Microsoft Whiteboard ：メモ（付箋）の作成者と最終編集者が表示されるようになった

Microsoft Whiteboard には日本人に馴染みのある言い方だと「付箋」の機能があります。 Microsoft Whiteboard では（英語では？なのかな？）「メモ」です。付箋ってそもそも僕は物理的な付箋すら使った事ないです。あ、ボトルタイプのタブレットガムを買うとボトルの中に付箋みたいなガムを捨てる包み紙が入ってますよね。あれは…付箋じゃないか。というくらい付箋を使った事ないです。良く付箋にパスワードを書いてディスプレイのフチに貼るセキュリティのダメな例などに良く使われていますよね。で、付箋というと意識高い系のチーム会議でブレーンストーミングで良く使われていますよね。あれ、意識低い系の代表格である僕にとってはなんだか苦手でした。そして Microsoft Whiteboard でもメモの使用例の代表としてブレーンストーミングが挙げられがちです。

相変わらず冒頭から脱線しがちですが、このメモは気軽に追加して誰でもメモの中身も修正できるけど、だからこそ誰が書いたメモなのかがわからないんです。ほら、物理的な付箋なら手書きだから字の特徴で少なくとも自分が書いたかどうかはわかりやすいけど、このメモはタイピングして入力するからわからない。

そんな中、アップデートで付箋の作成者と最終編集者が表示されるようになったんです。2022/12/17 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼マイクロソフト ホワイトボードでの付箋の帰属サポート

あ、メッセージでは「付箋」と翻訳されていますね。「帰属サポート」ってのが良くわからないけど、読むとメモごとに作成者と最終編集者が表示されるようになりますよって事ですね。で、このメッセージ内に表示されているスクショを見ても、なんでそれを表示させるのか？がわかります。

▼この機能が展開される前（メッセージより引用）

このように左の付箋に矢印と「？」が書かれているけど、このメモを書いた人は誰ですか？というやりとりが発生しがちという事ですね。付箋ってアイデアや気付きなどを書きがちだと思うけど、誰が書いたのか？は割と大事だったりしますし。

▼この機能が展開された後（メッセージより引用）

このように誰が追加した付箋なのか？がわかるようになるという事です。年末あたりに僕の環境で展開された事を確認していましたが、それでは触ってみます。

■機能展開されると？

▼メモを追加しようとするとこういうチュートリアルボックスが表示される

これはおそらくホワイトボードの所有者のみ表示されるんじゃないかと思うけど、ホワイトボードごとにメモの作成者・最終編集者の表示をさせるか否かを設定できるようです。上述の通りこのメモのアイデアは誰が考えたのか？などの時には効果を発揮するアップデートですが、逆に誰が書いたのかわからない状態だからこそ率直な意見を出せるようなシーンもあると思います。そういう場合はオフにするとイイんですかね。ここで「今すぐ試す」をクリックすると、

▼右パネルが出現してオンオフができるようです

また、そもそも Microsoft 365 管理センター内でテナント管理者がこの機能を有効／無効に設定できるらしいけど、僕は基本的に全体でオフにする事は好きじゃないのでここでは触れません。テナント管理者の方が無効にしたい場合は該当メッセージで確認してください。

■試してみる

▼メモを追加してみる

この時点でメモの上部に色の濃いラインがありますね。でもこの時点ではメモを追加しているのに何も表示されません。

▼置いても表示されません

試しにメモを追加したユーザーじゃないユーザーがメモに書き込みをしてみると、

▼あれま！

そのユーザーの名前が表示されました。つまり、メモの追加者ではなく、そのメモに初めて書き込んだ人がスタンプされるんですね。

▼名前にマウスカーソルを当てた状態

このように吹き出しに写真と名前といつ操作したのかが表示されます。残念ながら Outlook や Microsoft Teams などのように、ここからプロフィールのカードが表示されたりはしません。

さて、メモの作成者が誰だかがこれでわかりました。この状態で同一のユーザーが編集をすると？

▼いつ操作したのか？の情報のみ更新されます

では別ユーザーが編集したら？

▼併記されました

このように「作成者 , 最終編集者」と併記されるようになりました。ここから更に3人目のユーザーが編集したら？

▼作成者と最終編集者の最大2名ですね

なので結局「作成者 , 最終編集者」が正しいですね。間に誰が編集をしたのかまではわからないようです。

■謎仕様

不思議なのは、最初にメモに書き込んだ作成者が、この状態から編集を加えても、

▼最終編集者の表示は変わらない

一度「作成者」としてスタンプされたユーザーは、その後に編集をしても最終編集者としてはスタンプされない仕様なんですかね。でもこれじゃ作成者が編集した事はわからないですよね。ちょっとよくわからない仕様だな。

という事で、厳密な挙動や細かい事はよくわからないけど、とにかく誰がメモを作成して、最後に誰が編集したのかがわかるようになっただけでも、利用シーンとしてうれしい場合もあるかと思います。また逆にこの機能が利用シーンとして邪魔になる場合は、冒頭の方で紹介したチュートリアルボックスが出ていなくとも、いつでも、

▼ホワイトボード所有者が画面右上の歯車メニュー内の「作成者」をクリックして、

▼オフにすると、これまでのメモも含めて非表示になりました

▼再度オンにするとまた表示されます

また、ホワイトボード所有者じゃない人の場合は、

▼オンオフのパネルは表示されるけど、トグルがグレーアウトされて操作はできません

という感じでした。是非試してみてください。