Office 365 の便利な使い方の第4弾です。また YouTuber やってみました。
今回のシナリオは「会議」についてです。昨今、働き方改革が叫ばれていますが、その中でも良く聞くキーワードとして「無駄な会議の削減」というのがあります。僕個人的にも無駄な会議はたくさん経験してきました。議題のない会議、無言時間が多い会議、実りのない愚痴だけの会議、開始5分もせずに数人が寝てしまう会議、一言もしゃべらない人が大多数の会議、資料をひたすら読み上げるだけの報告系会議、など。本当に無駄ですね。
とはいえ、会議自体が無駄ではなく、建設的に議論する場、意思決定がなされる場であるなら、やはり互いに顔を合わせながらやるべきだし、それができなくてもオンライン会議などでリアルタイムで言葉で発する話し合いは重要だと思います。
会議においては開催者のセッティングもそれなりに大変です。スケジュール調整をして参加者の予定表をおさえ、議題を事前に決め、必要な資料を用意し…。その手間を徐々に少しでも Office 365 を使って自動化できると良いかなと思いました。
また、会議で大事な事の一つはアウトプットかと思います。参加者全員が会議内容に認識齟齬がなかったかのチェックや、または参加できなかった人達にも会議内容の概要や意思決定された事を知る必要があります。そういう意味でも一つは Microsoft Teams のオンライン会議の録画機能という解もあります。ただ現時点では自動字幕が日本語対応されていなかったりするので、録画された動画を見るには会議時間と同じ時間が必要になるので厳しい事もあるかと思います。なので「議事録」というのは昔も今も大事な会議のアウトプットかと考えます。
さて、会議をして議事録が取られていない場面ってありますか？僕の経験則では非常に多いと思います。これは非常に良くないと思います。なぜ議事録が取られていないか？1つは参加者が個人的にメモを自分用に書いている点。たしかに何もしないよりは良いけど、個人用のメモなのでもし認識齟齬が発生したとしても気付きません。次に書記がいないという点。更に、そもそも議事録を残すという文化がない、無駄な会議と自覚しつつ内容のない会議だという事がバレるのが嫌なのでわざと議事録を残さない、など。まずその状態が良くない事という事を認識し、リーダーが主体となって議事録を残し共有する文化を根付かせる必要があると思います。これは文化なのでシステムで解決できる話でもないのですが、少なくともそういう方向に持っていくための試みはできるのではないかと考えました。つまり半強制的に議事録を取るように仕向ける事と、リーダーが議事録がアウトプットされているかを確認しやすくする仕組み。
という事で、相変わらず前置きが長いのですが、今回使用しているサービスは以下の通り。
- Microsoft Teams
- Microsoft Flow
- OneNote
- Outlook （予定表）
- Microsoft Planner
- SharePoint Online
- Power BI
軽く動画内で利用したスライドを紹介したのでこちらから読んでみてもらっても良いと思います。
▼Office 365 の便利な使い方：会議の準備を少し楽に！議事録を取るクセを！ [ YouTube 動画の資料 ]
キモとしては Microsoft Flow を使って Outlook の予定表にイベントを設定したら、自動的に OneNote にノートが追加されるという点です。ただ空白のノートが追加されるのではなく、設定したイベントから情報を引っ張ってある程度テンプレート化し、特に準備しなくても共有できる議事録が自動的に準備されるという感じです。興味持っていただけたら動画の中ではフローの解説やデモもしているので観てみてください。
▼Office 365 の便利な使い方：会議の準備を少し楽に！議事録を取るクセを！
特に要件があるわけでもなく僕の頭の中で想定したシナリオに基づいてあまり時間をかけずに作ったものなので、他にもやれる事はたくさんあります。ただ、こういう事ができるんだぞ！という雰囲気を掴んでいただいて、自分のできる範囲内からスモールスタートで徐々に便利にしていけると楽しいと思います。個人的には Office 365 のサービス群の中では Microsoft Flow のユーザーの利活用は大きなキーポイントなのかなと思います。この動画が何かの参考になれれば幸いです。
この「働き方改革」と叫ばれているこのご時世なので、このようなボトムアップの業務効率化の施策はしっかりと上長が評価し、会社としても取り組みを評価できるような社風になると、一挙に流れが加速するのでは？と思います。