※読むとわかりますが途中で想定外の出来事に遭遇した結果、そこから試行錯誤しながら並行して記事を書いているので、いつも以上にまとまりのない記事で読みづらいかもしれません。
そういえばありそうでなかった機能ですね。アンケートやクイズの回答者が回答後に回答を編集するって機能。
2023/04/28 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されていました。
▼ Microsoft フォーム: 回答者が送信後に回答を編集できるようにする
フォーム・クイズ作成者の設定で回答者が回答を編集できるようになるとの事。すっかり忘れていた頃にふと先週僕の環境に展開されていたので早速触ってみます。
■設定は簡単
▼フォーム・クイズの右上「…」から「設定」
▼設定項目
なんかあらためて見ると設定項目増えましたよねぇ。そういえば下の「応答の受信確認」って機能も記事にしてなかったかも…下書きを書いた状態で面倒になってそのまま放置していました…。話は戻して、この中の、
▼「回答者に回答の編集を許可する」にチェック
設定はこれで完了です。
■回答したあとに編集してみる（編集できない…）
では回答者の立場になってフォームを回答します。PCで回答します。
▼回答後の画面
「保存して後で編集」というボタンがありますね。クリックしてみると、
▼ん？？？
あ、この画面…なんかよくわからないけどたまに出てくるスタートページにも似ているけど見慣れないページだ。このページのURL見ると、
▼「 DesignPageV2.aspx 」って名前
V2だからつまりバージョン2って事なんだろうけど、フォームのテンプレートがあったりするページなんですよね。いずれこれが新しいスタートページになるからV2なのかな？なんて思って数か月…このページは謎ですが、ウッカリ本筋を失念するところだった！回答後に編集する機能を探ってるんだった！しかし、なんでこのページに飛ばされたのか？と思ってよく見ると、
▼「最近」のところに今回答したフォームがあり、太枠で囲われていました
飛ばされたページが予想外だったのでインパクト薄いけど、一応太枠で囲われているという事で強調しているわけだけど、ちょっとUX的にはよろしくないですね。回答者が編集できるまでの導線が微妙です。
とりあえず、クリックしてみると、
▼再度回答画面に
グレーでチェックされている選択肢「a」はさっき回答した選択肢です。ということでここで編集できるんですね。じゃ別の選択肢「b」に編集しようとクリック…ん？クリックできない？？
はい、結論から言ってグレーアウトされたこの状態だと編集できませんでした。機能追加されたてで正常動作しないのかな？なんて思いながら1日放置しました。なので本当はこの記事は昨日公開する予定だったけど、お蔵入り覚悟で一旦保留していたんです。
■一晩寝かせたら編集できるようになっていた！？
ところが、今朝、同じフォームを開いてみると、
▼上のスクショと見比べてみてください
上部に「回答の表示と編集ができます」という案内文と右に「回答を編集」というボタンが表示されています。なんだろう？編集できるまでに時間がかかるのかな？とりあえずボタンをクリックしてみます。
▼グレーアウトが解除された！
▼選択肢を変更して「送信」ボタンをクリック
▼編集完了
これで無事に回答済を編集できました。
■回答が編集できない状態のパターンを探ってみる
昨日試したら回答を編集しようとしてもグレーアウトされて編集できない状態だった事は前述の通りだけど、どういうパターンなんだろう？
試しにまず作りたてのフォームで回答してみたところ、
▼あれ？回答後の表記が違うぞ？
上のスクショと見比べてみてください。ここでは編集できるとは書いてない。応答を保存するとしか記載されていません。「応答を保存する」をクリックして、再度フォームを開くと、
▼やはり回答結果は見られるけど編集はできない状態です
次に、フォーム作成自体は数日前に作成したけど、回答直後に編集を試みた時は？
▼回答後の画面は編集もできそうな雰囲気
▼回答を開くと編集できるボタンが表示されてる
この検証結果だけで判断するなら、「フォームの作成直後には編集できる準備が整っていなく、編集できるようになるまで時間が必要。」という認識です。逆にフォーム作成から時間がある程度経っていれば、回答者が回答直後に編集する事は可能というところでしょうか。でも一つ矛盾点があります。昨日最初にこの機能を試した時のフォームは結構前に作ったフォームだったのに回答を編集できませんでした。あ、でも、思い出すと、フォーム自体は古いものだけど、フォームの設定項目「回答者に回答の編集を許可する」をチェックした直後でした。
つまり総合すると、「フォームの設定項目『回答者に回答の編集を許可する』にチェックを入れた直後には編集できる準備が整っていなく回答結果を閲覧できるのみ、編集できるようになるまでには一定の時間が必要。」という事ですかね。あくまでも僕のちょっとした検証結果からの類推ですが。なので確実なのは少なくともこのような利用を想定したフォームを作成する際には、回答開始の少なくとも1日前くらいには設定項目も含めてフォーム作成済にしておくと良いと思います。
■フォーム所有者は回答者が編集した事をどこまで把握できるのか？
一つ気になる点は、回答者が回答後に編集した事をフォーム所有者は把握できるのか？
実際に回答後に編集した回答を見てみると、
▼ここからは全くわかりません
しかし、
▼応答画面の「 Excel で開く」から見ると、
▼「最終変更時間」という列が
これが前からあったかどうかはわかりませんが、ここにタイムスタンプが刻まれている回答は回答後に編集されたという事ですね。なので編集されたかどうかはここからわかります。さすがに編集前の回答が何だったかまではわかりませんね。
■色々試してみる
この機能は色々なパターンで試すことができそうだけど、全部やってるとキリがないので、限りある時間の中で色々試してみます。
まず、組織内のユーザーが回答をした後に一旦ブラウザーを閉じたとします。その後やはり編集したくなった時は？
▼ Microsoft Forms のスタートページに入ってみる
Microsoft Forms のスタートページの「最近使ったファイル」って今までは自分で作った個人フォーム・クイズや編集で共有されたフォーム・クイズが表示されていたと思うけど、このアカウントは自分で作った事も共有された事もありません。で、さっき回答して後で編集するボタンを押したフォームがここに表示されていました。つまり、後で回答を編集したい場合は、 Microsoft Forms のスタートページに入れば、回答したフォームが表示されるので、そこから入って編集できますね。
あれ？じゃ、組織外の人が匿名回答したものは？
▼誰でも回答できるフォーム
▼ Edge で InPrivate ウィンドウにして組織アカウントやMSアカウントにサインインしていない状態
▼回答します
▼あ、なんか文言が違う
上の方の組織アカウントにサインインされてる状態の回答後のスクショと比較してみてください。こっちは「回答を保存するためにサインインした後も、フォームの所有者に対しては回答の匿名性が保たれます。」と説明文があり「応答を保存する」というボタンです。つまり、匿名性を保ったまま自分のアカウントにサインインすれば編集できるという事でしょうね。ボタンをクリックすると、
▼サインインを促されました
さて、次にフォーム作成者が回答をした時に「回答を編集」ボタンをクリックしたら？
▼同じタイトルが2個並びます
右側がフォーム作成者として表示されたフォームで、左側は回答者として表示されたフォームです。同じフォームが２個並びます。
あ、では、複数回答OKの場合は？
▼3回回答したユーザー
同じフォームに3回も回答する事など…いや、あるか。例えば社内でアイデア募集や目安箱を Microsoft Forms のフォームを使って行う事があると思います。つまり使い切りじゃなく恒久的に設置して広く回答を求める場合は1人が複数回答するのも想定内。そうするとこのように回答した分だけ同じタイトルが並びますね。
たぶん他にも色々と興味深い結果になりそうな検証パターンはありそうですが、もう時間なのでここまでにしておきます。
この回答済を後から編集するという機能。統計を取るようなアンケートであれば別に間違えていてもわざわざ編集して直すなんて…って思いますよね。また、例えばオンライン試験であれば回答後に編集できちゃうのは一般的じゃないですよね。じゃ使い道は？というと、僕は編集はできずとも自分の回答を確認したい時はよくありました。例えばイベント参加のフォームに応募した後に、数日後になって「あの時、参加できる日程何日にOKしたっけ？」とか、IT技術コミュニティイベントの登壇応募フォームだと「勢いで応募内容を書いたけど、どんな登壇内容を書いて応募したっけ？」ってなってフォーム作成者に質問しちゃったりも経験ありました。フォーム回答時に回答内容まで手元に保存しないですもんね。なので編集できずとも自分の回答を後から確認するという点では僕は個人的にはうれしかったりします。