Microsoft Teams の添付ファイルのクセのある仕様

これまでいくつかのビジネスチャットを使ってみましたが、ビジネスチャット内でファイルのやりとりをしていくと、やはりメールのように同ファイル名のファイルが貯まります。

▼例えば Slack の場合(スレッド内のスクショ)

このように「sample.xlsx」が2個並びます。

▼例えば社内SNSですが Yammer の場合(ファイル一覧画面のスクショ)

同じく「sample.xlsx」が2個並びます。

 

では Microsoft Teams はどうでしょう。
Microsoft Teams でチームを作成すると自動で Office 365 グループ が作成され、という事はこれまた自動で SharePoint のサイトが作成され、Microsoft Teams でファイルを添付すると、その SharePoint のサイトのライブラリにアップロードされます。では、SharePoint のライブラリなら、同じファイル名のファイルは複数アップロードできないハズ。

試してみます。

▼ Microsoft Teams に「sample.xlsx」というファイルをアップロード。

▼チャネルのファイル一覧画面を見ると、ここは Yammer とあまり変わらず。

さて、この状態で同じ「sample.xlsx」を添付してみます。

▼おっ、やはり同じファイル名でのアップロードはダメでした。

「キャンセル」をクリックすればキャンセルされ、「置換」をクリックすれば上書きアップロードされます。ここらへんは SharePoint のライブラリの挙動と変わりありません。

※▼ちなみに Microsoft Teams 用のライブラリのバージョン設定はメジャーVerで500Verを保存する設定なので、間違えて「置換」しても復元できるので安心です。

では、「両方を保持」をクリックするとどうなるのか?( SharePoint では別名で保存でファイル名を手動で変更してアップロードすると思います。)

▼「sample (1).xlsx」としてアップロードされました。

自動で連番が振られる挙動は通常のライブラリの挙動とは違く、 SharePoint のリストの添付ファイルに似ていますね。また、「(1)」の前には半角スペースも入るようです。

▼ファイル一覧画面でもこのように同じファイル名にはならずにアップロードされています。

▼もちろんですが SharePoint で開いても同じです。

ちなみに、 Microsoft Teams と SharePoint のサイトの関係は、1チームに1サイトなので、別チャネルで同じファイル名をアップロードした場合はどうなるでしょうか?

▼あれ?同じファイル名のファイルでも普通にアップロードできました。

▼ファイル一覧画面を見ると、こんな感じ。

「一般」チャネルでは「General」というタイトルだったけど、ここでは「テスト001」というチャネル名のタイトルが表示されています。この時点では Teams でチャネルを作ると SharePoint ではライブラリが作成されるのかと思ったけど、 SharePoint 側で確認したら…

▼サイトのライブラリでは、チャネルごとにフォルダーが作成されるんですね。

まとめると…

  • 他のビジネスチャットみたいに同じファイル名でファイルを添付する事はできない。
  • 「両方を保持」をクリックすると拡張子の前に「 (1)」のように自動で連番が振られる。
  • ただし、チャネルごとにフォルダーを作成するため、別チャネルでは同じファイル名でもアップロード可能。

と、自動で連番が振られる機能は違うけど、大体は SharePoint のライブラリの仕様に準じる感じがわかりました。


同じチャネル内で、すでにアップロード済みのファイルと同じファイル名でアップロードできないのは SharePoint を利用している Microsoft Teams のクセかと思いますが、利用ユーザーにとってはそんな仕組みは知ったことではありません。このクセがメリットに感じることもあるし、デメリットに感じる事もあると思うので、大事なのは、このような仕様も理解した上でツールの選定材料の一つにすると良いかもしれないですね。

Office 365 Groups (グループ)に Microsoft Teams の機能を追加する

現在の仕様だと、Microsoft Teams でチームを追加すると、自動で Office 365 グループ が作成されます。反対に Office 365 グループを追加しても、 Microsoft Teams にチームは追加されません。

すでに利用している Office 365 グループで Microsoft Teams を利用したい際に、新しく Microsoft Teams でチームを追加しても Office 365 グループとは紐付きません。

この場合は、

▼ Microsoft Teams で「チームの追加」をクリック。

▼出てきたダイアログ内の下部に、地味にこのような文章があり、「はい、Microsoft Teams 機能を追加します」がクリックできます。

▼ Microsoft Teams を追加したいグループを選択し「チームを選択」をクリック。

▼すると、 Microsoft Teams 内にグループ名でチームが追加されました。

Microsoft Teams のゲストアクセスの機能を使ってみた(トラブルも)

Microsoft Teams にゲストアクセスが追加されました

https://blogs.msdn.microsoft.com/lync_support_team_blog_japan/2017/09/12/microsoft-teams-guestaccess/

※急ぎでアップするので誤字などは後で直します。

おぉ、待望の機能だ。本日は既に界隈では祭りが始まっていて僕は乗り遅れてしまったのですが、少し遅れて祭りに参加してみます。

僕の昔からのクセなのですが、説明書を読まずに触ってみちゃいます。

■ゲストを招待

まずはゲストを招待してみます。ゆくゆくは Microsoft アカウントも招待できるらしいですが、現状は Office 365 ユーザーという事なので、別のテナントの自分を招待してみたいと思います。

▼招待する側のチームにメンバーを追加。招待するユーザーのメールアドレスを入力すると「をゲストとして追加」で表示されます。

招待は簡単でした。

■招待された側の操作

▼すると、招待された方にはメールが届きます。「Microsoft Teams を開く」をクリック。

▼なんだか英語…怖い!とりあえず「Next」をクリック。

▼サインイン画面で招待されたユーザーでサインイン。

▼むむむむ??なんか怖いダイアログが。とりあえずキャンセルしました(ビビり)

※後々調べたらデスクトップアプリが入っている場合は、これを許可するそうです。

とりあえず招待されたユーザーで Teams にサインインし、画面左下の自分のアイコンをクリックします。

▼この「アカウント」部分で招待されたテナントに切り替えます。

▼トラブル発生!どういうこと?再試行しても同じでした。

■テナント管理者の事前設定が必要だった

トラブルが発生するとようやく説明書を読むのが僕です。調べると、どうやらゲストアクセスの機能はデフォルトではオフになっているようです。

▼Office 365 の管理画面から Microsoft Teams の管理画面を見ると、ゲストはオフに!(翌日の9/13には日本語訳されていました。下部に追記します。)

ここがオフでも招待するところまではできちゃうんですねぇ。微妙。とりあえずここをオンにします。

■再度、招待されたユーザーの操作(しかしトラブル)

▼再度招待されたユーザーでサインインしてテナントを切り替えると今度はOK!

▼しかし、チームを見ると招待されているはずのチームが表示されていない!

不思議に思い、招待したアカウントでチームメンバーを見てみると…

▼あれ?招待したハズのゲストが表示されていない。(元々メンバー3名だったので4名でないといけない。)

※しかも「このチームには組織外からのユーザーが含まれています。」という表記はある。

やはり機能をオンにしないで招待した弊害なのでしょうが、腑に落ちない。

■再度、招待する側の操作

▼仕方ないので再度メンバーを追加。この時点ではサジェストにゲストとして表示されています。

▼ようやくメンバー一覧にゲストとして表示されました。

■再再度、招待されたユーザーの操作

▼結局もう一度メールが来たのですが、なんかさっきと違うぞ。

最初のメールは「 Microsoft Teams 」だけど、このメールは「 Skype Teams 」になってる??なんじゃそりゃ?しかもアイコンが Skype のデザインに中にTが。

▼招待されたユーザーでサインインし、テナントを切り替え。

※さっきと違って右に「1」の表示が。

▼切り替わると招待されたチームが表示されました!

ここらへんで先にゲストアクセス祭りで盛り上がっている方々の情報を見ると、なにやら招待された先のテナントのユーザーを検索できてしまうとの事。

▼チャットで検索するとたしかに表示されます。

▼そこからチャットもできちゃいます。

いきなり知らないユーザーから話しかけられたらビビりますよね。

▼戻って、招待されたチームで OneNote にラクガキしました。

▼とりあえず会話も。

では、確認すべく、招待したユーザーにサインインしなおします。

■招待した側のユーザーで確認

▼ちゃんとゲストのラクガキが反映されていました。

▼ゲストからのチャットも表示されました。

 

と、こんな感じで時間がないので駆け足ですが遊んでみました。説明書を読まないでイジってしまう性格なので、今回トラブルが発生しましたが、とりあえずゲストアクセス機能を管理者がオフにしても、招待する行為だけはできてしまう事がわかり、また、その後にオンをしてもおかしな挙動になる事もわかりました。

色々と課題もありますが、とりあえず機能が追加されただけでも大きな事ですね。後は徐々にブラッシュアップされていくことを期待します。


【17/09/12追記】

「 Skype Teams 」という文言やロゴがありましたが、今後 Skype for Business の顧客を Teams に移行する計画があるという話もあったので今後そういう名前になるのか!?なんて思っていましたが、MVPのOta Hirofumiさんから「 Skype Teams 」は開発当初の名前だったという事を教えてもらいました!つまり修正漏れってところでしょうか。


【17/09/13追記】

テナントの管理者が Teams の管理画面でゲストアクセスをオンにする画面が日本語訳されていました。

Microsoft Teams デスクトップアプリを入れた後から、デスクトップに「最小化」が表示されて消えない現象が!

未だによくわからないのが「Teams」の読み方は「チームス」?「チームズ」?「チーム」?ググっても Microsoft のサイトでは読み方まで明記されておらず、またあまり検索結果に現れず、IT用語辞典では「チーム」別名「チームス」と記載されており、でも英語としては「チームズ」と発音するらしい…など、混乱は増すばかり。同じく「Forms」も「フォームス」?「フォームズ」?「フォーム」?。他にも実は間違えて発音しているのもあるかもしれなくて、不安な日々を過ごしております。


さて、本題。

Teams を業務で利用しよう!と提案して使い始めたので、デスクトップアプリをインストールして利用しました。だいたいその頃にPCにおかしな現象が現れたんです。

▼ふと気がつくとデスクトップ上に「最小化」という文字が表示されている事に気がつきました。(画面右上)

もちろん壁紙に書いてあるわけではないです。

▼色々なソフトを立ち上げても「最小化」がその上に乗っかって表示されて邪魔です。(同じく画面右上)

で、不思議に思っていたんですけど、犯人が Teams のデスクトップアプリだったんです。しかも、この現象には法則がありました。デスクトップアプリを閉じる際に起きる現象です。色々ためしてみます。

【1】ツールバー内の Teams のアイコンをクリックして閉じる。

▼「最小化」は表示されませんでした。

【2】 Teams デスクトップアプリの右上に「_」にマウスホバーし、「最小化」が表示された後にクリックして閉じる。

▼これが原因かと思ったら「最小化」は表示されませんでした。

【3】同じく Teams デスクトップアプリの右上に「_」にマウスホバーし、「最小化」が表示される前にすばやくクリックして閉じる。

▼出た!

もしこの現象が起きたら、【3】以外の方法でアプリを閉じなおすと消えるのでお試しください。この現象は Windows 7 環境で確認したのですが、その後 Windows 10 環境でも確認しました。

Teams デスクトップアプリ自体が非力なPCだと重いような気がするので、このバグも含めて今後に期待ですね。

やはり特に職場内のやりとりは一度チャットに慣れると、メールでのやりとりが苦痛すら思えます。この感覚はおそらくメールがメインの企業に属している人にはピンとこないと思います。僕が今所属している会社ではビジネスチャットの導入に見事に成功しており、上司のメッセージに部下がスタンプで返事する事も日常の光景で、社内メールは一切利用していない環境なので特に実感しています。もちろん今の会社以前はメールでのやりとりだった会社ばかりなので、どちらも経験し比較した結果の感想です。メールが悪いというわけではなく。

Microsoft Teams デスクトップアプリの起動時にお茶目なメッセージが!

「安心してください!接続しています。」

Microsoft Teams デスクトップアプリの起動時に、毎回ではありませんがたまに出てくるお茶目なメッセージです。毎回出ないのでなかなかスクショが撮れなかったのですが、ようやく撮れました!

某芸人さんの過去に流行ったギャグ「安心してください、はいてますよ」的なメッセージですね。ビックリマークまで付いているのが更にお茶目です。英語では何てメッセージが出るんですかね。