いやぁ、今月は色々と立て込んでいて、結局本記事も合わせて6記事しか投稿ができませんでした。忙しい事は良い事だけど、余裕がないほどの忙しさは、やりたい事が多い僕にとってはなるべく避けたいところです。当ブログ開設から一番更新頻度が少ない月で1か月4記事なのでまだマシですけどね。あ、今日はハロウィンの日ですね。ハッピーハロウィン！
Microsoft Teams の会議には入室前にロビーで待機させる機能があります。誰かがロビーで待機すると先に参加している人には入室を許可するか拒否するかのボックスが表示されます。当然許可ボタンを押せばロビーから会議に入室し、拒否ボタンを押せば会議に入室できなくなります。会議のオプションでは既定で、このロビーを迂回できるユーザーは「組織内のユーザーおよびゲスト」になっているので、多くの人がロビーに遭遇するケースは、外部招待されたユーザーが入室する時ですね。
▼会議のオプションの「ロビーを迂回するユーザー」
なので外部ユーザーを会議に招待していた際にはロビーから参加を許可する必要がありますが、誰が許可・拒否できるかというと、開催者、共同開催者はもちろん、発表者も可能でした。
これは前から僕も疑問に思っていて、というのも「発表者ができる操作多すぎじゃない？」って思うシーンがあるんです。僕の中で発表者ができる事は「話せて、顔出せて、（画面など）共有できる」くらいで良いと思うんです。発表者なんだから。でも実際は会議中の管理系の操作以外は開催者とほぼ同等なくらいできることが多いです。
で、ロビーから参加を許可できる操作が発表者もできるとなると、何が困るのか？というと、通常はあまり困らないのかもしれませんが、中には会議参加者を厳重にチェックしたい場合もあると思います。そういう時に、開催者や共同開催者がロビーから参加を求めてきたユーザーがその会議の参加者なのか？招かれざる人なのか？をしっかりチェックしてから入室の許可・拒否をする必要があっても、発表者も許可できてしまうと困る。
という声が多かったのか、対策ができる会議のオプションが登場しました。
2024/05/22 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。
▼(更新済み)Microsoft Teams:ロビーからの参加者の許可を制御する新しい会議オプション
まさにどの役割がロビーから会議に入室許可・拒否できるのか？というオプションを選択できるというものです。メッセージが出てから延期が繰り返され、ようやく標準リリース環境でも利用できるようになったので試します。
▼新しい会議をスケジュール
新規で会議をスケジュールする際には、右側の会議のオプションエリアの下にある「その他のオプション」をクリックします。
▼会議のオプションの「セキュリティ」カテゴリー
この中に「ロビーからの参加を許可できる人」という項目が追加されました。既定は従来通り「開催者、共同開催者、発表者」です。なので、既定のままで会議をスケジュールすれば、従来と変わりない挙動です。
▼選択肢は2つ
ここでもう一つの「開催者と共同開催者」を選択して会議のオプションを保存すれば、会議中にロビーに入った人を入室許可・拒否できるのは開催者と共同開催者のみで、発表者はできなくなります。
より厳正にロビーからの参加者を管理する場合は、こっちを選択すると良いですね。
仮に外部招待じゃなくても、組織内のユーザーであっても参加者を厳正に管理したい場合は、
▼会議のオプションの「セキュリティ」カテゴリー
ロビーを迂回するユーザーも「開催者と共同開催者のみ」にする事で、開催者と共同開催者以外の参加者は、全てロビーで待機して、開催者と共同開催者が許可をしなければ会議に入室できなくなります。
このような参加者を厳正に管理する会議があるかどうかは皆さん次第ですが、もしそのようなシーンがあった時は、この会議のオプションを設定しなおしてみましょう。
