Microsoft Planner : Microsoft Teams の新しい Planner アプリが一般提供された

つい2週間ちょい前くらいにプレビュー提供開始された Microsoft Teams 内で利用できる新しい Planner アプリ。

Microsoft Planner : Microsoft Teams の新しい Planner アプリがプレビューで登場

ですが、先週なんかアイコンが変わった!?と思って中を見たら「プレビュー」の表記が消えていました。

▼なんかアイコンが違う

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Microsoft Teams :グループチャットのプロフィール画像をカスタマイズできるようになった

Microsoft Teams の利活用が進むとグループチャットも増えてきますよね。

▼グループチャット

するとパっと見でどんなグループチャットなのかを視認できるようにすべく、まずはグループ名の変更をすると思います。

Microsoft Teams :グループチャットに名前を付ける

そして今回、グループチャットのプロフィール画像を変更できるようになりました。今までだとグループチャットのメンバーのプロフィール画像が表示されているけど、人数の多いグループチャットだとたしか3人分を上限でゴチャっとしたものが表示されていました。それをカスタマイズできるという事です。

2024/02/20 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。

▼ Microsoft Teams: アバターでグループ チャットをカスタマイズする

ここでは「アバター」と言っていますが、なんだか会議のアバターもあるからややこしいのと、あとでスクショでお見せしますが、UI上では「プロフィール画像」と記載されていますので、本記事は以下でアバターという呼称は使いません。

メッセージ内では3月下旬までに展開完了予定でしたが、僕の環境では昨日ようやく展開されたので、それでは試します。

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Microsoft Teams :既定のリアクションをカスタマイズ

このアップデートはうれしい人も多いハズ。まず冒頭に何ができるのか?結果を先にお見せします。

▼メッセージのリアクション

メッセージにリアクションしたい時に、この4種類が既定で表示されていますよね。なのでワンクリックでメッセージにリアクションしたい場合は、この4種類の中からしか選べません。それがアップデートされると、

▼このように既定のリアクションを変更できます

元々の既定の4種類以外の絵文字で頻繁にリアクションする人は、毎回最低2クリックが必要だったので、ワンクリックでできるようになると便利ですよね。800種類以上もある絵文字なので、個性が出るところでもあります。

では、更に話を進めていきます。

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Microsoft Teams :絵文字・GIF・ステッカーが1つの場所に統合

Microsoft Teams のメッセージでは、コミュニケーションを円滑にすべく(リアクションではなく)メッセージ内に挿入できる絵文字とGIFとステッカーがあります。テキストメッセージって感情がなかなか伝わりづらいですよね。別に怒っていないのに怒ってるって思われたり、機嫌悪いのかな?って思ってしまったり。そういう場合に感情を絵文字で添える事で、相手により正しい感情が伝わりやすかったりします。絵文字に関しては割と多くの人がプライベートで家族や友人との交流では使っていると思うので、そのメリットはわかるでしょう。一方、GIFやステッカーに関しては特に日本人にはあまり馴染みがないんじゃないかと思います。X(旧 Twitter )や facebook などのSNSを利用していて、かつ海外の人達と交流していたりフォローしている人であればアニメーションGIFはよく見かける光景かもしれませんが、X や facebook は LINE に比べると利用している人は少ないですからね。また海外の人のポストを良く見る環境にいない人も少なくないので、そういう人にとってはGIFとステッカーは馴染みがないでしょう。ちなみに僕もこれら2つは自分で使った事はほぼありません。更に言うと、未だにGIFとステッカーの違いはよくわかりません。という事で、個人的見解ですが、特に日本企業では Microsoft Teams 内で絵文字は使った事はあれど、GIFとステッカーは使った事がない人は非常に多いのでは?と推測します。

そんな中、従来のメッセージエリアを見ると、

▼従来のメッセージエリア(チャットもしくはチャネルの投稿の返信)

▼従来のメッセージエリア(チャネルの新規スレッド)

このように、ボタン群の中にどちらも赤枠内で左から「絵文字」「GIF」「ステッカー」と3つ並んでいました。

それが、1つ前の記事で紹介したメッセージ入力欄がシンプルになったアップデートに伴って、こちらオモシロ要素が3つのボタンだったのが1つのボタンに統合されました。

Microsoft Teams :メッセージ入力欄がシンプルになった

2023/09/11 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。

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Microsoft Teams :メッセージ入力欄がシンプルになった

Microsoft Teams にはチャットとチームがありますよね。でも日本だと(海外は知らない)「チャットしますね」という言い方があると思います。それを Microsoft Teams に当てはめるとややこしいんですよね。「チャットする」って言ったらチャットの方だと思うけど、「チームの方にチャットします」とかおそらく言うんじゃないでしょうか?僕はこのややこしさを回避すべく「メッセージ」という言葉を利用しています。

▼チャットのメッセージ欄

▼チームのチャネルに新規スレッドを立てる際のメッセージ欄

このようにどちらも「メッセージ」という言葉であるという点。これにより「チャットにメッセージしてください」「チーム(もしくはチャネル)にメッセージしてください」って言えば、より明確かつ混乱のない言い回しだと思っていて、色々なところで推奨しているし僕自身も使っています。

はい、いつもの事ですが冒頭から脱線しましたが、この記事の以降の文章で齟齬がないように説明しました。

で、今回のアップデート内容はチャットもチームもどちらのメッセージ欄にも当てはまります。

2023/11/03 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼(更新済み)Teams のシンプルな作成エクスペリエンス

とにかくメッセージ作成の体験をシンプルにするそうです。僕の方でアップデートの展開前後の環境があるので、比べてみます。

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Microsoft Teams :新しい Teams でもアナウンス投稿の背景画像を追加できるようになった

Microsoft Teams のチームのチャネルでは、通常の投稿の他にアナウンスがあります。より目立たせてアナウンスしたい場合に有効の方法で、遡ると2019年の6月あたりに展開された機能でした。

Microsoft Teams :投稿の種類「お知らせ?アナウンス?」が展開された!(Announcements Post Type for Teams)

このアナウンスは見出し部分に大きくスペースを取って見出しのフォントサイズが大きい事で目立つようになっていますが、見出し部分には背景色や背景画像を指定する事ができました。

しかし、New Microsoft Teams の方では、なぜか背景画像が使えなかったんですよね。

▼背景色の指定はできるものの、背景画像は利用できなかった

地味に残念ポイントだったんですよね。

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Microsoft Teams :チャネルをアーカイブ(気になる挙動も発見)

Microsoft Teams の利活用が進むほど運用管理の課題がたくさん出てきます。多くの企業では Microsoft Teams の利活用促進自体が課題だったと思いますが、コロナ禍以降は否が応でも利用せざるを得ない状況になった事で、結果的に利活用が促進された企業もこれまた少なくはなかったのではと思います。それでも利活用が進まないという企業もたくさんいますが…。そして利活用促進自体が課題だった場合、ある程度達成できた段階でそれがゴールになって安心してしまいがちですが、あくまでもようやくスタートに立てた状況なんですよね。そこからの運用課題が永遠のテーマの如くたくさん出てくるでしょう。そして「運用課題」と聞くとIT部門の課題と思われがちですが、 Microsoft Teams のみならず Microsoft 365 はユーザーがある程度自由に利用できるものなので、多かれ少なかれ自由には責任が伴います。例えば Microsoft Teams でチームを作成すれば、チーム所有者はそのチームを運用していく責任が伴います。チーム所有者だけの責任でもないですね。チームメンバーだって同じです。つまりIT部門でもない一般ユーザーにも「運用課題」が出てくるわけです。わかりやすいところで「チーム増えすぎ問題」「チャネル増えすぎ問題」「グループチャット増えすぎ問題」あたり。ライフサイクル管理にもなってきます。他にも色々な課題は一般ユーザーにも出てきますね。さて、当ブログではいつも前置きが長いんですが、今回も前置きが長いのは、「ただの一般ユーザーであっても運用課題がある」という事を意識してほしいからでした。そして課題解決の糸口として Microsoft Teams の機能を知っておく事と、どういう時にその機能を使うべきか?という利用シーンを想定するところが大事になってきます。今回はそのたくさんある機能のうちの一つでもある「アーカイブ」について。

さて、 Microsoft Teams のチームには以前からアーカイブ機能はありました。

Microsoft Teams :チームをアーカイブできるようになりました

2018年なので割と以前からあったんですね。

今回はチーム単位ではなくチャネル単位でアーカイブできるようになったので紹介します。

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Microsoft Teams :チームの一般チャネルが非表示にできるようになる

※見事に更新が滞ってしまいました。過酷なスケジュールも一旦落ち着いたので今日は投稿しますが、日曜日から8日間ほど渡米するので、その間更新するかは…僕の体力次第です。たぶん無理だと思いますが。


Microsoft Teams が誕生して6年目、もう数日で7歳になります(2017/03/14 が誕生日)。最初の頃はいかに使ってもらうか?というアウトプットをしていましたが、奇しくもコロナ禍で利活用が加速し、あとは特に説明する必要もなく、今では使われて当たり前、なきゃ仕事にならないくらいになっている企業も少なくはないと思います。いや、こんな今でもまだまだ利用定着に苦労している企業も多いですけどね。 Microsoft Teams の利活用が促進されるほど、次の悩みとして管理者目線の運用課題は多々あるし永遠のテーマになるかと思いますが、利用者目線でも悩みは色々あると思います。そのうちの一つが情報過多になってきて、所属するチャットやチームが増えすぎてくる問題。特に偉い人ほど。そうなると情報の取捨選択が必要になってきます。 Microsoft Teams には色々な設定項目があり、もちろん不要になったチームは削除する事もできれば、削除せずともアーカイブ化したり、その前に通知をミュートさせたり非表示にしたりと、視覚的な意味で整理させる方法もあります。ここらへん動画にまとめたのをデモを交えて某弊社の YouTube のチャンネルで動画発信していますが、ここはプライベートなブログなので具体的にはリンク貼らないので、気になる方はなんとか探してみてください(笑)

さて、前置きが長くなってしまいましたが、今回のネタはチームのチャネルの非表示について。所属しているチームの中でも自分には関りの薄い・ないチャネルは、特にチーム内にチャネル数が多いと邪魔なので非表示にすると思います。でも、これまでは既定で存在する「一般」チャネルは非表示にできませんでした。それが非表示にできるようになるとの事です。

2024/01/29 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ Microsoft Teams: 一般チャネルを非表示にする

標準リリース環境でも2月中旬から展開開始されているようなので、すでに皆さんの環境でも展開されている人もいますかね。僕の標準リリース環境のユーザーは全滅ですが。その代わり、対象指定リリース環境のユーザーに展開されていたので、アップデート前後を比較して確認します。

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Microsoft Teams :会議室のテレビに接続する際に利用する「共有ディスプレイモード」

会議室で会議をする場合、自分のPCの画面を共有したい場合ってどうしていますか?会議室のテレビやプロジェクターにPCを接続してデュアルディスプレイにした状態で、複製か拡張かどちらかで共有しますよね。でも昨今はハイブリッド会議の機会も多いと思います。会議室に集まるメンバーと自宅や外出先からオンラインで参加。その場合、Microsoft Teams の会議をスケジュールして開催しますが、 Microsoft Teams Rooms などがある場合は別として、会議室のメンバーも全員 Teams 会議に参加して、それぞれのPCの画面を見ながら会議をする方法もあるかと思います。また、会議室にテレビやプロジェクターが場合は、会議室の誰かが代表してPCをテレビに接続して、会議室のメンバーは全員テレビを見ながら会議をする方法もあります。おそらく後者の方が多いケースかと思います。場合によっては会議室のメンバーは会議室に自分のPCを持参しない人もいるでしょう。今回の「共有ディスプレイモード」とは、そんな利用シーンに適した機能のようです。

※あ、その前に、来週から色々と多忙になるため、ブログの更新頻度落ちる可能性が高いです。

2023/11/17 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼(更新済み)BYODミーティングルームの新しい共有表示モード

これ最初読んだ時よく意味がわかりませんでした。BYOD という言葉がかえって混乱します。でも何やら会議室のテレビにPCを接続した人にとってうれしい機能らしいです。僕の環境に展開されたので試してみます。

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Microsoft Teams :チームに「見つける」というフィードが登場( Discover フィード)

今朝 Microsoft Teams を眺めていたら、チーム一覧の上部に「見つける」というメニューというかボタンというかテキストリンクが追加されていました。

▼チーム一覧の上部に「見つける」

これ何だったっけ?と思って Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターを眺めていたら 2023/12/14 付けでこんなメッセージが公開されているのを見落としていたようです。

▼ Microsoft Teams: チャネル内のフィードの検出

これ日本語訳がちょっと怪しくて、英語だと「 Microsoft Teams: Discover Feed in Channels 」でした。これを見ると英語では機能名が「 Discover Feed 」だと思うけど、日本語だと「ディスカバー フィード」。ディスカバリーチャンネルなどでディスカバーという英単語はなんとなく想像つくけど、それでも「ディスカバーフィード」と言われてもピンと来なそう。辞書見るとディスカバーは「発見」「発掘」「見つける」あたりなようなので、メニューも英語では「 Discover 」になっていたので、日本語のUIだと「見つける」で間違ってはいないけど、なんかしっくりくる日本語が。そういう日本語にするとしっくりくるかどうかってのがあるので翻訳って大変ですよね。まぁ、いいや。僕の環境に展開されていたので触ってみます。

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