SharePoint :ページやニュースのスケジューリング機能

実は昨日ほぼ記事を書き終えてたけど、諸事情で保留していましたところ、ようやく今公開します。(保留にした理由は後程…)

■最初にちょっと昔話を(機能のみ知りたい人は本章を読み飛ばして)

※記憶が曖昧なので適当な事書きます(笑)

SharePoint でいわゆる通達・連絡系の一方通行の掲示板的な役割は、過去には「お知らせ」リストが標準だった気がします。未だにお知らせリストを含めたリストを使ってる企業は多いと思います。逆に「ページ」ライブラリのページに関しては、サイトのホームページ(トップページ)とほんの一部しか使っていなかった印象です。しかし時代は変わり、現在では「ニュース」が出てきた事で情報発信はニュースが主流になってきつつあります。過去ではいわゆる「サイトコレクションまたぎ」と呼ばれる別サイトコレクションの情報を表示させることが難しかったのですが、今はニュースを利用すればサイトコレクションなんて事は気にせずに自分に閲覧権限が付与されている全てのニュースが一括して表示できるようになっています。そもそも「サイトコレクション」という言葉すら過去のものとなりつつあります。
そしてそのページですが、少人数メンバーが利用するようなサイトはイイとしても、例えば社内ポータルサイトだとしたら、ページのリリースや更新において、公開時間の設定をしたい場合もあるかと思います。例えば、本日の始業や終業の時刻に合わせて公開したい場合など。もちろんその時刻になったら手作業で公開すれば良いものの、例えばそれが日付が変わった0時のタイミングに公開しなければいけない場合は…スケジューリング機能が欲しいところです。クラッシックUIだった頃は、このスケジューリングをしたい場合は、サイトコレクションの「 SharePoint Server 発行インフラストラクチャ」をアクティブ化しないといけなかった気がします。

▼ SharePoint Server 発行インフラストラクチャ

しかし、この機能をアクティブにすると様々な変化があり、一度アクティブにすると、非アクティブにはできるものの、完全に元通りにはならなかったりトラブルの元になったりします。つまり、特にある程度利用者が多いサイトでこの機能をアクティブにするには、なんとなく覚悟がいる感じでした。

時代は変わって今、その「発行インフラストラクチャ」機能のアクティブ・非アクティブ関係なく、モダンサイト上でページやニュースがスケジューリングできるようになる!というのが本記事のようやくメインテーマです。

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SharePoint :ニュースやページの既定のテンプレートを選択できる機能が展開された

SharePoint のニュースやページには最初に3つのテンプレートがあり、更にカスタムしてオリジナルのテンプレートも作成できます。ただ、今まではニュースやページを作成する際にテンプレートの選択画面があり、「空白」というテンプレートが既定値でした。それが既定のテンプレートを設定できるようになるというメッセージが Microsoft 365 管理センターに出ました。

▼既定のページ テンプレート

この機能が今朝僕のテナントで展開されたので、試してみます。

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SharePoint :「元に戻す/やり直し」ができるようになった!( Undo / Redo )

7月中旬に Microsoft 365 管理センターのメッセージでアナウンスされていましたが、 SharePoint のページを編集する際に操作を元に戻したりやり直す機能( Undo / Redo )が僕のテナントに展開されたので、試してみます。

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SharePoint :SharePoint ニュースとページのおすすめ表示(まだ展開されてないけど)

今朝、 Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターにこんなメッセージが。

▼新機能: シェアポイントニュースとページのおすすめ

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SharePoint :ページやニュースの作成時にテンプレートが選べるようになった( Select a template when creating news. )

数週間前からSNS上で実装された報告があった SharePoint のページやニュースのテンプレートが僕のテナントでも実装されたので、ようやく触ってみます。

▼メニューから「ニュースの投稿」をクリックすると

▼右パネルが広く展開されます

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Microsoft Flow : SharePoint のページの承認フローを試してみた

SharePoint のモダンページ(ニュース含む)の承認フローを SharePoint 側からカンタンに構成できるようになりましたので、試してみたいと思います。

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SharePoint :モダンページ/ニュースのコメントの仕様(微妙なのも…)

モダンページやニュースのコメントについては過去に記事にしています。

SharePoint :モダンページ/ニュースのコメントがオンオフできる

SharePoint :SharePoint 管理センターでサイトのページのコメントの有効/無効

で、コメントは滅多に使わないんだけど、今日ちょっと触ってみたら微妙なものも含めて色々な仕様を発見しました。

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SharePoint :モダンサイトのニュースやページに「レベル上げ」といった機能が追加

(「テレレレッレッテッテー♪」で通じます?)

一つ前の記事もモダンサイトのニュースやページの新しい機能の紹介をしましたが、それとは別に新しい機能が追加されていました。
っていうか「レベル上げ」ってドラクエだとダルい作業なのでネガティブな連想をしてしまいますね!(上の画像内の擬音はドラクエのレベルアップの音でした。)

英語だと「Promote」のようです。つまり日本人でもメジャーな言葉の「プロモーション」の意味と同じですかね。アイコンもメガホンなので声を上げて宣伝する感じですよね。レベル上げじゃあまりピンとこないですね。

▼「レベル上げ」をクリック

▼右パネルが出現します

▼拡大するとこの3点の方法があります

  1. ナビゲーションにページを追加(Add page to navigation)
  2. このサイトのニュースとして投稿(Post as News)
  3. メール アドレス(Email a link)

※ページのアドレスやアドレスのコピーあたりは特に説明の必要がなさそうなので省きます。

▼ボタンの色はサイトのテーマによって違いますね

では、一つずつ触ってみます。

【1】ナビゲーションにページを追加
(Add page to navigation)

ここをクリックすると文字通りナビゲーションに追加されます。

▼コミュニケーション サイトの場合、クリックすると…

▼ボタンはグレーアウトされ文言も変わり、上部ナビゲーションにページ名が追加されました

ちなみにグレーアウトされたボタンは再度クリックすると解除されるような機能はありません。一度クリックしてナビゲーションに追加されたら、削除したかったらナビゲーションの設定から削除する感じです。

▼チームサイトの場合、クリックすると…

▼サイドリンクバーに追加されます

これだけ見ると、コミュニケーション サイトではトップリンクバー、チームサイトではサイドリンクバーに追加されると思ってしまいますが、そもそもコミュニケーションサイトの上部ナビゲーションはややこしいですが、トップリンクバーの位置にありますが、実態はサイドリンクバーです。実際にサイトの設定ページに行くとサイドリンクバー扱いになっています。

なので、「ナビゲーションにページを追加」をクリックすると、サイドリンクバーにリンクが追加される、ですね。

【2】このサイトのニュースとして投稿
(Post as News)

▼ニュースは作成した時点でニュースなので、すでにクリックされた状態になっています

▼ページの場合はクリックができます。クリックすると…

▼グレーアウトされ文言も変わりました

▼するとページはニュース扱いになり、トップページのニュースに表示されます。

もちろん、SharePoint ホームのニュースにも表示されます。

▼面白いのが、ニュースにする前の状態ではこの「+新規」のメニュー内の文言はページ用の文言ですが、

▼ニュースにレベル上げをするとメニュー内の文言もニュース用の文言に変わりました。

注意点として、ページをニュースにレベル上げすると取り消せなさそうです。つまり、上げたレベルは下げる事ができないっぽいです。(僕には取り消す方法が見当たりませんでしたが、もし方法がある場合はご一報いただけると幸いです。)

【3】メール アドレス
(Email a link)

▼ここをクリックすると…

▼このようなダイアログボックスが表示されます

あれ?これって…「メールによる送信」と同じですね。

▼こんな感じでメールが届きます

以上です。

あ、そうそう、閲覧権限のユーザーは?というと

▼「レベル上げ」はありませんでした

ただ、「メールによる送信」はありますね。

また、投稿権限のユーザーは「レベル上げ」は表示されますが、「ナビゲーションにページを追加」をクリックすると

▼このように追加できません

投稿権限では通常サイドリンクバーは編集できませんからね。権限には忠実のようです。

今度こそ、以上です。

徐々にページ(ニュース)に機能が追加されてきています。僕はこれまで SharePoint 2007 から様々なバージョンを業務で利用してきていますが、ページってトップページ(ウェルカムページ)くらいしか利用していなく、いわゆるニュース的な情報は「お知らせ」リストを使ってきましたが、やはり今後の流れはこのページ(ニュース)を利用する流れになってきている感じでしょうか。

SharePoint :モダンサイトのニュースやページにページのコピー機能が追加

モダンUIのページやニュースにまたまた新しい機能が追加されました。

■ページのコピー(Copy of the page)

ページやニュースでは、既存のページをコピーして新しいページ/ニュースを作る機能が追加されました。

▼コピーしたいページで「+新規」→「このページのコピー」

▼ニュースの場合はここの文言も変わりますね
※ちなみに、このメニューはページライブラリに対して投稿権限がないと「+新規」ごと表示されません。

▼例:閲覧権限のユーザーには表示されません。

簡単にページやニュースがコピーできます。定期的に作成するニュースや共通した体裁にしたい場合などに便利かと思います。

SharePoint :ページの追加の様々な方法とその挙動(モダンページ?クラシックページ?)

リストやライブラリといったアプリは、新しい表示(モダンUI)とクラシック表示は切り替え可能です。(一部アプリは新しい表示には対応していませんが。)
しかし、ページに関しては作成後に切り替える事は不可能かと思います。

で、前回の記事の冒頭でも少し触れましたが、SharePoint Online でクラシック表示のサイトでも、歯車アイコンからページを追加した際に、いつからかモダンページで作成されるようになりました。

SharePoint :「ページの追加」をした際のモダンページとクラシックページの挙動の違いと注意点

ではページは作成後にモダンとクラシックは切り替えられない認識なので、クラシックページはもう作成できなくなった?と思うとそうではありません。

では、ページの追加方法は複数ありますが、それぞれの挙動を探ってみます。

■歯車アイコンから

すでにわかってはいますが念のため。結果としてモダンUIでもクラシックUIでもどちらからでも、歯車アイコンからの挙動は同じなので、以下はクラシックUIからのスクショを。

▼サイト内のどのページからでも「歯車アイコン」→「ページの追加」

▼モダンページが作成されます。

■モダンUIの「サイトのページ」ライブラリから

▼「+新規」→「Wiki ページ」

▼クラシックページ用のページ名入力画面

▼編集モードのクラシックページ

▼「+新規」→「Web パーツ ページ」

▼クラシックページ(Web パーツ ページ)の作成前の設定画面

興味深いのがサイトのページライブラリから新規作成したのに、「保存場所」の初期値が「サイトのリソース ファイル」になっている事。つまり、作ろうとしたライブラリとは別のライブラリに作られてしまいます。また、逆に「サイトのリソース ファイル」ライブラリからはWeb パーツ ページ を作成するUIはないんですよねぇ。ユーザーの混乱の元ですね。

▼編集モードのクラシックページ(Web パーツ ページ)

▼「+新規」→「サイト ページ」

▼モダンページが作成されます。

■クラシックUIの「サイトのページ」ライブラリから

▼「+新規」

▼クラシックページ用のページ名入力画面

▼編集モードのクラシックページ

▼クラシックUIのリボンの「新しいドキュメント」

これらは全てモダンUIと同じ挙動でした。(のでスクショは割愛)

たしかページの追加方法はこのくらいだったと思います。
まとめると…

こんな感じですかね。
モダンページとクラシックページを使い分けたい、歯車アイコンからのページの追加はモダンページだけどクラシックページを作成するにはどうしたらいい?などお困りの際にはご参考に。ただし、いつ動作が変わるか分からないのが SharePoint Online なので、明日には変わっているかもしれません。できるだけ最新の状況を追いますけどね。