SharePoint / OneDrive for Business :アクセス許可の管理(共有リンク・直接アクセス)のUIが変わった

SharePoint や OneDrive for Business (以下、 ODfB )と言えば、ファイルストレージとして他ユーザーと共有ができるのも大きな特徴の一つですが、まぁ正直わかりづらい。まず直接アクセス権を付与する方法と、共有リンクという形で共有する方法の2パターンあるのが理解しづらいしユーザーに教えるのもなかなか難しい。

と、冒頭からネガティブな事を書いたけど、特に「このファイルの共有状況ってどうだったっけ?」ってなった時に確認するのも面倒な感じでした。でも共有って便利ではあるけどセキュリティ的な部分では危険でもあります。そんな中、アクセス許可の管理のUIが変わります。まだ標準リリースに展開期間中なので全ユーザーが変わったわけじゃないです。

2023/05/12 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ (更新済み)OneDrive: エクスペリエンスの共有 – 更新されたアクセスの管理

OneDrive と書いてあるけど SharePoint も同じです。下の方に「OneDrive/SharePoint を操作するユーザーは…」って記載ありますよね。そして、「エクスペリエンスの共有」って翻訳されてるけど内容から推測するに「体験を共有」するんじゃなく「共有の体験」ですね。アクセス許可の管理が更新されて共有機能の体験が変わりますよって事です。なので本当はこの記事タイトルも「…のUXが変わった」が良いと思うけど、記事タイトルに「UX」って書いてもうまく伝わらない場合が多いのであえて見た目が変わったって事がわかるように「UI」に置き換えています。「UI」の方がまだ一般的かなぁと思って。実際は「UI=UX」は大間違いなんですけどね。ま、それはいいや。

とにかくアクセス許可の管理の画面が変わって全体的な共有機能の体験が変わりますよって事ですが、どんな感じなのか?僕の環境には新旧の環境があるので、比較してみたいと思います。

“SharePoint / OneDrive for Business :アクセス許可の管理(共有リンク・直接アクセス)のUIが変わった” の続きを読む

Microsoft Stream :プレイリストとアクセス権限

4日ほど前に Microsoft Stream ( on SharePoint ) に動画を整理できる「プレイリスト」の機能が追加された記事を書きました。

Microsoft Stream :動画を整理できるプレイリストが使えるようになった

あ、まず先に訂正をしなければいけない部分があって(上の記事は訂正済)、記事を書いている時はプレイリストの保存先は「 Microsoft 365 グループ が表示される」と書いていましたが、よく見たら間違いでした。正しくは「 SharePoint サイト が表示される」でした。 ちょっとスクロールすればコミュニケーションサイトも表示されていたんですよね。適当に確認しちゃダメですねぇ。

話を戻して、この記事の最下部に今後の予告みたいに、プレイリストに保存した動画ファイルのアクセス権はどうなるのか?を試したいって書いていたんだけど、今回はそれを取り上げてみます。

“Microsoft Stream :プレイリストとアクセス権限” の続きを読む

Microsoft Teams :チャットのスケジュール送信に添付したファイルのアクセス権限は?

※あくまでも僕が自分の環境で実際に試してみた結果をベースにしています。

Microsoft Teams のチャットでメッセージをスケジュール送信できるようになったのが先月2022年12月です。

Microsoft Teams :チャットのメッセージをスケジュール送信できるようになった

さて、この記事には書いていないけど、この機能で気になる点がありました。それを今回は試してみたいと思います。何かというとスケジュール送信を設定したメッセージにファイルを添付している場合は、ファイルのアクセス権限がどうなっているのか?という点です。メッセージが送信されるまでは添付したファイルは他ユーザーが表示できるのか?どんなアクセス許可の設定がされているのか?

なぜ気になったのか?というと、実は Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターのこの機能アップデートについての該当メッセージにちょっと記載があるんです。

▼「(更新済み)Teams チャットの送信をスケジュールする」から一部抜粋引用

「インライン画像と添付ファイルは、メッセージが配信された後にのみチャット内の他のユーザーがアクセスできます。」という事です。つまりスケジュール設定されたメッセージに添付したファイルは配信前には他ユーザーはアクセスできないという事ですよね。ただし、そもそもメッセージセンターのメッセージは英語を機械翻訳で日本語にしているので、細かいニュアンスが正しく翻訳されていない可能性もあります。なので実際に試してみます。

“Microsoft Teams :チャットのスケジュール送信に添付したファイルのアクセス権限は?” の続きを読む

OneDrive for Business / SharePoint :コマンドバーの共有関係のメニューが変わった

純粋に OneDrive for Business からファイルやフォルダーを共有って設定します?

と、冒頭から問いかけていますが…。 OneDrive for Business (以下 ODfB ) も SharePoint も一言「共有」と言っても、アクセス許可(直接アクセス)と共有リンクと概念的に2種類あるんで特に利用したてのユーザーにとってはややこしいですよね。とはいえ、 SharePoint であればサイト管理者が権限設定をしている以上はユーザーが権限を気にする必要はないし、 Microsoft Teams の裏側の SharePoint のチームサイトであればチーム所有者がメンバー管理しているからユーザーは同じく気にする必要はないし、 ODfB に関しては Microsoft Teams のチャット(個人チャットやグループチャット)に添付したファイルが添付したユーザーの ODfB に保存されて共有リンクで共有されているという仕様はユーザーでも知っておかないといけない大事な事ですが、そういう他アプリの機能で裏側では勝手に共有で利用される事はあっても、そもそも「 OneDrive とは個人ファイルストレージ」と認知されていると思うので、純粋に ODfB 内のファイルを ODfB のUIを使って共有する事ってほとんどないのではと思います。なので今回の記事も需要はあまりないのかな?わかりませんが。

2022/07/22 に Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼(更新)OneDrive: エクスペリエンスの共有 – [共有] メニュー ドロップダウン

ODfB の共有ボタンが更新されますよという事ですが、先週末あたりに僕の環境でもようやく展開されました。で、展開される前とされた後と2つの環境があるので、見比べてみます。

“OneDrive for Business / SharePoint :コマンドバーの共有関係のメニューが変わった” の続きを読む

OneDrive / SharePoint :「リンクをコピー」の挙動が変わった

共有リンクの話です。皆さん使っていますか?気軽にドキュメントを共有できる便利な機能ですよね。使い方次第では色々課題も出てきますが。さて、今回記事にしたのは2022/01/20付けで公開された以下の Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターのメッセージが最近更新された事でチェックしたら、僕の環境で変化が確認できたので。

▼(更新)OneDrive/SharePoint Web の [リンクのコピー] コマンドを更新します。

タイトルだけじゃイマイチ良くわからないけど、つまり共有リンクを利用する際に「リンクをコピー」というメニューを利用するけど、その時の挙動が変わったという話です。

“OneDrive / SharePoint :「リンクをコピー」の挙動が変わった” の続きを読む

Microsoft Teams :チャットのメッセージへの添付ファイルの仕様が変わったっぽい(動画付き)

※本記事および紹介している動画は、あくまでも僕が試してみた結果に基づいています。

「チームのチャネルの投稿」じゃないですよ。「チャット」ですよ。チャットのメッセージにファイルを添付したら、裏側では添付したユーザーの OneDrive の特定フォルダー内にアップロードされて共有設定されているという仕様は色々な場所でも話してきました。それが共有方法が変わったっぽいんですよね(今、まさに展開中のようです)。僕が持っている複数テナントで、仕様変更前と後があったので、色々触って違いを調べてみました。結構気になる点もあります。(最下部に紹介している動画は、より詳細に説明しています。)

“Microsoft Teams :チャットのメッセージへの添付ファイルの仕様が変わったっぽい(動画付き)” の続きを読む