Office 365 の使用状況の「 Office 365 の導入(プレビュー)」ってなんだろう(無事導入編)

Office 365 の使用状況の「 Office 365 の導入(プレビュー)」ってなんだろう(導入挫折編)

前回、とにかく導入までの道のりが長くて挫折したのですが、再チャレンジしてみてなんとか導入できました。

前回の操作のおさらい

  1. 使用状況からPower BIに移動
  2. Power BI の左下の「データを取得」をクリック
  3. 「サービス」の「取得」をクリック

ここまでです。

▼で、取得できるサービスがたくさんあって挫折しました。

とりあえずその中から発行元をMicrosoftに絞って探してみると…

▼すると「Office 365 Adoption Preview」なるものが!

Analyze usage とか書かれているからこれかな?「Adoption」って単語は知らないから調べたら「採用・採択・養子縁組」など…う~ん、わけわからない。隣に同じくPreviewという文字のあるものもあるけど、なんか違いそう。ダメ元で「Office 365 Adoption Preview」を入手してみる。

▼Tenant Id??

▼あ、使用状況画面の方に「次のテナント IDを使います」って文字列があった事を思い出す。

で、このテナント IDをコピろうとするけど、ボックス全体がクリック範囲だからコピーしづらい!で、その苦労のマウス操作の最中、隠された文が表示された!どうやらaltに文章が入っているようです。

▼隠された文が表示される

とりあえず無視してテナントIDをコピって、Tenant Idを入力しました。

▼次の画面。認証方法?OAuth2?なにそれ??

あ…そういえば、さっきの隠された文に認証方法って書いてあった。

▼oAuth2でOKだそうな。

しっかし「重要:」なのに、このように隠して記載って…使わせる気あるのかな?

▼サインインしてしばらく待つとなんか完了しました。できたダッシュボードを表示します。

▼おぉ!おぉ…おぉ?…英語かい!!

そして、冒頭の通り、僕しか使っていないテナントなので、実際に表示されたデータは寂しい限り。

とりあえずプレビューとはいえ、表示までの敷居が高いと感じました。使ってもらう気なさそうな導入までのUI。ただ、難儀した部分はこの記事を見ればクリアされるので、導入までの敷居は低くなったハズ。

Office 365 を利活用されている企業がこれを見たら、楽しい分析と調査ができるのかな?このブログのアクセス解析にGoogleアナリティクスを見ても結構楽しいので、 Office 365 の使用状況って眺めるだけでも楽しいのでしょうか。

Office 365 の使用状況の「 Office 365 の導入(プレビュー)」ってなんだろう(導入挫折編)

Office 365 の Admin center のレポートの使用状況ですが、自分のテナントは僕しか利用しないのであまり見る事のない画面です。たまたま見たら右下に Power BI のアイコンとともに「Office 365 の導入(プレビュー)」というのがありました。すでに数ヶ月も前からあるようです。

▼Office 365 の導入(プレビュー)

スクショを撮る前に有効化をしてしまったため、有効化する前はこの表示ではないです。

とにかくここから有効化ができます。準備に時間がかかるようなので1日置いたのですが、その後の状態が上のスクショです。

勝手な想像として、ここで「 Power BI に移動」をクリックすると、Office 365 の使用状況が自動で Power BI で表示されると思っていましたが、ここのリンクは単に Power BI アプリへのリンクだったので、ここから更に設定をしなければいけなく、すでになんとなく面倒だなという印象です。(だって、そんな事しなくても使用状況画面でチェックできるし。)

さっきの部分をよく見ると Power BI に移動した後に、初めての場合は、コンテンツ パックの接続を始めろ、との事。コンテンツ パック?なんだろ?「コンテンツ パックの使用方法」なんてリンクがあるけど、この先は小さいウィンドウが表示され、長い説明文が表示され、なんとも読む気が失せる感じで…。プレビューとはいえ、なかなか準備で諦めてしまいそうです。

とりあえず Power BI に移動してみました。久しぶりに触るのでよくわからず、5分ほど色々触った末に左下に「データを取得」というリンクがある事を発見。

▼「データを取得」をクリック。

▼おっ!「自分の所属組織」の中に「コンテンツ パック」の文字を発見!

▼う~ん、この先が何もできない…

▼一度戻って…あっ!「サービス」にも「コンテンツ パック」の文字があった!

▼多い!わけわからん!え~い!やめだ!やめ!(スクロールバーを見れば量の多さがわかります…)

という事で挫折しましたとさ。なんかスミマセン…。(その後、苦労の末、導入できたので、次回記事にします。今日はここまで。)

Microsoft Bookings をちょっと触ってみる(初回アクセス編)

読み方がイマイチわからないシリーズなので、「ブッキング」なのか「ブッキングズ」なのかわかりませんが…

Office 365 :読み方がイマイチわからないサービス(現状わからないままです)

僕の個人のテナントは Office 365 Business Premium サブスクリプションなので、 Microsoft Bookings が利用できます。これは中小企業向けにお客様の予約を管理するサービスのようです。実際に僕が何か予約が必要なビジネスをしているわけではないので実用はしませんが、とりあえず興味本位で触ってみます。

▼アプリのタイルをクリックすると初期画面が表示されます。

美容院を連想させるイメージ画像です。

まずここで気になった点ですが、ナビゲーションバーにピン留めしていない Skype for Business のアイコンが表示されています。(個人的な設定で SharePoint はピン留めしているます。)設定はしていないので他のアプリでは表示されていません。つまり Microsoft Bookings では設定関係なく Skype for Business のアイコンが表示されるようです。予約だからすぐ電話対応できるように?ですかね?とりえあず今はよくわからないままで次に行きます。

さて、次に「今すぐ入手する」をクリックします。入手?アプリでもダウンロードされるのかな?

▼翻訳が微妙だったのかな?何かダウンロードされるわけでもなく、普通にセットアップが始まります。

「続行」ボタンが枠からハミ出ているのが妙に気になります。

▼業種はサジェスト機能があります。

▼入力を終えると最低限の設定が完了し、これがホーム画面かな。

とりあえず左上でロゴを追加できそうです。

▼未設定状態のロゴをクリックすると、右にダイアログが出るので登録。

▼無事にロゴ設定完了。

次にコンテンツエリアのタイルの左に業務時間の設定があるのでクリックします。

▼「業務時間」って書いてあったのにこっちは「勤務時間」と書かれてる…ここらへんの揺れは日常茶飯事。

勤務時間だけじゃなく色々設定する画面のようです。というか左ナビゲーションでは「企業情報」がカレント表示されていますね。

今日のところはこのくらいで。(次はいつになるやら。実際にあまりニーズは少ないアプリあので優先度は低いです…。)これを使っている企業はどのくらいいるんでしょうかねぇ。

ちなみに知らずに公開していて予約入れられたら困る!なんて場合は、予約ページの状態が「未公開」であれば大丈夫なようです。

「 Office 365 アプリ起動ツール」はユーザーがカスタマイズできる

先日、「 Office 365 アプリ起動ツール」(以下、「アプリ起動ツール」)にカスタム タイルを追加する方法を紹介しました。これは Office 365 の管理者じゃないとできません。

Office 365 :ワッフルメニュー内「Office 365 アプリ起動ツール」にカスタム タイルの追加をしてみた

ただ、なかなか知られていなかったりしますが、アプリ起動ツール内はタイルの移動などユーザーがカスタムできるんですよね。

■ホームのタイルは移動可能

特にUI上に説明がないので気がつきにくいのですが、普通にドラッグ&ドロップでタイルは移動可能です。頻繁に利用するアプリのタイルを上に持っていくなど、自分の利用しやすいように移動してみると良いですね。

▼例えばこの状態から OneDrive のタイルを1段下にしたいと思います。

▼ OneDrive のタイルを掴んだまま移動するとこんな感じになります。

▼置きたい場所で離すと移動完了。

動作は気持ち良いのでドンドン変更してみましょう。iPhone のホームと同じように間を空けて配置する事はできなく、勝手に左上を基点として詰まる挙動です。

■ホームにタイルを追加

ホームとはワッフルメニューアイコンをクリックし展開された際に表示される画面。上述の通り、ここに自分好みに厳選したタイルを配置すると良いですが、ここに表示されていないアプリを配置したい場合は、「すべて」タブから追加ができます。

▼「すべて」タブを選択します。

▼追加したいアプリの「…」をクリックし、「ホームにピン留め」をクリック。

これでホームにタイルが追加されます。

■ホームからタイルを削除

同じくホームから滅多に使わないアプリは邪魔なので削除する事も可能です。

▼タイルの「…」をクリックし、「ホームへのピン留めを外す」をクリック。

ホームタブでもすべてタブでもどちらからでも操作可能です。

■タイルの大きさを変更

Windows のタイルと同じくタイルの大きさを変更できます。利用頻度別にサイズを変えてみるのも良いかもしれないです。

小さくしたい場合は…

▼タイルの「…」→「サイズ変更」→「小」をクリック。

▼なんかこれじゃ意味がないですよね。

▼移動の技と組み合わせればキレイに整頓!

ワイドにすると…

▼中サイズの2個分になります。

Office 365 :読み方がイマイチわからないサービス(現状わからないままです)

Office 365 は使いこなせないくらいサービスがたくさんあります。僕は中学生の頃から英語が苦手なので、読み方に不安のあるサービスがあります。検索しても Microsoft からの正式な読み方ってなかなか見つからない。Microsoft のサイトは自動翻訳が多いので、カタカナ表記があっても、本当にそれが正しいのかもイマイチ信用ならないところです。

特に最後に「s」で終わる単語のサービスが不安です。しつこいようですが英語力がないので「ス」なのか「ズ」なのかもよくわからず、中にはsを発音しない場合があるとかないとか。わけわからないです。

以下、僕が読み方に自信のないサービスを挙げます。

Office 365 Groups

「Groups」は「グループ」と訳される事が多いけど、sは読まないという認識でOK?

Microsoft Teams

「Teams」は「チームズ」?「チームス」?「チーム」?

Microsoft PowerApps

「PowerApps」はなんとなく「パワーアップス」なのかなと思っています。実は「パワーアップ」?Power Upになっちゃうか。

Microsoft Bookings

「Bookings」は「ブッキングス」?「ブッキング」?なんとなく「ブッキングズ」はないのかなぁと。

Microsoft Forms

「Forms」は「フォームズ」?「フォームス」?「フォーム」?

Dynamics 365

「Dynamics」は「ダイナミクス」なんだろうなぁと思ってるけど、ん?「ダイナミックス」??どっちでもいいのかなぁ。そもそももしこれがsを読まないとしたら「ダイナミック」は良く聞くカタカナ語にあるけど「ダイナミク」はないよなぁ。初音ミクみたい。余計なこと考えていたら更にわけわからなくなってきた。


他にも Yammer は「ヤマー」だろうけど、イントネーションが話す人によってバリエーションがあって、何が正しいのかも不安っちゃ不安。

どなたか正しい読み方がわかる方はSNSなどで御一報ください。

※分かり次第、この記事を更新します。


【追記】
サービス名としてではなく単に英語の発音だと「s」の発音は

Groups (ス)
Teams (ズ)
Bookings (ズ)
Forms (ズ)

なんとBookingsはスじゃなくズだったのかぁ。

Office 365 :ワッフルメニュー内「Office 365 アプリ起動ツール」にカスタム タイルの追加をしてみた

Office 365 全般で左上にあるワッフルメニューのアイコン。展開すると利用可能なアプリのタイルが出てきます。 Office 365 内でも正式名称が揺れているので、このタイルメニューの正式名称はよくわかりませんが、ヘルプ内では「Office 365 アプリ起動ツール」と書かれているため、以下では「アプリ起動ツール」と若干略して書きます。

このアプリ起動ツールにはカスタム タイルを追加できるんですよね。常にワッフルメニューアイコンは左上に表示されているので、例えば以前記事にした「ポータルサイト接続」の代替にもなりそうです。つまり、アプリ起動ツール内に社内ポータルへのタイルを追加するような。

SharePoint の「ポータルサイト接続」とは?

▼Office 365 の管理センターの「設定」→「組織のプロファイル」内に、「組織用のカスタム タイルの追加」

▼更に「+ カスタム タイルの追加」をクリック

▼こんな入力画面になります。

全て必須項目になっているんだけど、若干の注意点は「画像 URL」の部分。ここから画像をアップロードできるわけではなく、どこかにアップロードしてからそのURLを入力しろという事。 SharePoint の注目リンクの背景画像のようで若干面倒。

▼ヘルプでは以下のような記載があります。

例えば通常のインターネットサイトのサーバー内に画像を置けば、そのURLを使えば良かったりもします。もちろんヘルプ内のように SharePoint のどこかにアップする方法もあるけど、匿名のゲストの事も気にしてあげてねという事らしい。(とはいえ、権限がなくても画像が表示されないだけでタイルは存在するはずだから大きな問題ではないとは思いますが。)

あと、60px × 60px という指定があるけど、後々紹介しますが、タイルのサイズではないですよね。タイル自体の大きさは調べたら88px × 88pxですからね。だからタイルの大きさだと思って画像を制作すると、設定した後に見てみると思ったのと違う表示になります。(僕もそれで後ほど失敗しています。)

▼今回はこのように僕のインターネットサイトを指定します。(会社のインターネットサイトを置いても良いですよね。)

▼60×60の画像はこれを用意しました。

設定をするとしばらく待つと反映されるようです。

▼反映されるとこんな感じでカスタム タイルが追加されました。

で、予告したとおり、思ったのと違う!指定した画像はタイルの画像かと思ったら、タイル内のアイコンの画像なんですね。

▼調べると実際の表示サイズは36px × 36pxです。

つまり、60×60で最適な細かい画像を作っても、36×36に縮小されてしまうので、アイコンが潰れてわけがわからなくなってしまう可能性もあります。ここで表示させたいアイコン画像を制作する際には、36×36で表示される事を意識して制作しましょう。

という事で、画像は置いといて、気軽にカスタム タイルが追加できます。

SharePoint: コンテンツ エディター Webパーツの「コンテンツへのリンク」の活用例

SharePoint 2007 から何かとお世話になることの多い「コンテンツ エディター」Webパーツ。ただし、僕個人的にはこのWebパーツを本来の使い方である「リッチテキストコンテンツ…」として利用した事はあまりありません。SharePoint 2010 からはWikiページになって、コンテンツ エディター Webパーツを使わなくても、コンテンツエリア内に直接リッチテキストを作成する事ができてしまいますからね。(コチラの方がコンテンツ エディター Webパーツよりも色々制約がありますが…)

コンテンツ エディター Webパーツの利用の大半は、そのページに適用したいCSSファイルやJSファイルのリンクを埋め込む事。これで結構重宝しました。SharePoint 2013 からはこの役割を「スクリプト エディター」Webパーツも行えるので、コンテンツ エディター Webパーツの利用頻度は減ってきたような気がします。

その他で僕がコンテンツ エディター Webパーツを利用してきた中で、本題の「コンテンツへのリンク」をよく使っていました。これはライブラリにアップロードしたテキストファイルのURLを指定すると、テキストファイル内のテキストが表示される機能です。

▼このようなテキストファイルを作成します。文字コードはUTF-8で保存しましょう。

▼アクセス権限だけ気にしてどこでも良いのでライブラリにアップロードします。URLを控えましょう。

▼表示させたいページにコンテンツ エディター Webパーツを配置し、「コンテンツへのリンク」にURLを指定。

▼コンテンツ エディター Webパーツには、テキストファイル内のテキストが表示されます。

【注意】
▼文字コードはUTF-8にしてください。文字化けします。

う~ん、テキストファイルなのでプレーンテキストを表示するだけでしょ?コンテンツ エディター Webパーツの中に直接リッチテキストコンテンツとして入力した方が装飾できるので、今のところ特に「コンテンツへのリンク」のメリットがない。

直接コンテンツ エディター Webパーツの中にリッチテキストコンテンツとしてテキストを入力するのと何が違うかというと、サイトコレクション内で使いまわせてコンテンツが一元管理できる点です。(サイト内ではなくサイトコレクション内です。ただ、別サイトコレクションは指定するとエラーになってしまいます…残念。)

つまり、複数ページに同じテキストを表示させ、更新などの管理を全ページで一括で行いたい場合、「コンテンツへのリンク」を使えば、指定したテキストファイル内のテキストを変更すれば、一括で全ページが更新されるというわけです。

若干メリットが出てきました。

で、テキストファイルなのでプレーンテキストだけしか対応しないと思うじゃないですか。でも実はこのテキストファイル内にHTMLを記述すれば、コンテンツ エディター Webパーツにはソースが表示させるのではなく、ちゃんとレンダリングされて表示されます。

▼さっきのテキストファイル内をこんな感じでHTMLを記述して更新します。

▼このようにソースが表示されずに、ちゃんとレンダリングされます。

夢が広がってきました。

過去にこれを使った例としては、トップリンクバーやサイドリンクバーは利用せずに、複数ページのコンテンツエリア内に独自のナビゲーションを配置させるのに利用しました。

▼軽くナビゲーションを作ったテキストファイルです。CSSも対応されます。

上で紹介した同じ方法でライブラリにアップロードし、表示させたいページにコンテンツ エディター Webパーツを追加し、「コンテンツへのリンク」にURLを設定します。

▼このようにテキストファイルに記述したナビゲーションが表示されました。

4ページ作成し、同じ位置に同じ設定をします。(1ページ作成し、 SharePoint Designer でコピーしても可ですね。)

▼このように4ページに全て同じナビゲーションが表示されます。

これで、この4ページはこのナビゲーションで自由に遷移する事が可能です。更に一括管理できるメリットを試してみます。この状態でテキストファイルを更新してみましょう。

▼テキストファイルを更新しました。

▼テキストファイルを上書きアップロードすれば、同時に全てのページで更新が適用されます。

今回はデモなので4ページのみですが、ページの量が増えるほど、一括管理できるメリットが活きるのかなと思います。

こういう機能があるんだという事を知っておくと、何かの時に役立つかもしれないですね。

Excel / PowerPoint にいつのまに「自動保存」機能?

今日 Excel を触っていたら左上に「自動保存」なる文字が。グレーアウトされて目立たなかったから気がつかなかった?いつからだ?っていうかグレーアウトされているからオンにできません。

▼他もチェックしたら PowerPoint にもありました。

▼しかし、 Word にはありません。

で、グレーアウトされていたら使えないじゃん!と思って調べたところ、

【参照】

自動保存とは

OneDrive、OneDrive for Business、 SharePoint Online に保存されている時に有効になるとか。ローカルでファイルを作っていたからグレーアウトされていたという事か。

▼ SharePoint Online 上のドキュメントを開いてみると自動保存がオンに!

Excel Online でも開きつつ、Excel でも同じファイルを開いてみて、Excel上で編集してみると…

▼面白い!遠隔操作しているように excel Online 上に反映されます。

▼この「 SharePoint に保存 ▼」をクリックすると…

▼バージョン履歴が。「すべてのバージョンを表示」をクリックすると?

▼右側が開いてバージョン履歴が表示され、 SharePoint のライブラリのように復元もできるようです。

普段、クラウド上のファイルを直接編集する事がなく、ローカルPCで作成したものをアップロードする流れは未だに根強い方法かと思いますが、このようにクラウドならではの便利機能が増えるほど、色々と作業方法も変わっていくんでしょうかね。っていうかローカルPCでの作業でもこの機能欲しいなぁ。

僕自身も恥ずかしながらローカルPCで作業してしまう人間というか、そもそもあまりチームで共同作業をした経験がないので、複数人で編集した際の挙動などはよく把握していないので、今後色々と遊んでみようと思います。

「ファイルを編集している時は無意識にctrl+sで保存するクセをつけろ!」なんて事もそのうち懐かしい昔話となるのでしょうか。

SharePoint 「注目リンク」リストをCSSでイイカンジにカスタマイズ

「注目リンク」リストは SharePoint 2013 から登場しましたが、それまでのリンクリストよりもデザイン性も良く、新しいタブ表示などにも対応できて、重宝されている人は多いのではと思います。

しかし、

  • タイルが大きすぎる!(150px × 150px)
  • 1列でしか表示できない!(カルーセルUIっぽくなるけど)

ここら辺が弱点となり、利用に躊躇されているケースもあるのではと思います。

例えば、社内ポータルのトップページに、従業員が毎日利用する社内システムへのリンクを、見栄えも良くクリックしやすいタイルのリンク集を作りたい場合など。注目リンクを使うと大きくて社内ポータルのトップページに配置すると、他の重要なコンテンツの邪魔になったり、目立ちすぎて逆に困ったり。また、9個くらいリンクを置きたいのに全部配置しきれなく、カルーセルUIのようになるけど、矢印アイコンをクリックしないと表示されないリンクが出てきて、アクセシビリティが良くないなど。

とはいえ、注目リンクをやめて、コンテンツ エディター WebパーツなどでHTMLで組むとメンテナンス性が悪い。(リンクの作成・編集・削除はリストで行いたい。)

では、CSSでライトにカスタマイズして実現しちゃえ!

※ SharePoint Online 環境でカスタマイズしています。
※ IE11/Chorome最新/Firefox最新 のみ確認しました。
※タイルは100px × 100pxにしました。
※このサイズで3列で折り返しし、複数行表示されます。

▼こんな感じ。

これはビューにCSSを当てた感じですが、もちろんページにこれを表示させたい場合は、注目リンクリストをアプリパーツとして配置した後に、ページにCSSを当てればOKですね。そこまではここでは紹介しませんので、以下の過去記事を参照ください。

SharePoint のページにオリジナルのCSSを適用させる方法について

では、特に出し惜しみするものでもないので、CSSのソースも紹介しちゃいます。基本的には大きさの調整です。面倒なので全て!importantを付けています。強いて言えば、マウスホバー時の挙動に関して若干考えたくらいです。

※念のため。ご利用の際は、自己責任でお願いします。

あとは、好みの大きさに調整してみてください。

▼背景画像にアイコンを配置し、CSSの位置を調整すれば、こんな感じもいけちゃいます。(これ、実際に注目リンクです。)

SharePoint :ページにWebパーツを追加すると1つしか表示していないのにWebパーツのタイトルに[1]が表示される

ページにWebパーツを追加する時に、同じWebパーツを追加するとWebパーツのタイトルは一意なようで、例えば「○○」というタイトルだったら、複数追加すると「○○[1]」「○○[2]」…と、数字が振られます。

ページを色々とイジってると不思議な現象が起きる事があります。
ページ上では同じWebパーツを置いていないのに、Webパーツを追加したらタイトルがすでに「○○[2]」と表示されてしまっている現象。

▼このようにWebパーツは1個しか表示されていないのに、なぜか[2]がタイトルに追加されてしまっている。

▼もちろんアプリ名に[2]が付いているわけではなく、Webパーツの設定では[2]は付いていない。

この不思議現象はページ作成ほやほやには絶対に起きない現象です。

なぜ[2]と付いてしまうかというと、同じWebパーツを追加すると付くわけなので、表示的にはこのWebパーツは1つしかないけど、実はページ自体には裏側ではこのWebパーツは2つあるのでは?と考えます。

裏づけとして、このページが持っているWebパーツを一覧で表示させる方法があるので確認してみます。(割と有名?な隠しページ?です。)

▼ページのURLの最後に「?contents=1」を追加します。

▼隠しページのように「 Web パーツ ページの管理」というページがあります。

見ての通り、表示上では「lib001」というWebパーツは1つしかなかったけど、このように裏側では2つ存在する事になっています。なので[2]がタイトルについてしまうようです。

ここからlib001を一つ削除すれば解決します。下にある方が新しく追加した方で、上にある方はなんらかの操作で消えてしまった方です。なので上の方をこのページから削除します。

▼削除したいWebパーツをチェックして「削除」を。

▼このページ上からはダブっていたlib001が削除されました。

▼ページへ戻るとさっきまで付いていた[2]が消えました。

 

では、なぜ裏側で2つ保持されてしまったのか?おそらく現象が起きるオペレーションとしては複数あるんだと思いますが、僕の知っている範囲だとソースでWebパーツを削除すると現象が起きる事を確認しています。

▼Webパーツを削除する場合は、ここから削除した方が良さそうです。

複数ユーザーが管理するページにおいて、自分の記憶がなくても誰がどのような操作をしているかはバージョン管理だけではわかりにくいので、もし複数配置していないのに[2]など表示される場合は、Web パーツ ページの管理で確認してみてください。


【追記】

本現象が起きる操作として、Webパーツを追加した後に保存をしないでページの編集を閉じたり、ブラウザを閉じると起きます。(費さん!情報提供ありがとう!)