという違いです。
■なんで変更されたのか？
挙動が変わった事はわかったとして、なんで変更したのか？も気になります。上で紹介したメッセージセンターのメッセージに少し記載されていますね。
▼メッセージセンターのメッセージから該当箇所を引用
つまり、リンクを生成する前にリンクの設定をできるようにした。という事かと解釈しました。リンクの設定とは何かと言うと、「リンクをコピー」をクリックした後に表示されるボックスの下部です。
▼変更前後も同じボックスの下部のココ
これをクリックすると、
▼リンクの設定
これが表示されます。共有リンクを使用できる対象ユーザー、編集許可、有効期限、パスワード、ダウンロードの禁止、と項目は多彩です。変更前はこれらを適切に変更する前に共有リンクが生成されてしまう挙動だったんですよね。それを変更後は先に適切に設定した後で共有リンクが生成される挙動になるので、まぁ変更後の挙動の方が適切だと思います。
という事で冒頭で少し書いた共有リンクは便利だけど使い方次第だと色々課題が出てくる…と言いましたが、共有リンクを利用する場合には、その時その時の判断でユーザー自身が適切なリンクの設定にした後に、リンクを共有しないといけません。しかし実際はこの設定がある事すら気が付かないユーザーも多いのかもしれないです。あまり目立たないので。となると、今回の仕様変更でここらへんをユーザーに意識付けさせるのが目的であれば、「リンクをコピー」をクリックしたら次の画面でこのリンクの設定が表示されると気付きになるんじゃないか？とも思いましたが。
いずれにせよ、変更前の挙動よりは変更後の挙動の方が筋道としては正しいと思います。あくまでも僕の解釈が入っているという前提ですが。
そして今回の記事を書くのに共有リンクを色々触ってみたけど、僕が把握していない事も多くて新しい知識もつきました。とにかく触ってみる事って大事ですね。もちろん自由に触れる環境があるという前提もありますが。しっかし Microsoft 365 は奥が深すぎて、こうやって偉そうに情報発信していますが、僕も常に暗中模索です。 SNS などでも教えてもらう事ばかりなのでまだまだヨワヨワだと実感します。