【 SharePoint Online 限定】 サイドリンクバーで「ごみ箱」や「最近使った項目」をCSSで非表示にする方法

※オンプレのSharePoint 2013 では通用しません。現在のSharePoint Online が対象です。ご利用環境に応じて参考にしてみてください。

SharePoint のサイドリンクバーで「消したい!」と良く言われるリンクが、「サイト コンテンツ」「ごみ箱」「最近使った項目」の3点セットかと思います。

■「サイト コンテンツ」を非表示にしたい背景

SharePoint 2007 の頃から「サイト コンテンツ」ページは閲覧・投稿者にあまり表示されたくないというニーズは良くありました。サイト管理者側からすると、例えば「サイトのリソース ファイル」や「スタイル ライブラリ」や配下のサブサイト一覧などは見られたくもないからです。SharePoint 2007 は、サイドリンクバーの最上部に「すべてのサイト コンテンツの表示」と2行に渡るリンクが存在し、削除できない仕様だったんですよね。なつかしい。

解決方法としては、CSSでこのリンクを非表示にしていました。固有のclassがあったので割と楽に非表示にできました。
SharePoint 2013 からは、標準機能で削除できるようになったのでカスタマイズは不要ですね。

■「ごみ箱」を非表示にしたい背景

SharePoint 2007 の頃からサイドリンクバーの最下部に「ごみ箱」へのリンクがありました。

たしかSharePoint 2013 からはサイドリンクバーから「ごみ箱」リンクが消えました。

が!どうやらSharePoint Online では今は復活してきているようです。×ボタンがないので削除できません。

さて、SharePoint 2007 の頃からこのごみ箱へのリンクを非表示にして欲しいというニーズが良くありました。というのもSharePoint にあまり詳しくないサイトのキーマンや管理者が、「他人が捨てたモノを見られたり復元されては困る。」と言うからです。大体それらの該当者は高いアクセス権限を付与されているケースが多いので気がつかないんですが、そもそもこのごみ箱リンクは投稿権限以上でないと表示されないし、ごみ箱の中身は通常自分が捨てたアイテムしか表示されないし、権限がなければもちろん復元する事もできないわけで、しっかり説明をすればニーズはなくなりました。

■「最近使った項目」を非表示にしたい背景


これはいつからでしたっけね?SharePoint 2010 からでしたかね。一定の条件でリスト・ライブラリを作成すると勝手に出てくるリンク。消す事もできるけど、リスト・ライブラリを作成する度に復活してしまうんですよね。なのでここを非表示にして欲しいというニーズもかなり多いです。


以上の背景やそれぞれの関係者のニーズを把握した上で、非表示(削除)したい場合、標準機能で削除できない、もしくは削除できるけど復活してしまうなどの場合は、何らかのカスタマイズをする事になると思います。
ググると色々なアプローチで非表示を試みている先人達がいました。特にナビゲーションの対象ユーザーを利用するのは基本機能のみだしアイデアだなと思いましたが、残念ながら発行機能が非アクティブのサイトでは実現できません。他にも今の僕には全く理解のできない難しい方法や、JavaScriptなどで実装している方々もいましたが、僕の場合はやはりCSSで検討してみました。

CSSでカスタマイズをするキモは、適用したい箇所に固有のidかclassが存在するかどうかなのですが、残念ながらサイドリンクバーの各リンクを構成する要素には固有のidやclassはないんです。
※現在のSharePoint Onlineにはliタグに固有そうなidがありますが、仕様が良く分からないのでないものとして、別のアプローチを試みます。

なので、苦肉の策として「:nth-child()疑似クラス」などchild系擬似クラスを利用して、リンクの上から何番目とか下から何番目を非表示にするなんて方法もありますが、これではリンクの場所を変えたりするとおかしくなっちゃいますよね。
僕が目をつけたのはリンクをリストにしているliタグではなく、その下のaタグです。ここを良く見るとtitle属性に必ずリンク名が入っているんです。

CSS3から追加された属性セレクタのうち、今回利用したのは「 E[foo=”bar”] 」です。これを適用させると、「 a[title=”ごみ箱”] 」なら、titleに「ごみ箱」と指定されているaタグに適用されます。「最近使った項目」はaタグではなくspanタグなのでちょっと変わります。
例えば、「ごみ箱」「サイト コンテンツ」「最近使った項目」全てを非表示にしたい場合は、

これで非表示になりました。

非表示にするだけなので、リンクの編集をすると透明のまま存在はするんですけどね。そこは仕方ないです。

で、「最近使った項目」に関してはこれでは不十分です。追加されたリスト・ライブラリのリンクはこれでは非表示にならないからです。(上のスクリーンショットでは「list005」「list004」です。)
調べると、「最近使った項目」は見出しで、その見出し配下に追加されたリスト・ライブラリがリンクになります。HTML的には「最近使った項目」のspanタグと並列でulタグがあり、その中にli > aでリンクが配置されます。

ここで更に利用したのはこれまたCSS3から追加された「間接セレクタ(E ~ F)」です。これは親要素が同じになる兄弟関係の弟に適用されるセレクタです。つまりこの条件に合致するわけです。
加えるとこんなソースになります。

title属性に「最近使った項目」が入っているspanタグの後にあるulタグに適用、という事になります。

SharePoint Online で色々イジった後にSharePoint 2013 のソースを確認したら、全く違っていたので結果的にOnline のみの対応となってしまいましたが、CSSでサイドリンクバーから特定のリンクを非表示にするというより、CSSのセレクタも色々増えてきて各種ブラウザも対応されてきたので、CSSによるカスタマイズの幅が広がってきているんだなぁというところを体感してもらえたら良いかなと思います。CSSであればググればたくさん情報がありますからね。意外と色々とできます。

 

 

 

SharePoint 運用・運営部門は自ら積極的に利用しなきゃダメ!

結構多いと思います。SharePoint に限らず全従業員が利用するような社内システムをリリースしたとして、提供元の運用・運営部門がぜんぜん使っていないなんて事。
一応、最初は部門チームサイトを作るんですよね。でも中身は利用されていなく、テストで作成したアプリやWebパーツの残骸があるだけで放置。お知らせリストに「○○部門のチームサイトをオープンしました!」なんて数年前のアイテムが未だ表示されていたり。更にサブサイトにメンバーのテストサイトなんかが作成されたまま放置されていたり。
これどうなんですかね?リリースして利用を促している部署がこの有様で、果たして利用を促された人々はどう思うでしょうか?

別の例に置き換えてみると…

  • 「これ美味しいから食べなよ!僕は食べないけどね。」なんて言われて怪しい。
  • セールスマンが「利用しなきゃ絶対に損ですよ」と推してきた商品について「アナタは利用していますか?」と逆に聞いたら利用していないと言われた。
  • 風邪をひいて病院に行ったらお医者さんが風邪をひいていて不安に思った。
  • ダイエットサプリを開発した博士がデブだった。
  • ハゲの特効薬を開発した博士がハゲだった。

なかなか信用できないし利用したいと思えないですよね。そういう事なんじゃないかと思うんです。実際に利用して活用してそこからメリットがある事を、自らを事例として積極的にアピールするくらいじゃなきゃ説得力が全くないんですよね。
これ、SharePoint を売っていたり、開発をしていたりする会社も同じですよね。自社で利活用していないとお客様への説得力がないですよね。実際に営業に行くとお客さんから「御社ではどのような活用をされていますか?御社の社内ポータルサイトを拝見させてください。」などの質問や要望はあると思います。上のセールスマンの例と同じです。自信を持って説明しなければ信用してもらえませんよね。

Office 365 は色々な製品が追加されたり大幅な機能追加されたりしていますが、例えば、Yammer とSkype とTeams の使い分けは?SharePoint のライブラリとOneDrive はどうなの?Planner って何? Power BI って何? Sway って何? PowerApps って何? Flow って何?…などなど、ユーザーやお客様から問い合わせがあった場合、答えられますか?(恥ずかしながら僕も自信を持って答えられないので、自戒の念を込めた記事でもあります…。)
で、そういう問い合わせやトラブルを恐れて、もしくは面倒で、折角価格は変わらずに利用できる製品やサービスを、設定で使えないように封じ込めてしまったり、「これはここだけの話しオススメしませんよ。」なんて適当な言い逃れをしてしまいがちですが、これにより様々な人々の様々な可能性を潰してしまいかねません。

使い倒してはじめて特徴やメリット・デメリットがわかるものなので、とにかくまずは使ってみる事が大事かと思います。

まぁ、そうは言ってもねぇ…ですよね。偉そうな事を言ったけど、僕も仕事は目の前の事が忙しいし、帰宅したら家族と過ごしたいし、趣味もたくさんあるので、結局よくわからないままな事が多いです。
このブログをやっていけるのも奇跡なのですが、今は過去に貯めた大量のテキストのストックからチマチマと軽く校閲しているので、ストックが尽きたら更新はどうなることやら。

ぐはっ…。

と、若干ネガティブな締めくくりでしたが、まぁ、がんばりすぎずにがんばっていきましょう!新しいオモチャを買い与えられた子供のように、新しい製品・サービスが出たらワクワクと楽しんで使えるようになれると最高ですね。

SharePoint ビューの「既定」スタイルをCSSで網掛けにする

前回の記事では、クラシック表示のビューのスタイルを「既定」以外にすると、ビューのフィルターで複数の値でフィルターをかける事ができないという事を書きました。

SharePoint ビューのスタイルを変更すると機能落ちする

ところで「既定」スタイルのビュー、つまりリストやライブラリを作成したデフォルトのビューでは、マウスホバー時にはその行の背景色が変わるので1行を読みやすいですが、マウスホバーをしないとテキストばかりになってしまい、読みにくいです。そういう意味もあって網掛けにしたい要望は少なくはありません。

それではビューの機能落ちなく網掛けにするには?CSSでカンタンに解決します。既定スタイルのビューでは、上から偶数行のtrに「.ms-alternating」というclassがあります。ビューで「ページの編集」をし、スクリプト エディター Webパーツなどに以下を記載すれば網掛けになります。(色は好きな色で。)

 

▼こうなります。

ただし、実はこれも一点デメリットが。
これはSharePoint 2010 からの問題なのですが、ビューを編集するとリボンタブが「参照」以外表示されなくなるんですよね。

▼本来なら「参照」の右に「アイテム」「リスト」タブが表示されるハズが。

ビュー内のアイテムなどをクリックするとすぐ復活するのでユーザーに周知されれば大きな問題ではないのですが、これは未だに直っていない問題です。

さて、このデメリットも回避しつつ網掛けにする方法もあるにはあります。
ビューに直接CSSを記述するのではなく、CSSファイルに記述し、代替CSSでそのCSSファイルを設定する方法です。これならビューを編集せずにCSSを適用させられるので、リボンタブが消えてしまう問題は解消されます。
ただし!そうです…これにも一点デメリットが。代替CSSで設定すると影響範囲はサイト全体です。つまり他のビューや他のリスト・ライブラリも網掛けになってしまいます。

代替CSSでも適用させたいリストを特定させる方法もなくはないのですが、色々面倒なのでないと言ったほうが良いかもしれないです。

結果として、標準機能とCSSカスタマイズではデメリットのない方法は見つからないのですが、網掛けをするのに標準機能の設定では1パターンしかなかったのが、CSSにより3パターンにまで増えました。それぞれのデメリットを考慮し、別にデメリットには感じないものがあったとしたら、そのパターンで実装すれば良いと思います。

  1. ビューの設定のスタイル「網掛け」を適用
    →デメリット:ビューのフィルター機能で複数の値でフィルターできない。
  2. ビューのページの編集でCSSを直接記述
    →デメリット:ビューのリボンタブが表示されない。(アイテムあたりをクリックすると表示される。)
  3. 代替CSSでCSSを記述したファイルを適用
    →デメリット:サイト全体で適用されてしまう。

以上です。複数の値でフィルターをかけられなくても良いのなら【1】で問題ないし、リボンタブをユーザーが利用しない、もしくは解決方法を周知させられるのなら【2】で問題ないし、サイト全体のビューが網掛けになってしまうのはむしろ大歓迎の場合は【3】で問題ないし、そもそも網掛けを諦めるというカードもありますよね。

要望が実現できないと業務に多大な影響があるかどうか?影響がないなら要望を諦める選択肢も十分あって良いと思います。

本当ならデメリットが一つもない方法を提示できればスッキリしたんですけどね。もちろんもっと他の方法でカスタマイズすれば良いのですが、CSS程度のライトカスタマイズにこだわりました。

SharePoint ビューのスタイルを変更すると機能落ちする

※クラシック表示の場合です。

これはSharePoint 2007 にはできなかったことですが、ビューでフィルターをかける際にフィルターの値を複数選択できなかったんですよね。今のビューは複数選択できますよね。

例えば以下の場合だと、カテゴリ列でAとBでフィルターをかけたい場合は、AとBの左のチェックボックスをチェックすればできますよね。

▼カテゴリ列にはA・B・Cの値が入っています。

▼カテゴリ列をフィルターのドロップダウンから「A」「B」のチェックボックスをチェック

▼「A」「B」でフィルターがかかりました。

ただ、ビューのスタイルを変更すると、この複数選択ができなくなってしまうんです。

▼例えば…網掛けにしてみました。フラットでシンプルなデザインのSharePoint において、特にビューは網掛けの方が見やすいのでニーズは結構ありますよね。

▼網掛けにしてフィルターをかけようとすると値の左にチェックボックスがありません。つまりこの時点で複数選択はできません。

▼一度Aだけでフィルターをかけた後にもう一度フィルターのドロップダウンを開くと、さっきは表示されていなかった値の左のチェックボックスが、Aにチェックされているチェックボックスが表示されます。では、この状態でチェックボックスは表示されていないので「B(テキスト部分)」をクリックしてみます。

▼するとBだけしかフィルターされませんでした。つまり複数選択はできないようです。

▼また、この状態でフィルターを解除したくBのチェックボックスのチェックを外してみてもフィルターは解除されませんでした。つまり、このチェックボックスは見た目だけで機能していないようです。

▼あくまでもSharePoint 2007 の頃と同じで、「カテゴリのフィルターをクリア」をクリックしないと解除されません。

おそらく…「既定」以外のスタイルは、とりあえず旧バージョンからそのまま持ってきたので、フィルターの機能もSharePoint 2013 以降の機能は使えず、古いバージョンの機能と同等になってしまっているのかもしれません。

フィルターを複数選択するニーズはあると思うので、例えば読みやすいように網掛けにしたい場合でも、ビューのスタイルを変更する場合にはこのようなデメリットもある事は頭の片隅に入れておいても良いかもしれません。

既定ビューでもCSSで網掛けにするのはそんなに難しくはないです。その方法の紹介は、また今度できたらと思います。

SharePoint 利活用促進のキッカケは社員食堂のメニューでもイイじゃない!

※上の写真はあくまでもイメージ図です。

なんとなくキャッチーなタイトルにしてしましたが、例によってなんらかの「気付き」になっていただければと思うだけで、答えがあるわけではありません。

過去の経験上、SharePoint を利用している企業の全コンテンツの中で、人気トップ3に必ずといって良いほど入っているコンテンツが「社員食堂のメニュー」でした(もちろん社員食堂がある企業ですが。)。人気トップ3は実は控えめに言ってみたのですが、実際はダントツトップだったりするのではと思っています。
従業員にとって日々辛くストレスフルな「仕事」という逃れられない苦行の日々の中で(←言いすぎ!?)、心のオアシスの一つが「ランチを楽しむ」社会人は多いのではと思います。外で食事をすると高くつくので、リーズナブルな社員食堂を利用される方は多く、そのメニューを毎日楽しみにして、出勤したら即チェック、ランチ直前にチェックし、吟味をする…これも楽しみの一つであるとも思います。

さて、SharePoint の利活用がイマイチとお悩みの中で、「うちのコンテンツのアクセス数のトップはダントツで社員食堂のメニューなんだよなぁ…。」なんて皮肉っぽく吐露している運営管理者がいたとしたら、僕としてはそれはむしろ大きなチャンスではないかと思います。一つでも人気コンテンツがあり、大多数の従業員がそれキッカケで無意識にでもSharePoint を利用している事実。これをポジティブに考えて利用しない手はないと思います。では、ここからどうやってSharePoint の利活用促進に持っていくか?もちろんこの記事では正解は書きません。いや、環境によってアプローチも変わってくるので書けません。その上で、例えばですが…。

今、社員食堂のメニューがただリストで作成した全社掲示板に添付ファイル付きで投稿しているだけなら、それを利用しているだけでSharePoint 利活用促進にはつながらないと思います。そこからいかにSharePoint を利用してくれそうな各組織のキーマンに「これ便利だなぁ。ウチでも使いたいなぁ。」と思わせるかです。
今数分で思いついた限りでも、例えばアプローチとしては、社員食堂の方々に企画を持ち上げ、社員食堂用のサイトを構築し、メニュー以外のユーザーが利用されそうなコンテンツを企画します。(例:メニュー要望などのアンケート、人気メニューのランキング、イベントの告知、など。)これを実現させるために、SharePoint の機能を最大限に活用します。社員食堂の方々と企画を考えるのも楽しそうですね(もはや自分の業務範囲とか考えていません。)。

これは社員食堂の人々にもありがたいのではと思います。社員食堂のテーブルの上には紙のアンケートが鉛筆と一緒に置いてあったりしますが、正直回答は少ないと思います。準備も集計も時間のムダですし。これをSharePoint のアンケートリストを利用すればおそらく回答も増えるのではと思います。自分の要望したメニューが叶う可能性があるのだとしたら。

こうなるとこれが社内のSharePoint 導入事例につながるわけですよね。組織内の情報共有について相談があれば、「あの社員食堂サイトのあのコンテンツなんかどうですか?」なんて言えば、人気コンテンツが故に一度は利用されている可能性が高く、話も早そうですね。

また、別のアプローチもあります。それは「人気コンテンツを足がかりにユーザー教育をしてしまおう!」です。
人は何かを習得しようとした時に、それが興味のない事だとなかなか習得しようとしませんが、「興味のない事でも、習得するとその先の興味のある事に役立つ。」となると話は変わります。ピンとこない方のために一例を。
社員食堂メニューは更新されるものです。そこで「メニューが更新されたらメールで通知される機能!」とアナウンスをし、通知機能の設定方法を記載すれば…食いつくのではと思います。それにより、SharePoint の便利機能でユーザーに浸透されない機能の一つでもある「通知」機能を知ってもらい、便利だと思ってもらえれば、業務でも利用している他サイトでも利用するのではと思います。
過去に社員食堂メニューではないけど、別の人気コンテンツで通知を数人に教えたところ、口コミで波及していき通知設定をしたユーザーが1年でかなり増えたという経験はありました。

という感じです。社員食堂のメニューを例に挙げましたが、それに限った話ではありません。他に人気コンテンツがあるのなら、それを足がかりにしてみては?という事です。
この記事を見てそのまま実践してみましょう!とは言いません。ただ、SharePoint の環境をユーザーに提供して、何の施策も講じずに、ほぼゴーストタウンと化してコストのムダにしているようであれば、利用できる事は利用して色々挑戦してみれば、そこで成功・失敗した経験は運営のノウハウとして蓄積されるのではないでしょうか。

キッカケはどうであれ、最終的に少しでもユーザーが「あれ?このSharePoint ってやつ、なかなか使えるね。」って思ってもらえれば、それだけでも成功への第一歩かと思います。

と、過去に社員食堂サイトを立ち上げたことのある僕が書いてみました。

SharePoint アンケートリストの回答者からのよくある問い合わせ「中断したアンケートの回答を再開できない!」

SharePointのアンケートリストでアンケートを実施していると、よくある問い合わせがあります。

【前提】

  • アンケートリストでアンケートを作成。
  • 複数の回答は無効の設定。
  • 質問を分岐させていて回答入力するページが複数ページに渡る。

【問い合わせ内容】

回答途中で中断したアンケートの回答を再開しようとしたら「このアンケートに再度回答することはできません。」とエラーが出ます。


アンケートリストでは、分岐させてアンケートの入力ページが複数ページに渡る場合、「保存して閉じる」ボタンが表示され、アンケートを中断できます。この機能自体は長いアンケートの場合は良い機能だと思うのですが、アンケートを再開させる場合の操作が直感的ではないんですよね。なので…、たしかSharePoint2007にはなかったと記憶していますが、この「保存して閉じる」ボタンをクリックすると、再開の方法を記載してあるダイアログボックスが表示されるんですよね。

ただ…回答者はよく読まずに(理解せずに)閉じてしまいます。

で、再度アンケートリストを開いて、ユーザーは「このアンケートに回答する」をクリックすれば再開すると思ってしまうが、

実際は新規で回答をするリンクなので、複数回答を無効にしてあるからエラーが出るという感じです。

アンケートリストについての回答者からの問い合わせの多くはこのパターンでした。なので、問い合わせが来た場合は、以下の操作方法を教えれば解決です。

▼「すべての回答を表示する」をクリック

▼自分が登録者の回答の「…」→「回答の編集」をクリック

これで解決です。

と、ここまではなんてことのない記事なのですが、この問い合わせで、ちょっとした経緯から若干ハマり、結果としてアンケートリストの特別仕様を知ったという事があったので、それを以下に記載します。

まず、問い合わせを受けて、上述の通りアンケート再開の操作方法を教えれば即解決でした。ところが、問い合わせを受けた別の担当者が、ユーザーとのやりとりの中で、「とりあえず途中になっている回答をそちら(管理者)の方で探して削除して欲しい」という要求に答えようとしたところからスタートしました。
担当者としてはフルコントロール権限で該当アンケートリストにアクセスし、そのアイテムを削除すれば良いと思ったが、アイテムが見つからないとの事で僕に相談が。結果的にはアイテムは確実に存在するのにサイトコレクションの管理者であっても表示されませんでした。

ライブラリではチェックインバージョンが存在しないファイルがある場合、アップロードしたユーザーしかビュー上に表示されないアイテムで、これはサイトコレクションの管理者でもビュー上では確認できません。ライブラリの設定の「チェックイン バージョンが存在しないファイルの管理」からしか確認できません。
しかし、リストの場合は、様々な設定をしてもチェックインバージョンが存在しないアイテムという状態にはならず、投稿したユーザーしか表示されないという現象は起きません。
しかし、結果としてアンケートリストについては例外だったようです。つまり回答を中断したアイテムに関しては、チェックインバージョンが存在しないアイテムのような状態になり、サイトコレクションの管理者でもビュー上では確認できません。しかも、リストの設定にはライブラリのように「チェックイン バージョンが存在しないファイルの管理」メニューは存在しないので、結果的に回答者本人以外がアイテムを表示させる手段はないようです。

↓念のため検証した際のスクショを。

▼回答中断した状態で中断したユーザーで「すべての回答」ビューを表示(アイテムは表示される)

▼サイトコレクションの管理者で「すべての回答」ビューを表示(アイテムは表示されない)

やはりこの問い合わせを受けた際には、ユーザーに再開の操作を教えるのがベストのようですね。

SharePoint リストの登録者・更新者を基本機能の設定だけで匿名にする方法(裏技なので難アリ)

前回の記事でアンケートリストは回答者を匿名にできるけど気をつけて、という紹介をしました。

SharePoint アンケートリストで匿名回答の設定がされていても回答者はわかってしまう

アンケートリスト以外では、通常、リストもライブラリもアイテムの登録者や更新者は自動でログインユーザー名がスタンプされ変更する事はできません。ビュー上では該当列を表示しなければ良いですが、アイテムページには必ず「作成者(=登録者)」「更新者」が表示されます。

自分のコンテンツに対して責任を持つという観点では、登録者・更新者を容易に変えられない仕組みは大事かなと思います。ただ、どうしても匿名にしたい場合、例えばアイテムページをJavaScriptでカスタマイズして非表示にしてしまう事も可能でしょうが、(条件がありますが)難しいことをしなくてもマウスをポチポチするだけで匿名にできてしまう方法があります。
※この方法はどの環境でも実現できる方法ではない事と、注意点があります。

「登録者」「更新者」列の設定で、「列の追加設定」の「表示フィールド」に着目です。

初期設定では「名前(プレゼンス付き)」が選択されていますが、選択肢を展開すると色々な項目があります。

この中で利用されていない項目があった場合、それを選択してみてください。また、1項目ずつ設定して表示を確認してみると、本人を特定できないような表示もあったりするので、非表示にこだわらず本人特定ができない事が条件であればその項目も利用できるかと思います。

この環境では未入力の「携帯電話」を選択しました。すると、アイテムページの作成者・更新者は消えています。もちろんソースを確認しても記載はありません。

また、ビューで列を表示したとしても、名前は表示されません。

マウスをポチポチで実現できますが、裏技的な使い方なので若干難ありです。登録されていない項目を利用している場合は、現在データ登録されていなくても、将来的に登録された場合、その情報が表示されてしまいます。

SharePoint アンケートリストで匿名回答の設定がされていても回答者はわかってしまう

SharePointでは、通常、リストもライブラリもアイテムの登録者や更新者は自動でログインユーザー名がスタンプされ変更する事はできませんが、アンケートリストは、設定でカンタンに匿名アンケートにできます。

設定の全般設定セクションの「リスト名、説明、ナビゲーションの列挙」からアンケートのオプションの「アンケートの結果にユーザー名を表示する」を「いいえ」にすると、

回答者(表示上では「登録者」または「作成者」)は「***」と表示され、匿名となります。

これで実名では回答しづらいアンケートも安心して回答でき…ないんですよね。

というのも、この設定を「いいえ」にすると、回答者の名前がデータとして登録されないわけではなくて、単に非表示になるだけの機能なんです。つまり、回答が出揃ったところで再度この設定を「はい」に戻すと、全回答において回答者が表示されてしまいます。
↑このように匿名だというから安心して回答した恥ずかしい質問が、実名で晒されてしまう事に…。

該当アンケートリストの設定を変更できるアクセス権限のあるユーザーであれば、誰でもいつでも匿名を解除する事が可能なんです。ちょっと怖いですね。

■想定できる事故ケース1

【前提】
社内共用の匿名アンケート用のサイトを作成。匿名の設定をしたアンケートリストをリストテンプレート化しておく。社内で匿名アンケートをとりたいという希望者がいたら、サイトに対してリストが作成できる権限を付与し、アンケート作成者が匿名アンケート用のリストテンプレートからアンケートを作成し、アンケートを実施。

【事故】
サイトに対してリストが作成できる権限を付与したので、アンケート作成希望者が増えるほど、その権限を所持するユーザーが増える。アンケート作成者は自分のアンケート以外のアンケートリストの設定も変更できてしまうので、匿名を解除し、データをエクスポートができてしまい、様々な匿名アンケートを実名込みで盗み見てしまった。

【防止策】
アクセス権限の粒度をサイトではなくアンケートリスト単位にする。

■想定できる事故ケース2

【前提】
サイトコレクション内にサイト管理者が匿名アンケートを作成し実施。アンケート終了後も該当アンケートリストをそのまま保管。

【事故】
時を経て、当時のサイト管理者は退職や異動などでいなくなる。新たなサイト管理者が興味本位で該当アンケートリストの匿名設定を解除し、匿名アンケートを実名込みで盗み見てしまった。

【防止策】
匿名アンケートはアンケート終了したら必ず即削除する。


など…。また、操作ミスで匿名が解除される事も100%ないとは言えません。そういう意味では、SharePoint のアンケートリストは機微情報を含むようなアンケートには厳密には不向きなのかもしれません。機微情報でなくても、回答者にとっては匿名だからこそ回答した問いもあるかと思います。防止策も軽く書きましたが、事故を回避する策は徹底的にした方が良いです。

Nintex Forms のパネルにCSSクラスを指定しCSSを記述すると意図しない表示になった場合の対応

【現象】

▼Nintex Forms でパネルを配置し、CSS クラスに「sample」と指定。

▼以下のCSSを記述。

Formsを発行してフォームを開くと…

▼あきらかに10pxより太い枠線です。

倍の20pxの枠線になっていました。

【原因】

ソースを調べると原因がわかりました。
▼sampleが指定されているdivがなぜか2個あるんですよね。

▼二重になっているので10px×2個で20pxになってしまうんです。

【対応】

原因がわかれば対処方法もわかります。CSSに以下の記述を足します。つまり2個目を無効にする感じです。

 

▼無事に10pxになりました。

 

 

SharePoint 運営において画像(著作物)の扱いについても検討すべき

※こういう切り口で SharePoint 運営について気付きを与えるブログはなかったのかなと思ったので記事にします。

「著作権侵害」という言葉はよく聞く言葉ですが、多くの人は実際にはあまり意識をしないと思います。僕も恥ずかしながらあまり詳しくはないです。今や Twitter などの SNS で個々人が気軽に情報発信ができる時代になりましたが、例えばプロフィール画像に他人の著作物を利用しているユーザーは非常に多いです。その感覚で組織内で利用している SharePoint 内でも、著作物を無断利用し、著作権を侵害しているケースは相当あると思っています。
「イントラ内だから」「閉ざされた空間だから」対象外ではありません。逆にそのような空間でもユーザーに注意喚起を行う事により、組織内の意識を高めるべきであるかと思います。具体的にはガイドラインを設けたり、地道に個別に指摘したり、規程があるのであれば一定の期間で全社掲示板などに掲載するなど。

これは SharePoint に限らず、例えばお客様向け資料や社外向けセミナーの資料などに利用している画像や引用文などを、著作権を侵害する利用をしているケースも多々見られます。実際に様々なセミナーを受講すると怪しいスライドを見かけますし。
しっかりした企業であれば、企業で購入した画像を従業員に利用させるような手段があったりもしますが、あまり意識をしていない企業が多いかと思います。
また、Office 製品でも以前のバージョンでは画像を挿入する際に、製品内に利用できる画像がありましたが、今では「オンライン画像」でオンラインから入手するようになっており、これも Microsoft 社が自由に利用して良い画像をオンライン上で提供しているわけではなく、単に Bing イメージ検索で、クリエイティブ コモンズ ライセンスのタグが付いた画像を検索しているに過ぎず、利用する上で何の保証もしているわけでもないんですよね。検索結果に注意喚起の文章が記載されていますが、おそらく利用者は読まないかと…。また、クリエイティブ コモンズも正しく理解しなければ、なんでもOKというわけではなく、それぞれ条件があったりするんですよね。

ネット上の画像をダウンロードして、SharePoint 上にアップロードして利用するケースは想定できますが、他にも、ネット上の画像をリッチテキストエディタ上などで直リンクさせて表示しているような、管理者としてはなかなか想定外のトリッキーな利用をする事もあったりします。

何か問題が起きたら組織の信用問題にもなりかねません。問題が起きた時にあらかじめ策を講じていたのか、何もしていなかったのかでも印象は違います。著作権について明るくない場合は、組織内のコンプライアンスを扱う部門に相談するのも良いかと思います。

過去に調べた時の記憶ですが、フリー素材サイトの画像だから著作権フリーだと思って使用したら、著作者から訴えられて損害賠償を支払う事になった実例もあるようです。運営を始めたら、もしくは始める前に、SharePoint の技術を磨いたり知見を深めるのも大事ですが、このような視点でも検討していく項目は色々とありますよね。

この記事が何かの気付きになれたら幸いです。