ユーザーがチーム所有者でなくても自分が所属するチームを分析できる機能があります。僕はなぜそれがチーム所有者だけじゃなくメンバーでも利用できるのか？が不思議でしたが、 Microsoft の意図はわかりませんが、僕なりの一つの答えが出てきています。それを今回は機能と使い道をお話したいと思います。まず、動画にしているのでそちらを観てください。ブログの方では要約を書きます。
Microsoft Teams が利活用されていくと、（特に偉くなればなるほど）所属するチーム数が増えていくものです。中には Microsoft Teams を導入したての頃に検証用途で作ったチームが放置されていたり、1・2年以上も前に終わったプロジェクトのチームが誰も利用していないのに放置されたままだったりします。ヘタすると同じプロジェクトのチームが複数存在するなんて事もあります。しかしこれは導入初期の頃ならむしろ喜ばしい事だと思います。ユーザーが使っている証拠でもあるし、試行錯誤している過程でもあるので。そういう時期は大事です。赤ちゃんだってすぐに走れるわけじゃないです。その過程では色々な行程がありますからね。
でも使っていないチームがどんどん増えていく事は、それだけ見るとユーザーには特に問題はないと感じます。邪魔だと思えば非表示にすれば良いだけですから。だけど無関心ではいられない事になる可能性があるんです。長期的に見るとユーザーにとっても残念な事になりかねません。例えばよく聞く言葉で「 Microsoft Teams の検索は使えない」って聞きます。それ、使ってないチームが増えてゴミファイルやゴミメッセージが増えるほど、余計検索結果に雑音が入ると思いませんか？更に、自分で自分の首を締めるかの如く、利便性が低下するおそれがあります。それは…。
いわゆる「チーム乱立」という問題に関しては、利活用が進むにつれ、とくにIT部門が問題視します。これが何で問題なのか？本当にそれが問題なのか？という話はそれはそれで難しい話になるので一旦置いといて、だいたい「チーム乱立」がIT部門で問題視されると解決策として「規制」が働きます。チームが誰でも作れない状態になりがち。するとそれはビジネスの加速の妨げになる可能性もあるし、自由に使えるグループチャットにシフトしたり、 Microsoft Teams 自体の利活用の停滞・衰退の可能性もあるし、シャドーITに行ってしまう可能性もあります。ユーザー自体の利便性が損なわれ、企業としても喜ばしくないし、本来の力を発揮できないまま「 Microsoft Teams ってダメだね」と思われ、誰も幸せにならない方向に向かいがちです。しかし、それはIT部門が悪いわけでもなく、ユーザー1人1人の自分のせいでもあるので、気を付けたいところです。じゃ、ユーザー1人1人がどうしたら良いのか？そこで「分析」という機能が役立つんじゃないか？と僕は思っています。
詳細は動画を見てくれればと思いますが、
▼チームを開いた際の画面左下の歯車アイコンをクリック
▼チームを管理画面の「分析」タブ
ここで各チームのアクティビティがグラフで表示されます。また、それぞれのチームをクリックすると、
▼詳細な数字やグラフが表示されます
スクショは僕の検証環境で普段使ってないからショボいデータだけど、皆さんの会社で各チームのこの分析を見てみると結構おもしろいですよ。
で、これらの情報だけでも十分、使われてるのか？削除すべきか？ファイルだけ残すべきか？アーカイブにすべきか？あたりの判断材料になると思います。そしてこれは冒頭で言った通り「管理者や所有者じゃなくてもメンバーでも確認できます（一部表示されない項目あり）」なんです。つまり、どんな立場であれ、ユーザー1人1人が責任持って自分の環境を健全なものにしていこうというマインドチェンジが必要なんです。 Microsoft がこの分析をメンバーでも利用できるようにしたのは、そんな意図もあってのことじゃないか？と僕は勝手に解釈しています。自分が所有者じゃないチームであっても分析できるので、不要なんじゃ？と思えば、チーム所有者も誰だかわかるので、削除を進言してみればイイと思います。立場関係なく1人1人がそういう意識を持っていれば、少なくとも現状よりは遥かに良くなると思います。
僕は良く Microsoft 365 の利活用促進の話をする時に「IT過保護からの脱却」「IT部門が『ウチの従業員はITリテラシーが低い』はNGワード」など伝えていますが、逆にユーザーにも映画「スパイダーマン」のベンおじさんの明言を借りて「大いなる力には、大いなる責任が伴う」と伝えています。便利なITツールを使って業務改善をすべきであるのなら、使い方などの教育はIT部門だけに甘えずに責任もって自分でも勉強して試行錯誤して欲しいし、変に規制されないように・健全な環境を保つためにも、色々できる事があると思います。今回のこの「分析」機能はひとつその役に立てるんじゃないかと僕は思います。
熱い話になってしまいましたが、これらを更に冒頭の動画で詳細に説明したり、実際に分析の画面を見て説明しています。よかったら動画を見てください。あ、チャンネル登録もよろしくです！
