みなさん、 Microsoft Forms 使っていますか？ Microsoft 365 の中では良く利用されるアプリだと思います。簡単にアンケートを作って収集できるし、クイズやテストなんかも作れますね。
そんな Microsoft Forms は地味にアップデートがマメに行われていますね。「地味なアップデート」じゃなくて「地味にアップデート」って書いたのは、割とよくあるけど Microsoft Forms のアップデートは Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターにはアナウンスがないことが多めなんです。今回もUIが変わりそれに伴ってUXも変わるアップデートなのでユーザーにとってもインパクトあるアップデートなんですけど、僕の観測する限りはメッセージセンターにアナウンスなかったように思います（もしアナウンスあったよって場合は教えてください）。
という事で最近僕の環境でも新しくなってきたので紹介します。
▼ Microsoft Forms にアクセスすると急に現れる
急に半分暗くなってこういうボックスが表示されます。インパクトあるアップデートであればこういう案内が出るのはユーザーにとっては良いですよね。ただ急ぎでフォームを作成したい場合、いきなり変更があると困るので事前案内はもう少ししっかりやってほしいとは思いますが、まぁ多くの企業ではメッセージセンターでアナウンスがあってもそれをエンドユーザーに落とし込んでいないと思うので…それは置いといて。
▼案内ボックスを拡大
シンプルでモダンなUIになったとの事。またテンプレートが強化されたのかな？そして「応答をよりスマートかつ効率的に分析します。」ってのは回答結果の画面の事を「応答」ですね。では実際に見てみます。
▼スタートページ
デザインが少し変わりましたね。角丸がより丸くなった印象です。また左上の「新しいフォーム」「新しいクイズ」ボタンがグラデーションになっています。そして今まであったテンプレートが消えていますが、これはおそらくこのユーザー固有のものかな？他のユーザーで開いてみると、
▼こっちのユーザーは最初からテンプレートが展開されていた
よくわからないけど、いずれにせよテンプレートエリアの開閉は右上の「テンプレートを表示／非表示にする」をクリックすれば開閉できるので問題ないでしょう。
テンプレートが強化されたというけど、そもそも今までテンプレートを確認用途以外で使った事がないのでよくわかりません。
▼テンプレートを探す
「フィードバック」「登録」「リサーチ」「クイズ」の4つは良く利用されるであろう利用シーンのテンプレートなのかな？とは思いますが、その他を探すなら右の「テンプレートギャラリー」をクリックすれば、
▼テンプレートギャラリー
今のところ合計16種類あるので、上の4つを合わせて合計20種類のテンプレートがありますね。中には「オフィス設備の申請書」とか「休暇と病気休暇フォーム」など、いわゆる承認ワークフローの申請にあたるようなフォームもあります。そういう申請承認システムは専用のサービスを導入されている会社も多いですが、普通に申請フォームは Microsoft Forms にして、あとは Power Automate などでシンプルな承認を自動化させるようなやり方も場合によっては可能ですね。
という事で新しくなってテンプレートが強化されたかどうかは僕にはよくわかりませんでしたが…。
では、テンプレートからではなく、新しいフォームを作ってみます。
▼フォーム作成画面
あ、たしかに色々と変わっていますね。でも一通り触ってみればすぐに把握できるレベルかと思います。 Microsoft 365 の数々のアプリの中でも Microsoft Forms は無償の Microsoft アカウントでも利用できるものなので、わかりやすいUIじゃないといけませんからね。
▼左の「テンプレート」ボタンを押せばここからもテンプレートが呼び出せる
▼右上のコマンドバーの中の左のパレットのボタンを押せばレイアウトやデザインやBGMの設定
などなど、他にもクリックしてみればわかるようなものですね。
▼選択肢の追加
ここも以前よりも選択しやすくなったと思います。以前は全ての種類が表示されていなくて数個はドロップダウンでしか表示されなかったりしましたね。なるべくなら全部見渡せるほうが良いしボタンも大きくてクリックしやすいです。
では応答画面はどうでしょうか？
▼応答画面
検証用フォームなのでデータが少ないのが申し訳ないけど結構変わりましたね。でも基本的にはユーザーが混乱するような変更はないと思っています。その上で見やすくなったんじゃないかと。
ただ気になる点があります。いくら探してもプレゼンテーション機能が見つからないんです。
これ、僕の中ではたまに使う事があって良かったんですけどね。もしかしてほとんど使われないから新しく変わったと同時にシレっと廃止しちゃったのか？それともいつかまたシレっと復活するのか？
▼どこにも「プレゼンテーション」がない！
ここだけじゃなくて他にも探せるところは全部探したつもりだけど見つかりませんでした。
っていうか、改めて今色々な環境のユーザーで確認したんだけど、まだ全て古いままだったり、全て新しく変わっていたり、中にはスタートページだけ新しいのにフォーム作成画面や応答画面は変わっていなかったり、対象指定リリース環境では変わっていないのに、標準リリース環境では変わっていたりと、よくわからないです。展開中のアップデートなので…という事でしょうか。とはいえ、すでにスタートページにアクセスすると「新しくなった！」ってアナウンスのボックスが表示されるので記事にしました。もしまた変わるような事があれば記事にします。
とにかく新しくなってもユーザーがそこまで混乱するほどでもないとは思います。いや、むしろこのくらいの変更には慣れてもらって耐性を付けてもらって適応力をアップしてもらわないと、このような進化の激しいクラウドサービスを快適に利用する事はできないんじゃないかと考えます。そしてその柔軟な頭や適応力はVUCA時代と呼ばれる時代を生きるビジネスパーソンにはIT関係なく必要なスキルかもしれませんね。すでにITでわからない事があったら情シスに問い合わせれば解決する時代は終わっていると思います。IT部門・ユーザー部門関係なく、みんなで助け合いながら自分たちにマッチした利用シーンを模索していかないと。なんか脱線して壮大な話になってきたのでここらへんで終わります。
