※現時点ではまだアプリ名は変更されておらず、「 Planner 」アプリのままです。
以前から Microsoft Teams に「 Tasks 」と呼ばれるタスクアプリが登場するとの情報が出てきて、 Microsoft Planner もあって、 Microsoft To Do もあって、更にタスク！？とか思った時もありました。その後徐々に判明してきたところによると、 Microsoft Teams に以前から存在する Planner アプリ。それに Microsoft To Do のタスクも表示されて、UIも変わって「 Tasks 」アプリと名前が変更するようであるという事がわかってきました。日本語では「タスク」だと思います。つまり、 Microsoft Teams にタスクアプリを入れておけば、 Microsoft Teams 内で個人やチームのタスクが一括で管理できるという事でしょうか。更に Microsoft Teams が『ハブ』としての存在を大きくするアップデートですね。
なので厳密には本記事のタイトルも「タスクアプリの登場」ではなく、「 Planner アプリに To Do も表示され、名前が変更される予定です」といったところでしょうか。
で、思い起こせば…
▼7月下旬あたりに Planner アプリ内にこのような表示が出ました
「近日公開予定：新しいタスク アプリで、個人の Planner と To Do タスクを一緒に確認できます。」という案内です。まさに上で書いていた事ですね。7月下旬あたりから今か今かとワクワクしていたのですが…なかなか変わらない！
なんて思っていたらもう10月ですよ。暑かった頃に予告された情報が涼しくなった頃にようやく！僕のテナントで確認できたのは10月10日です。では見てみましょう。
■あ、メッセージセンターのメッセージも更新されてた
と、その前に…
タスクアプリが展開されたのと時を同じくして、 Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターで、4月下旬に公開されたメッセージの更新がされていました。
▼(更新)チームのプランナーアプリは、プランナーとTo Doによって動力を与えられた更新された経験で名前が変更されます
これを読む限り、「世界中のすべての非政府テナントに対して完了しました。」と記載されています。つまり、段階的な展開じゃなくて一斉に展開されたという事でしょうか。つまり週明けの今日、急に変わっていてビックリするユーザーも多いかも！っていうかそもそも4月にメッセージが公開されたので、6か月もジラされていたんですね。で、このメッセージの最下部に Docs の該当ページへのリンクもありました。文字多めですが、シナリオ例なども記載されているので、使い道にいまいちピンとこない人は参考にしても良いかも。
Microsoft Teams で組織のタスクアプリを管理する – Microsoft Teams | Microsoft Docs
https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/manage-tasks-app
■そもそも Planner アプリの追加
Microsoft Teams に Planner アプリを追加していない人は、
▼左の「…」開いて検索で「 planner 」で探してクリックを
表示されない場合は、組織でアプリが有効になっていないかもしれないです。
■見てみた
▼こんな感じ
名前はまだ「 Planner 」ですが、下の説明には「タスクが1か所に集まりました! Planner のタスクと To Do のタスクは、共有計画と自分のタスクの下にあります。間もなく、このアプリの名前を「タスク」に変更します。」との記載が。そして、詳細情報の先のページは
Teams でタスクアプリを使用する – Office サポート
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/e32639f3-2e07-4b62-9a8c-fd706c12c070
だいたいこの動画をチェックすればどんなものかはわかると思います。
で、スクショに戻ると…
▼ Microsoft To Do の部分
左メニュー内「自分のタスク To Do 」のセクションは Microsoft To Do の部分ですね。ザックリ触った使い心地は特に悪くもなかったです。ここを利用するだけでも十分かと。ただ、そこはやはり操作性は直感的とは言い難く、特に Microsoft Teams の中で使うという事を考えると、ファイルタブでファイルを選択する時は左の〇にチェックをするけど、このタスクアプリの中では同じく左の〇にチェックを入れるとタスクを選択じゃなくてタスクを完了させてしまう動作なので、全て昔から使い慣れている人にとっては違和感がなくても、新しく利用しはじめるユーザーにとっては同じようなUIなのに別々な操作になってしまうのは微妙かも。
▼ Microsoft Planner の部分
左メニュー内の下の「共有プラン Planner 」のセクションは Microsoft Planner です。自分に権限があるプランが表示されます。表示される列に差はあるものの、操作感は To Do の部分と類似しています。こちらもザックリさわった使い心地は悪くもなかったです。もちろん Microsoft Planner の特徴ともいうべきカンバン形式の表示も
▼右上で「ボード」を選べばこのように
■注意点：チームに紐づくプランのみ表示されている気がする
おそらくですが、最近はもう Microsoft 365 の色々なサービスを使うにあたっては、まずは Microsoft Teams を起点として、そこでチームを作成してから色々な他のサービスを利用するとは思います。しかし、例えば純粋な Microsoft 365 グループ から Planner のプランを作成したり、また例えば、 Microsoft Planner から Microsoft Teams のチームに紐づかないプランを作成した場合。そういうった経緯で作成されたプランはこのタスクアプリには『プランは』表示されません。少なくとも僕の環境では。
実際に見てみると、過去に検証用途で作成した Microsoft 365 グループに紐づく Microsoft Planner のプランがありました。
▼当時はまだ「 Office 365 グループ」だったので…
タスクも1つ追加しています。この状態で、 Microsoft Teams のタスクアプリを開いてみても、左メニューの「共有プラン Planner 」のセクション内にはこの Microsoft 365 グループも、その中のプラン名も表示されません。
▼上のスクショのプランもグループ名もない
つまり、この事実を見ると、あくまでも Microsoft Teams に紐づくプランのみしかここには表示されないというのが僕の解釈です。そして、そういう意味だと、ここに全てのプランが表示されるわけじゃないので注意が必要そう。
ただし、 Microsoft To Do に自分に割り当てられた Planner のタスクを表示させる設定をしていた場合は、タスク単位では大丈夫です。
Microsoft To-Do ： Microsoft Planner で自分に割り当てられたタスクを表示できるようになった
この設定をしている場合は、自分に割り当てられたタスクのみですが、 Planner のセクションではなく、 To Do のセクションの「自分に割り当て済み」の中を見ると、
▼タスクは表示されます
なので、現時点での僕の確認のみの事実ベースですが、 Microsoft Teams に紐づいていない Microsoft Planner のプランに関しては、注意が必要そうです。
■新しいリストorプランを作成
さすが「ハブ」と言うだけあって、 Microsoft Teams 内でおおよその操作は完結するようになっています。 Microsoft To Do に新しくリストを作成したい場合、または Microsoft Planner に新しくプランを追加したい場合は、
▼画面左下の「+ 新しいリストまたはプラン」をクリック
▼ダイアログが
1つのUIでどちらも作成できるようになっています。ただ、これの前提としてユーザーが Microsoft Planner と Microsoft To Do をある程度知っていて、うまく使い分けてる事が前提かもしれない。下部に「[自分のタスク]でリストを作成するか、チームとチャネルを選択して共有プランを作成します。」と説明文は表示されてはいるものの、そもそも「リスト」が To Do で「プラン」が Planner であるという認識があるか？なので、
▼作業場所が「自分のタスク」の場合
これは Microsoft To Do にリストが1つ追加される事が理解できるか？
また、
▼作業場所で「自分のタスク」以外を選択する場合
「自分のタスク」以外の選択肢は、自分が所有者かメンバーである Microsoft Teams のチームに紐づくプランが作成される事が理解できるか？
これらを理解していないと、なかなか敷居が高いかもしれないです。
不思議なのが、上述の通り、プランを作成する場合は、チームを選択するのはわかるけど、チャネルまで選択する事に意味があるのか？実際試してみても、ここでチャネルを選択して新しいプランを作成したところで、同じチーム内の別チャネルでもタブにその新しいプランを追加できます。不思議。
ちなみに、ここから純粋な Microsoft 365 グループに紐づくプランは作成できないようです。選択肢にはありませんでした。やはり、そもそも Microsoft Teams 内で利用するアプリなのでそういう挙動なのでしょうか。そういう場合は、 Microsoft Planner にブラウザからアクセスして利用しましょう。
■モバイルアプリは現時点では未対応
タスク管理系はモバイルデバイスでサっとタスクのステータスを完了したりできるところも魅力ですよね。 Microsoft Planner も Microsoft To Do もモバイルアプリがあるので。その点、この Microsoft Teams のタスクアプリは現時点ではまだ使えなさそうです。
▼見当たらない
▼ここでも見当たらない
と思ったら、上で紹介した Docs のページ内を読んでいたら、そのような記載を発見しました。
なので、もう少し待ちましょう！
■便利だけど
これまで Microsoft 365 を使いこなしてきたユーザーにとっては、 Microsoft Teams にタスクが集約できるという事はうれしい事かと思います。少し使って自分に合わないと思えば使わずに今まで通り Planner は Planner 、 To Do は To Do と使えば良いし。選択できるという事は良い事ですね。
しかし、上述の通り、これらをしっかり使いこなすにはある程度 Microsoft Planner や Microsoft To Do の事を知る必要があるので、 Microsoft 365 を導入したての企業のユーザーにとってはすぐに便利に利用できるというわけではなさそうですよね。
そもそも Microsoft Planner と Microsoft To Do の違いや使い分けがわからない人も多いと思っています。僕個人的な大きな違いは、 Microsoft 365 グループが必要か否かという点が一番大きな違いかと思います。つまり、 Planner はチーム内のタスク共有・管理をメインとし、 To Do は個人タスクの管理といったところでしょうか。なんとなく SharePoint のライブラリ と OneDrive に似た関係だと僕は思っています。 OneDrive も To Do も個人用途。だけど、どちらも別ユーザーと共有する事もできるんですよね。ただその共有はあくまでも一時的なものがイイかなぁ。しっかりチーム内で共有・管理する場合は、 SharePoint のライブラリ だし Planner だと思っています。
まぁ、とにかく試行錯誤してみてください。煩雑なタスク管理から少しでも解放されると良いですね。