[ 2022/03/25 追記 ]
本記事公開時点からすでにメールの体裁が変わっています。特に購読中止の導線が変更されているので、購読中止の方法を知りたい方はあらためて現時点での紹介を記事にしたので、以下の記事からご確認ください。
今朝起きてメールをチェックすると Microsoft Viva さんから「毎日のブリーフィング」というメールが届いていました。
▼「機密情報 こんにちは、」ってなんかドキっとしちゃいますよね
こんな感じなので、メール開く人は多いんじゃないかと思います。この出だしはやめてほしいですね。さて、中を見てみると、
▼「毎日のブリーフィング」というメール
見慣れないメールだなぁと思っていたら、ウッカリ見落としていましたが、 Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに2022/02/04公開でこんなアナウンスがありました。
▼ブリーフィング電子メール言語の拡張(JP、ZN)
なるほど。元々は英語など4か国語ではすでに配信されていたメールが、日本語と中国語もサポートされますよ、という事でしたね。それが対象リリーステナントでは3月中旬までに展開完了。標準テナントでは3月下旬～4月下旬までに展開されるとの事です。なのでおそらく読者さんの多くはまだもう少し先になるかと思います。
さて、そもそも英語ニガテマンの僕は「ブリーフィング」という単語は何となく意味はわかるけど自信もって回答できるほどではありません。大昔はこんな単語聞いた事がなく、この言葉が世間で使われ始めた頃の印象は「ん？ブリーフに ing がついたのかな？子供の頃はブリーフ履いてたけど、今はボクサーパンツ派なんだよなぁ。」的な印象でした。それから未だにブリーフィングという単語を聞くと、頭の中にはブリーフを履いている男性が思い浮かびます。僕にとってはあまりうれしくない想像です。さて、ネットでブリーフィングを調べると「簡単な報告」「簡潔な発表」だそうです。まぁ、つまり何となく把握していた意味とは大きくズレていませんでした。で、今回の Viva ちゃんからのメールも、つまり、毎日簡単な報告をするよ！という事でしょうね。
まずは僕のところに届いたメールを上から見ていきたいと思いますが、家族で利用しているテナントなので、内容は薄いと思います。
▼ブリーフィングメールについて
まず右上に「機密情報」と書いてありますね。これは Viva Insights （ Viva インサイト ）全般に「プライバシーが…」的な注釈が色々なところにあるので、過去に大騒ぎされた事もあってちゃんと明記されているのかと思います。
そしてこのメールは毎日送信されるという事と、組織でブリーフィングメールが有効になっている旨。これは後でどこで制御するのかもチェックしたいと思います。
更に「あなただけが見ることができます」と、ここでもプライバシーが…的な話ですね。
で、ブリーフィングの内容は？というところで、会議に関連した情報やタスクのリマインダーやフォーカス時間の提案をしてくれるそうです。
最後に組織でブリーフィングメールが有効になっているけど、ウザいと思うユーザーは購読中止ができるという感じです。こちらもあとで試してみます。
▼コミットメントおよびフォローアップ
前述の通り、僕の家族利用テナントだと内容が薄いのですが、おそらく To Do のリマインダーや見逃しているメールを表示してくれるようです。スクショの中身は未読のメールです。
▼「リマインダー」をクリックするとこうなります。なんとなく「リマインダーの日付」をクリックしたら、
▼日付が指定できるので、指定した後に「リマインダー」をクリックすると、
▼こうなりました
メールの中で設定ができるのは便利だけど、これ一度設定した後に変更したくても…僕が触った限りここから変更できません。「 To Do でタスクを編集」「来週通知する」という他の2つも試してみたかったけど、それは明日以降届くブリーフィングメールで試してみます。
▼もう一つの方では「完了」を押してみましたが、こうなりました
僕が確認した限りだと、ここを「完了」にしたところで、このステータスが完了になっただけで、該当するメールが未読から既読になるわけでもなく…という感じでした。
さて、その下に行きます。
▼フォーカス時間を予約
今日のフォーカスタイムを提案してくれますね。「予約」をクリックすると、
▼このように予約済みになります
▼ Outlook の予定表にもこのようにスケジュールされています
もちろん、この提案はすでにスケジュールされている会議などの予定は外して提案してくれるので、毎朝このメールを見て、今日作業しようとしている事が集中して作業したい場合は、ここからパっと予約できるのは便利ですね。
▼最後に Microsoft Viva について説明
という感じで、くどいようですが、僕の環境では内容は浅いかもしれないので、皆さんにこのメールが届いたら内容を確認してみてください。便利だと思えば毎朝確認してみると良いと思います。
さて、メールの中から購読中止ができるようになっていたので試してみます。
▼メールの上の方にある「こちら」をクリックすると、
▼「 Cortana のブリーフィング」との事
これは僕の憶測なので信頼性が全くないので話半分で読み流してもらいたいのですが、そもそもメッセージセンターのメッセージの内容の通り、日本語対応されるようになっただけで、ブリーフィングメールの機能自体は英語など4か国語ですでに存在していたようです。日本では利用できなかったので情報としても全然気にもしていなかったけど、結構昔からあったのかな？なんて思って軽く調べると、こんな記事を見つけました。
Daily briefing and MyAnalytics branding updates to reflect Microsoft Viva
https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-viva-blog/daily-briefing-and-myanalytics-branding-updates-to-reflect/ba-p/2681246
2021年9月の時点ですでに Cortana からのブリーフィングメールである内容と、この時に Microsoft Viva ブランドになりますよという内容だったので、少なくともこれ以前に存在していた機能だったんですね。なのでスクショにも「ブリーフィングメールは間もなく Microsoft Viva の一部になります。」という記載がありました。購読中止をしてみようと思って開いたページでしたが、新たな気付きがありましたね。
で、結局はこのページからオフにすると、ユーザー単位で購読中止ができるようです。また購読再開する事もできますね。ありがちな定期配信されるメールの購読中止ってメールの一番下にひっそりとあるものだけど、これはむしろメールの上部の方にあるので気が付きやすいですね。
ハイブリッドワークに代表されるように、やはり今時は「ユーザーに自分にとって最適な選択をしてもらう」という事が大事になってきているので、ユーザー単位で購読中止ができるのであれば、あえて組織で無効にするのは、個人的にはオススメしたくありませんが、とりあえずどこで有効・無効に設定するのか？だけ紹介しておきます。（もちろん M365 管理センターを利用できる管理者のみ）
▼ Microsoft 365 管理センターの「設定」→「組織設定」の「サービス」タブ内に「 Microsoft Viva からのメールを Briefingする」というメニューがあります
▼このチェックを外せばオフにできるようです
「できるようです」と書いたのは実際に試していないからです。明日届かない事を確認するまで本記事が公開できないのは面倒だからです(笑)
この説明文は未だに英語とスペイン語のみという記載のままですね。他にも PowerShell でも無効にする事ができるそうな。詳細は以下のドキュメントを参考にしてみてください。
ブリーフィングメールの概要 – Microsoft Docs
https://docs.microsoft.com/ja-jp/viva/insights/personal/briefing/be-overview
という事で、一応紹介しましたが、なるべく組織で無効にせずに、ユーザーに必要か不要かの判断をしてもらった方が僕は良いと思います。その上で、少し受信して確認してみて、便利そうだったら有効活用してみると良いですね。去年から Microsoft Viva がどんどん出てきましたが、今年もおそらく注力される分野だと思います。だからこそ積極的に活用してみると良いのかなと思います。
