Microsoft Viva Insights 。日本表記だと「 Viva インサイト 」のようです。本ブログではどっちの表記に寄せていこうか悩み中。
さて、連載っぽく Microsoft Teams の Insights アプリを色々触って紹介してみようと思っています。
▼第1弾
Microsoft Teams ： Insights アプリが進化している（ Microsoft Viva Insights ）
今回はその第2弾。半年前にはなかった機能である「リフレクション」です。英語ニガテマンの僕にはリフレクションと言われても意味がピンとこなかったけど、調べると Reflection という綴りで「内省」との事です。なんか自分の中で反省するような事かな？と思ったら、ググ…ビングるとわかると思うけど、なにやら人事用語として検索結果にたくさん出てきました。そっちの分野では「自分を見つめ直す」事だそうです。詳しくは調べてみてください。その意味がわかってようやくこの機能を理解できました。
ではちょっと触ってみます。
■ 記録をつける
まず、 Microsoft Teams の Insights アプリを表示させる方法は、第1弾の記事を参照してください。
▼ Microsoft Teams の Insights アプリ
▼右上のこれがリフレクション
顔の絵文字が5種類並んでいて、ここから今の自分の感情に近い絵文字を選ぶようです。その下にはアドバイス的な文章があります。これが Insights 的には「洞察」から「推奨事項」を提供しているという事だと思います。そして下には「リフレクションは非公開です。」と書かれていて、i マークをクリックすると、
▼プライバシー保護の説明が
ここらへん、一度炎上したので Microsoft としてもしつこいくらいにアピールしてるんでしょうね。
さて、では、顔の絵文字をクリックしていきます。今日は…朝から息子が可愛くてしかたなかったので、
▼「非常に満足」をクリックします
▼クリック後
推奨事項に「その理由を熟考してみることをおすすめします。」と書かれています。リフレクションが自分を見つめ直すという意味であるなら、そういう事ですよね。
■ リフレクションの履歴を見る
そして、その「自分を見つめ直す」という意味でリフレクション機能の大事なところが、その時の気分をポチポチするだけじゃなく、それまで記録してきたリフレクションの履歴を見る事ができる点だと思います。「リフレクションの履歴」をクリックすると、
▼感情が時系列のグラフに
すでに以前からちょくちょくと記録していたので履歴として見る事ができます。
▼1日に複数回記録をするとこんな感じでグラフは表示されます
■ だから何？
と、ここまでを見て「だから何？」って思った人もいたんじゃないかと思います。まぁね…。もしマメに感情を記録していて、このグラフを見返した時に自分をどう見つめ直すのか？あたりを考えて、やる意味があるのかどうか？を判断すればイイし、一つの機能なので使わなきゃいけないわけじゃない。あとは現時点では履歴に推奨事項は記載されていないけど、もしかしたらそのうち推奨事項が出てきて、分析してくれたり慰めてくれたりするかもしれないですね(笑)とにかくまだまだ黎明期です。
あとは、 Workplace Analytics が使えないのでわからないけど、チームメンバーにリフレクションを最低1日1回つけるようにマネージャーが指示すれば、マネージャーがチームメンバーのリフレクション全体を俯瞰して見れたり、 Insights 側が洞察・推奨事項を提示してくれるかもしれないですね。もちろんどのメンバーがどんなリフレクションをしているのかはわからないので、あくまでも自分のチームの把握です。でもマネージャーとしてはそれがわかるのって凄くイイ事ですよね。 Microsoft Viva Insights の詳細、特にマネージャーやリーダーの機能が知りたい場合は、以下の Docs のページを参照してください。
Microsoft Viva インサイト
https://docs.microsoft.com/ja-jp/workplace-analytics/use/viva-insights-intro
ビバのマイ チーム インサイト
https://docs.microsoft.com/ja-jp/workplace-analytics/use/viva-insights-my-team
Viva インサイトの自分の所属組織
https://docs.microsoft.com/ja-jp/workplace-analytics/use/viva-insights-my-org
■ リマインダーの設定
さて、どんな機能かはわかったところで、記録をする事が後々どんな効果が出るか未知数ではあっても、記録してデータを貯めておかなきゃ必要と思った時に正確なデータで洞察・推奨事項を提供してもらえない。僕も会社のテナントで記録を付けてるんですけど、ついつい忘れがちなんですよね。そんな時に地味にリマインダーの機能があるんです。
▼リフレクションの履歴画面の右上に「リマインダーの設定」が
▼通知の曜日と時間を設定できます
▼「 i 」アイコンをクリックした時の説明文
▼通知時間横の「 i 」アイコンをクリックした時の説明文
なになに？「この選択された時間の約 30 分前に通知を送信します。」とな？これは僕的に微妙だなぁ。この説明文を読まなかったら通知時間に普通に設定した時間に通知が来るものだと思っちゃう。そして後半の文章がイマイチ意味がわからない。「1日以上の日を選択する必要があります。」って？よくわからないけど、たぶん時刻を設定するなら曜日を最低どれか1つ選択しろって事ですね、たぶん。
▼平日16:00に設定していると
▼「調子はどうですか？」という通知が！
でも…15:58に通知が来ましたぞ。設定時間の約30分前じゃなかったっけ？まぁ、こちらとしては設定時間あたりに来た方がうれしいのでこのままでOK。
▼デスクトップアプリのフィードにも通知があります
これで最低限平日の1日1回は記録をとる事ができますね。
■ 記録する時間帯はいつがいいかなぁ？
さて、リフレクションを記録する時間がいつがイイのか？そもそも1日何回も記録できるんで、おそらく感情の変化という意味では細かく記録するほどデータとしてはイイんでしょうね。できれば勤務開始時、中間、勤務終了時の3回くらいあると、1日の中での感情の変化もわかってくるのかな？例えば朝は機嫌よかったけど終了に近づくにつれて機嫌が悪くなっていたら、何かしら勤務中にストレスが溜まっているかもしれないし、逆に朝から機嫌が悪かったら、もしかしたら家庭に原因があるのかも？とか、前日のわだかまりをそのまま引きずってるのかも？とか。そう考えると、できればリマインダーは複数回飛ばせるといいけど、見た限りだと1日1回のようです。ただこれは今後の第3弾だか第4弾あたりで書く予定の Insights の他の機能を使うと、もう1回リマインダーっぽい事ができますが、それはその時にお話します。
あと僕が試してみた範囲ですけど、リマインダーの時間設定を変更しても、変更した日の翌日から変更されるようです。当日はダメなようです。今日リマインダーの挙動を確認すべく何度も時間を変更したけど、結局変更前の時間に通知が来ました。
という事で、この記事を見て皆さんがどう感じたかはわかりませんが、もし興味が沸いた方は是非まずは記録をつけてみる。忘れそうならリマインダーの設定をしてみるとイイかもしれませんね。