SharePoint :不必要なページ(ニュース)の保存や再発行は、やめるクセをつけましょう!

これは SharePoint 2007 の頃からずっと思ってきた事なのですが、ページを変更していないのに(例:Webパーツの設定をチェックしたいだけ)、編集モードを終了する際に「保存」や「発行」をする人が非常に多い印象です。変更をしていない場合は、本来の意図ではないので「保存」や「発行」をやめましょう!という記事内容です。

正直なところ、 SharePoint 2007 からのリボンメニューがあるUIのクラシックサイトは、「保存」「発行」以外にページの編集モードを終了させる方法がUI上わかりにくかったという点はあります。

※以下の例は、発行機能が非アクティブのチームサイトの場合

▼閲覧モードから編集モードにするには「編集」ボタンをクリック

▼編集モードを終了したい場合、このUI上では直観的にクリックするのは「保存」ボタン

では、保存してしまうと何が良くないか?という点ですが、バージョン履歴が不必要に増えるという点です。本来のバージョン管理の意味は以前の状態に戻したい時にバージョン履歴からその時のバージョンに復元するわけですが、変更を加えていないのにバージョン履歴として残るのも良くないし、気軽に保存していたら本当に過去のバージョンに復元したい時にそのバージョンを探す事が難しくなります。つまりバージョン履歴のゴミがどんどん溜まってしまうという事です。

ではどうしたら保存をせずに編集モードを終了するのか?

▼保存ボタンの下の「▼」をクリックし、「編集の終了」をクリック

これで変更内容は破棄された形でバージョンアップせずに編集モードを終わらせられます。ちなみにこの説明文の中で「変更内容の保存または破棄を確認するメッセージが表示されます。」と記載されていますが、そんな確認メッセージは出てきません…。

保存をせずに編集モードを終了したので、最新バージョンは今日(2019/05/17)の日付ではありません。

▼「編集の終了」ボタンをクリックした後のバージョン履歴

では、「保存」ボタンで編集モードを終了した時は?

▼今日(2019/05/17)が最新バージョンになっていますね

という事で、UI上わかりにくくちょっと面倒ですが、ページを編集せずに編集モードを閉じたい場合は、「保存」ではなく「編集の終了」をクリックするクセをつけましょう。

では、モダンページは?

こっちの方がUI上はわかりやすいです。

▼編集モードにするには「編集」をクリック

▼編集せずに編集モードを終了させるには「変更の破棄」をクリック

▼モダンページの場合はこんなダイアログが出るので「はい」をクリック

これで不必要なバージョン履歴は残りません。

このサイトは僕の検証用サイトでほぼ毎日Webパーツに変化がないかと編集モードにしていますが、必要な時にしか保存や発行をしていないので、バージョン履歴も少ないです。

▼このページのバージョン履歴

ここには表示されていないけど、サイト作成が2017/11/15だったので、約1年半経過していて、ほぼ毎日編集モードにしていますが、それでもメジャーバージョンで16バージョンだけです。

皆さんのサイトのページのバージョン履歴をチェックしてみてください。もし不必要にバージョンアップがされている形跡が見られていたら、ちょっと周囲に「変更の破棄」で編集モードを閉じましょう!と言ってみると良いかもしれないですね。

TAICHI