今日は OneDrive for Business （ 以下 ODfB ）のアップデート情報4記事を投稿します。3つ目の記事です。
2023/07/19 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。
▼OneDrive の会議でファイルを参照する
このメッセージの冒頭を読むと、昨今は（オンライン）会議でのコラボレーションが多く、欲しいファイルを探す時に「あの時の会議で共有されたなぁ」というように過去の会議の会議チャットやファイルタブを探したり、スケジュールされた未開始の会議の場合は、招待メールやスケジュールから会議を探してそのファイルタブで事前資料を確認するといった行動に時間を費やすことが多いようです。（僕の今まで経験してきた会議では、開催前に先に資料が共有されている事はあまりないけど…）
と、そういう時のために「会議」カットでファイルを探せるビューが登場したとの事です。標準リリース環境では10月上旬に展開完了予定なので、僕の環境にもまだ展開されていないユーザーもいましたが、展開されているユーザーも見つけたので、見てみたいと思います。
▼ナビゲーションウィンドウ内
ここに「ファイルの参照方法」の中に「会議」ってメニューがあります。クリックしてみると、
▼会議ごとに関連するファイルが表示されています
上のスクリーンショットは検証環境なので少ないけど、業務で利用している環境であればここに会議がズラっと並んでいると思います。上には「予定されている会議」、下には「過去の会議」が並びます。上でも少し触れたけど、僕の経験則では開催前の会議で数日前から資料を共有しているケースはかなりレアケースかと思います。事前共有しても開催の数時間前とか数十分前とか。でもできればせめて会議開催前日に議題や共有する資料はこのように共有されて、参加者は事前に目を通して自分の考えをまとめておくと、より会議で思い付きの考えを寄せ集めるのではなく建設的なディスカッションができるとは思います。理想はね。
会議のあり方の話はおいといて、なのでどちらかというと「あの時の会議であの人が共有してたファイルを探したい」って時に、過去の会議を探すとファイルが探しやすいですよね。
▼会議を探すのが大変な場合は会議名でフィルターをかける事も可能
まぁ、会議名なんて覚えてなかったりするので一覧から目視で探した方が早いのかもしれませんが。
では、どれかクリックしてみます。
▼会議の共有ファイル
このように会議名の下には参加者のアイコンが表示されているし、会議を録画していれば右に録画ファイルのサムネイルが特別に表示されていますね。そした下にはその会議で共有されたファイルが一覧表示されています。便利そうですね。
これ、 Microsoft Teams でも「カレンダー」から会議を探して詳細画面を開いてファイルタブを開けば良かったりもしますよ。
▼ Microsoft Teams の会議の詳細画面のファイルタブ
だけどこの場合はカレンダーから該当する会議を探すけど、会議名を忘れた場合は手あたり次第ファイルタブを開いていかないと見つかりません。一方 ODfB の会議のビューは、会議一覧の中にファイル名も表示されているので、より「会議で共有されたファイルを探したい」という目的であれば、探しやすいですね。
このように色々なカットで情報を探せる仕組みがあるのは良い事ですね。
最後に、このような注意書きがありました。
▼「定期的な会議をお探しですか？…」
読んだ通りですが、例えば週1回開催の定期的な会議をスケジュールした際に、その会議はこの会議ビューには毎週ごとに1個ずつ増えていくわけではなく、あくまでも第1回目だけが表示され、そこにファイルが追加されていくようです。なので、例えば「昨日開催された会議のファイルを探したい」となっても、その会議が1年前から定期的な会議で開催されているのであれば、昨日開催されたとしても上の方に表示されず、1年前だからだいぶ下の方に表示されているんです。そういう場合は会議名でフィルターをかけて探してくださいという事です。
これちょっと不便だなぁと思ったけど、メッセージセンターのメッセージを見ると、今後改善される旨の記載がありました。
▼メッセージより該当部分を抜粋引用
今後は毎回分かれて表示されるようです。
という事で、「あの会議で共有されたファイルを探したい！」という場合は、この会議ビューを利用してみましょう。Microsoft 365 では、色々な場所から Microsoft 365 の自分にアクセス権のある情報を探し出せますが、より「ファイル」にフォーカスして探したい時は ODfB なんでしょうね。
