SharePoint 「人気の傾向」について

簡易的なアクセス数の把握には「人気の傾向」は気軽で良いですよね。ただ、この数字本当かね？って思える事ないですか？昨日は少なくとも自分はアクセスしたのに0になっている。など。

以前 Microsoft 社のサポートに問い合わせした事もあり、以下にその回答を要約したものを書きます。

• サーバー側で1日1回実行されるタイマージョブにより反映される。
• 1日1回がいつ行われているかは公開されていない。（つまりわからない。）
• サーバー側の様々な都合で、処理が1日以上遅れる場合がある。

という事で、「人気の傾向」はあくまでも文字通り傾向を把握する機能として用意され、正確なアクセス数を取得するようなツールではないとの事でした。

サポートの方に薦められたのは Office 365 の監査ログでした。監査ログと言えば、オンプレの SharePoint をやっていた時代には、IT部門から「ログが肥大するから機能は利用しないでほしい」と言われた事があります。Office 365 の監査ログでは90日以内しか残っていないようですね。

また、 Office 365 の監査ログはデフォルトでは有効化されておらず、有効化を実施した日より以前のログをさかのぼって取得する事はできないので、そのようなニーズが予測される場合は、早めに有効化しておいたほうが良さそうですね。

人気の傾向でエクスポートされるデータを見ると月次の閲覧数は約3年間くらい表示されます。大雑把に傾向を把握する場合は管理面でもこちらの方が良さそうですね。一方、 Office 365 の監査ログは90日以内しか残っていないので、直近の正確なデータを取得するのに適しているのと、監査ログなので単にアクセス数を取得する以外にも色々なログが表示されているのですが、1年以上の推移が欲しいなどの場合は90日ごとにデータをエクスポートするなど、管理面では何かしらの手間はかかりそうですね。