SharePoint のページやニュースで昔からよく起きるトラブルの一つに、「公開・更新したつもりだったけど実際はできてなかった」問題があります。ラフな説明をしますが SharePoint のアクセス権は「所有者」「メンバ」「閲覧者」があり、閲覧者に閲覧してもらう事がページやニュースの目的でしょう。しかし所有者やメンバがページ・ニュースを作成して即公開という流れにはできない場合もあります。チームメンバーと共同編集したり、チームリーダーにチェックしてもらう工程がある場合。その間には閲覧者には見られたくない。なので、 SharePoint には下書き状態と公開（発行）状態の2段階があります。下書き状態であれば所有者・メンバしか利用する事ができない。公開をすると閲覧者も見ることができる。これは理にかなっているわけですが、ありがちなのが「公開し忘れる」という状態。所有者やメンバは下書き状態でも閲覧できるので、つい公開してると勘違いしてしまっていたけど、実は下書き状態のままで閲覧者は閲覧できていない状態というわけです。ページやニュースの目的が閲覧者に閲覧してもらう事であるなら、目的は全く果たせていません。大事な情報が公開されていないので周知されなかったり、既存ニュースを更新したけど公開し忘れているので、閲覧者から見ると古い情報が表示されている状態。これはよろしくないですよね。前提が長くなりましたが、このアップデートがピンとこない人もいると思って書いておきました。
2026/08/05 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。
▼SharePoint Pages:コマンドバーメニューおよびページ状態インジケーターの更新
残念ながら古いUIのスクリーンショットを撮っていないので比較できませんが、以前よりもページの状態、つまり下書き状態なのか？公開されている状態なのか？公開後に更新中でそれが公開されていないのか？などがわかりやすくなったという事ですね。
すでに一般提供されてから1カ月以上経過していますが、それでは確認していきます。おそらくページもニュースも同じだと思うので、ニュースで確認します。
▼まずは下書きをします
サイトの所有者かメンバが下書きを書いて一旦コマンドバー内「保存して終了」を押します。
▼下書き状態
このまま忘れてしまうと、自分は閲覧できるので公開したと勘違いしてしまうんです。でも実際は閲覧者の権限のユーザーは、このニュースはまだ見ることができない状態です。
▼左は所有者、右は閲覧者
念のため同じURLでアクセスしてみたところです。下書き状態なので右の閲覧者はアクセス権がないという風に表示されます。でも左の所有者またはメンバは閲覧できる状態です。
さて、ここでコマンドバーの右側を見ると、
▼「下書き」
このような表示があり、これが今回のアップデートのページ状態インジケーターです。それがこのように確認しやすくなったというわけです。
では、下書き状態で他メンバーにも編集してもらったりリーダーに公開OKの承認をもらったとして、公開作業に入ります。
▼コマンドバー右の「ニュースを発行」をクリック
「公開」や「発行」と言い方が複数あるのがややこしいですが。
▼メール送信機能は本アップデートとは関係ないのでスキップします
▼公開・発行されました
パッと見は下書き状態とわからないですよね。
▼左は所有者、右は閲覧者
でもこのように公開・発行されると、閲覧者も見ることができるようになりました。
▼公開・発行後のページ状態インジケーター
このように公開されると発行日が表示されます。いつ公開したかわかるのも良いですね。で、2つ前のスクリーンショットを見るとわかりますが、閲覧者権限のユーザーはそもそもコマンドバーが表示されないので、このページ状態インジケーターも表示されていない事がわかります。
次に、公開したページを再度編集して更新してみます。
▼公開したページを再度編集して下書き状態
▼左は所有者、右は閲覧者
この状態だと、閲覧者の方は現時点で公開されている情報しか表示されません。これでまた公開し忘れると、左のように所有者・メンバは更新した状態で表示されるので、編集後の状態が公開されていない事に気が付きにくく、結果として閲覧者にはずっと古い情報しか表示されないというトラブルが起きるんです。
▼公開・発行後に更に編集して下書き状態にした時のページ状態インジケーター
「ドラフト、公開日」という表記になります。表記揺れが気になりますね。さっきは「下書き」だったのに今度は「ドラフト」だし、さっきは「発行日」だったのに今度は「公開日」です。まぁ仕方ないですね。
で、この状態から更に他メンバーにも編集してもらったり、リーダーに公開OKの承認を得たとして、公開作業に入ります。
▼コマンドバー右の「変更の公開」をクリック
▼左は所有者、右は閲覧者
しっかりと更新された状態が公開されました。この時のページ状態インジケーターは初回発行時と一緒で発行日が表示されていますね。
このように、所有者やメンバといったサイトからコンテンツを発信する人たちは、自分達が作ったページやニュースの状態がどうなのか？を意識する必要があり、そのインジケーターがハッキリとわかりやすくなったという事です。
他にも以前紹介した新しい SharePoint になって、左のアプリバー内の「公開」の「ページ」を見ると、サイトだけじゃなく SharePoint 全体の自分に編集権限以上あるページ・ニュースの一覧が表示され、そこでも下書きか公開済か確認することもできるので、ページやニュースで良く発信をする人は、定期的にチェックしておくと良さそうですね。
▼ SharePoint の「公開」の「ページ」
