コロナ禍で在宅勤務になったところで社内でもオンライン会議が増えてきました。遠隔地でバラバラで業務をする事になった事もあり、なんだかんだで会議がコロナ禍以前より増えたり、気軽に1on1など通話が増えたんじゃないかと思います。となると場合によっては連続して会議が設定されるケースも珍しくないと思います。その場合、開催者が配慮しないと1分たりとも時間が空いてなくトイレすら行けない状況に…なんて事も。僕は2020/04/04に開催されたオンライン勉強会の登壇にて、この話をしました。
▼TAICHI 流！在宅勤務 と Office 365 （ Microsoft Teams ）と Home 365
▼65スライド目
※良く見ると「トイレタイム」が「トレイタイム」と間違えてるけど…
このように開催者は開始時間を少しズラして設定してはいかがでしょうか？と思ったんです。ただ、このように設定時刻がドロップダウンだと30分単位の設定なので直接入力するという手間があったりしました。
あれから数ヶ月…昨日ちょっと Outlook on the web を触っていたら気付きがあったのでシェアします。
Outlook on the web で予定表を見ていたら右上のメガホンのアイコンに未読のバッジがあったので開いたんです。
▼色々ヒントが
すると3番目に興味深い情報があったんですよね。
▼イベント間に休憩を入れる
なんと！自動で休憩時間を入れてくれる設定がありそう！「試してみる」をクリックすると、
▼設定画面
設定画面が開いて該当する設定項目に丸くてホワホワする点滅マークが表示されました。「すべてのイベントの期間を短縮する」との事。この説明だけじゃそういう使い方ができるって連想できないですよね。
▼チェックすると更に展開
なるほど。1時間未満と1時間以上で休憩時間を2パターン用意できるのも良いですね。
▼「早くイベントを終了」はクリックすると2つ選択できます
「早くイベントを終了」：終了時間をズラす
「遅れてイベントを開始」：開始時間をズラす
これは会議は延びやすいので「遅れてイベントを開始」の方が良さそうだけど、結局連続して会議があったら、前の会議が5分延長しちゃったら、次の会議の開始時間を5分遅らせたところで休憩はできないので…やはりオンライン会議であろうとも会議は時間ちょうどに終わらせるようにしたいところです。
アプリの Outlook でも「オプション」→「予定表」→「予定表オプション」内に、
▼「予定と会議を早く終了する」
ここで設定できるけど、終了時間をズラす設定しかないので、開始時間をズラしたい場合は Outlook on the web しか設定できないのかな。ちょっと僕はアプリの方は全然使っていないし、今回も検証してみません(笑)
Outlook on the web に戻り、以下の設定にしてみました。
▼この設定
では、実際に予定を入れてみます。
▼「11:05」になっています
▼ドロップダウンの中身も5分遅れてる
もちろん、ドロップダウンではなく直接入力すれば、
▼5分遅らせない設定もできる
という事でした。これは Teams 会議であろうが、ただのイベントであろうが全部こうなるので気を付けてください。また、僕が試してみたところ Outlook on the web の設定であって、 Outlook アプリの方は反映されず別々な設定のようです。あと、あくまでも Outlook の設定なので、
▼ Microsoft Teams の予定表側も反映されないです
以前何かでアンケートをとった時にその回答者の中では会議の予定を設定する場合は Outlook から設定するという回答の方が多かったです。ただ数ヶ月前の話。今はどうでしょうね？僕は Teams 会議であれば、100% Microsoft Teams 側から会議の設定はしちゃいますね。そういう場合は、この Outlook の機能は残念ながら…ではあります。
機能も大事ですが、そもそも会議開催者の配慮として連続で会議に参加する人も考慮して休憩時間をあえて設ける配慮があっても良いですよね。オンライン会議疲れなんてのが出てきてコロナ禍で在宅勤務が増え、様々な事からコロナ禍以前とはまた別に心身共に健康を更に気を付けなければいけなくなったと思います。そこを配慮できる従業員であったり会社・社風が育つと良いですね。